チームの垣根を超えた、顔が見えるコミュニケーションを。
Chromebook™ がもたらした「パソコン」以上の効果

さくらフォレスト株式会社（以下、さくらフォレスト）は、主力である通信販売事業をはじめ、コールセンター請負業、簡易宿泊業、不動産業など幅広い事業を展開している福岡県の企業です。2005年、親会社である株式会社ココシスの通信販売事業部として設立し、2014年4月に分社され、その後飛ぶ鳥を落とす勢いで成長を続けています。その成長を助けている大きな要因の一つがさくらフォレストの企業風土。社員一人ひとりが経営者感覚を持ち、チャレンジを繰り返すという風土は、社員数が100名を超える現在でも根付いており、20代の社員でも組織を大きく動かす要になっています。

業務拡大に伴う増員により手狭になったオフィスは、2016年度の新入社員を受け入れるにあたり、現社屋に加えて新社屋を建設することになりました。そこでさくらフォレストが目指した姿は、フリーアドレスを採用したワイヤレスなオフィス。外出の少ないメンバーでも一箇所に留まらず、席を移動して多くの社員とコミュニケーションが取れる体制にすること。人員が増えていくにつれチーム内や部署内で収まりがちな交流を、できるだけ社内全体で続けていきたいという理想でした。

また新オフィス構想の中で大きな課題として挙がったのがファイルの共有方法でした。それまでは社内IPで制限をかけて共有していたファイルは、現社屋と新社屋に分かれて仕事をすることになれば勿論別々になります。２つの社屋で同様に利用できるクラウド上のファイルストレージが必要不可欠でした。

あわせて、設立当初から長年利用していたオペレーティングシステムUbuntuにも限界を感じ始めており、全社で利用する新しいツールが必要とされていました。その他にも社員がフリーメールを個人で利用しており会社で管理ができていないこと、使用しているOSの違いによってファイルが開けないなどのトラブルなど、社内の情報システムが一本化されていないが故の不便さも課題として挙がりました。新オフィスの構想はデスク配置やパソコンなどのデバイスやネットワークの構想から始まり、全社の情報システム・コミュニケーションツールを包括して検討するに至る一大プロジェクトへと進化を遂げたのです。

「クラウド上でファイルを共有したい」「フリーメールの業務利用をやめさせたい」という２点の課題から自然と導き出されたのは G Suite でした。また、新社屋の建設に伴い新しくPCを用意する必要がありましたが、「低コストで、使い勝手がよく、自社のシステムとマッチするパソコンはないか？」と様々な情報を調べていった結果、里氏は Chromebook に興味を持ちました。そしてまず検証用として Chromebook を数台購入し、自ら試用を続けたところ、さくらフォレストの仕組みは Chromebook と G Suite で作り上げることができる、との確信を得ました。

その後、株式会社電算システムとグーグル株式会社が共同主催するティータイムセミナーに参加。打ち合わせを重ねた上で、Chromebook と G Suite の社内展開を決断しました。決断に至ったポイントは、まず G Suite については課題であったファイル共有とフリーメールの業務利用を解決できること。その上で、G Suite に統一することで、常に最新で同じフォーマットのデータを利用できることも魅力でした。そして Chromebook については、G Suite と非常に相性がいいパソコンであること。また安価で持ち運びがしやすく、セキュリティに優れており管理がしやすいことなどが決め手でした。里氏は G Suite の利用開始に向けて、一ヶ月ほど少人数ずつでの勉強会を開催。ITスキルの低いユーザーでも問題なく利用ができるよう、丁寧に導入を進めて行きました。

2016年3月現在、さくらフォレストには100台の Chromebook があり、アルバイトを含む多くの社員が G Suite を利用しています。当初、Chromebook は外出の多い営業社員やコールセンターのオペレーターから導入を進める予定でしたが、先行ユーザーの活用シーンを見た社員から「自分も Chromebook を使いたい」という声が続出。たった数ヶ月で、7割近くの社員に Chromebook が行き渡りました。

様々な機種がある Chromebook の中で、さくらフォレストが多く採用したのがタッチスクリーン式の Chromebook（ASUS Chromebook Flip C100PA）です。液晶を360度回転させるとタブレットのように利用でき、重さはたったの890gですが、バッテリーは9時間駆動します。直感的な操作ができる Chromebook Flip は「新しいパソコン」という抵抗を減らし、誰でも簡単に使えるデバイスでした。

また、タブレット感覚で持ち運びが出来るできるので、社内での移動がしやすくなり、チームの壁を超えてコミュニケーションが活発化し量が増えました。コールセンターのオペレーターは自分の席だけで仕事をすることがなくなり、どこでも電話を取れるようになりました。

あわせて、思い掛けず実現したのは「顔の見えるコミュニケーション」です。それまでデスクトップ式のパソコンを使っていたユーザーはお互いの声だけでコミュニケーションをはかることがほとんどでしたが、Chromebook では目を合わせながら仕事が出来ます。元々笑顔の多い社内でしたが、さらに雰囲気の良いオフィスが実現しました。また G Suite の導入により、ペーパーレス化が促進されました目に見えて削減されたのは紙の印刷物です。手書きだった議事録を Google ドキュメント で作成し、印刷して渡していた資料をクラウド上での共有へと切り替えました。印刷にかかるコスト削減だけではなく、常に情報が最新化されることで情報共有の隔たりが解消されています。Google ドライブ をファイルストレージとして活用することで、最新のファイルを共有するという文化が根付き始めました。

今後、さくらフォレストでは Google ソリューションを利用したさらなる業務改善を計画しています。テレビ会議機能（ハングアウト）を利用したミーティングの中継や、G Suite を活用した商品研修、各社員がもっと能動的に Chromebook や G Suite を使いこなすことが目標です。業務の拡大による会社の成長は、時としてそれまで実現していたコミュニケーションの消失も引き起こします。しかし、「社員一人ひとりが経営者感覚を持ち、チャレンジを繰り返す」という風土はさくらフォレストのコミュニケーションの多さから成り立つものであり、決して失ってはならない要です。新社屋の建設という節目に、改めてコミュニケーションの見直しを行い、今後さらに壁のない会社作りを進めていくのがさくらフォレストの思いです。