G Suite で使えるワークフローとは?

 2018.10.26  株式会社電算システム

Google が提供するコラボレーションツールの“G Suite”にはワークフロー機能がありません。ワークフローとは何らかの申請承認業務において、プロセスを円滑に進めるため申請承認の流れを電子化するための機能です。

たとえばプレゼン資料の承認を複数決裁者から得る場合、通常ならば資料をメールに添付したり、直接手渡して各決裁者の印をもらいます。こうした申請承認業務が円滑に進むことは少なく、決裁者が不在だったり確認を忘れていたりして時間がかかってしまいます。

一方、ワークフローがある環境では申請承認の流れが電子化されているので、申請者はシステムの申請フォームから必要なものを選び情報を記入し、ファイルを添付すれば適切な決裁者に向けて自動的に承認フォームが送信されます。承認プロセスがどこで止まっているか、誰が確認していないかが明確になりますし、電子化されていれば決裁者が外出中でも承認を得ることが可能です。

G Suite を使用しているとこのワークフローが欲しい、と感じることが多々あります。「ワークフローさえあれば完璧なのに…」と考えている方も多いでしょう。

そこで今回は G Suite で使えるワークフローについてご紹介します。

Googleスプレッドシート でワークフローは難しい?

G Suite を使用しているユーザーの中には Google スプレッドシート を活用したワークフローをカバーしている企業もあります。Google スプレッドシート とはオンラインで使用できる表計算ソフトであり、Excel®のような操作性で気軽にファイルを共有したり共同作業が行えるのがメリットです。

具体的な方法としてはまず Google フォーム で申請用のフォームを作成します。その後回答の記入先を Google スプレッドシート にしてシートを作成し、申請者や承認者の関係を定義していきます。その後は Google App Script(GAS) を使用してプログラムを作成し、申請者から承認者へ承認申請が届くようにし、承認された次の承認者または申請者へメール、却下されたら承認者へメールが届くように作成します。

これでひとまずは Google スプレッドシート でワークフローが完成します。ただし、こうしたワークフローは組織内で本格的に活用するよりは、小さなチーム内でシンプルに利用する用途に向いています。

ワークフローはかなり簡易的ですし、何より柔軟性に欠けるためビジネスでの本格活用は難しいでしょう。さらに、Google Apps Script のコードを書くための専門知識も必要になります。そのため作成しても簡単に修正できず、すぐに使用されなくなるケースが多いのです。なので G Suiteアプリケーション の基本機能だけでワークフローをカバーすることは現実的ではないと考えてよいかと思います。

G Suite ユーザがワークフローを導入することのメリットとは?

では、ワークフローとはそこまで必要なものなのか?導入しないと困ることはあるのか?さらに、G Suite と連携するワークフローのメリットを読み取ってみましょう。

業務プロセスの可視化

ワークフローを構築すると対象となる業務に関わる人物や組織の範囲、そこに流れる情報がシステム上で可視化されます。これは業務プロセスを改善するきかっけにもなり、業務効率をアップすることに繋がります。さらに、申請が今誰のところで止まっているのかなど進捗状況を常に確認できるので承認プロセスの停滞を防げます。

意思決定の迅速化

通常ならば申請書をメールに添付して送信したり、直接手渡すことで承認プロセスを回します。一方ワークフローがある環境では申請と承認の回付、並びに承認ルートの判別が自動で行われますので意思決定までの時間が大幅に短縮されるでしょう。クラウドサービスとして提供されているものなら、外出先からでも使用できるので決裁者の居場所を問いません。

ペーパーレスによるコスト削減

ワークフローによって承認プロセスを電子化するということは、申請書や資料を印刷する必要はないため紙代、プリント代、FAXの通信費、郵送費を抑えてコスト削減に繋げられます。申請書や資料のファイリングも保管スペースも不要ですので、検索性もアップして生産性が向上するでしょう。

ガバナンス強化

ワークフローでは承認プロセスのお証跡や決済情報の可視化を行い、コンプライアンスの維持に努めることができます。これは企業ガバナンスの強化にも繋がり、社会的信用を維持することにもなります。

継続的な業務効率化

申請ごとに過去データを流用したり他システムとデータ連携することで、無駄なデータ入力が無くなり人為的なミスも無くなります。導入時はもちろん定期的に業務を見直すきかっけになるので業務効率化にも貢献するでしょう。

働き方改革の実現

G Suite は働き方改革に大きく貢献するコラボレーションツールですが、G Suite に連携したワークフローがあると社外にいても申請承認業務を進められるため、より高度な働き方改革に取り組むことが可能です。

以上がワークフローのメリットであり、思っていた以上に多くの利点があると感じた方が多いのではないでしょうか?これらのメリットを考慮すると、やはりワークフローは企業に欠かせないシステムと言ってよいでしょう。従業員数が一定数以上いたり、決裁者の外出が多い企業では必ず構築しておきたいものです。

G Suite でワークフローを構築するためには?

Google スプレッドシート やその他のアプリケーションを活用してワークフローを構築できない以上、G Suite でワークフローを構築するための選択肢は一つ。G Suite と連携可能なワークフローシステムを導入することです。

ここでご紹介するワークフローシステムは“rakumo(ラクモ)”というクラウドサービスです。G Suite 同様にインターネット経由で利用でき、G Suite とシームレスに連携するサービスです。

rakumoの特徴は G Suite のアカウントと紐づけて運用できる点にあります。G Suite のログイン認証を利用することができるため、ワークフローのためだけにアカウント管理やセキュリティ対策をする必要はありません。一方、ユーザは G Suite にログインすれば社内ワークフローにアクセスできるため、別IDやパスワードを設定することなく、G Suite からワークフロー機能を呼び出すだけで使用できます。通常、別途ワークフローを構築すると G Suite とは異なる運用が必要なので、その点rakumoは運用を効率化しつつ構築できるワークフローになります。

さらに、rakumoには次のようなポイントもあります。

1. 直感で操作できる、細部まで配慮されたデザイン

見やすく、使いやすいユーザーインターフェースが特徴です。マニュアル不要な操作性を実現し、多様化するワークスタイルに対応するため、スマートフォンにも最適化。ブラウザからすぐに利用できます。

2. G Suite をより便利に、より高機能にパワーアップ

G Suite だけでは実現できないワークフローや経費精算など、より生産性を向上させるサービスを用意しています。他のサービス同様、G Suite との高い親和性でアカウントやデータ管理が可能です。

3. Google が提供する無限の可能性に最適化

組織もビジネスも成長とともにその姿を変えるもの。G Suite のイノベーションとともに進化し、ユーザーニーズの変化に極力対応すべく、開発&サポート体制を構築しています。

rakumoワークフローの場合、1アカウントあたり年額3,600円(月額換算300円)で使用できますので、大幅なコストアップもありません。

G Suite にワークフローを

G Suite は組織やチームのコミュニケーションを活発化させるにあたって、大変優れたコラボレーションツールです。インターフェースや操作はシンプルで誰もが理解しやすく、如何なる環境にもフィットします。これに加えて G Suite と連携可能なワークフローがあれば、その効果を最大限引き出すことが可能です。G Suite にワークフローが欲しい、そんなときはrakumoのワークフローをぜひご検討ください。

※ Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

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