Google Workspace
初期からのGoogle プレミアパートナーとして培ったノウハウを活かし
導入から活用方法まで支援します
Google Workspace は Google が提供するビジネスに最適化されたクラウドベースのグループウェアです。Gmail、カレンダー、ドライブ、文書作成、オンライン会議などの会社・組織で欠かせない機能をパッケージしたサービスです。いつでもどこでもあらゆるデバイスからリアルタイムで利用でき、個人や会社の生産性を高められます。
業務遂行のための意思決定から、同僚とのライトな会話まで、 用途に合わせて様々なコミュニケーションツールを連携して、活用いただけます。
共同編集、 機械学習等、 Google のクラウドならではの最新機能が搭載された。 ストレージ兼資料作成のツールです。
1つの管理コンソールで全ユーザーの利用設定や、ログの確認、利用方法の制御を実施することが可能です。
勉強会の開催やアップデート情報、障害情報の配信、24時間365日の管理者サポートをご提供
お客様の要件や環境をもとに、最適な移行計画をご提案
既存環境からの移行支援や管理者及びユーザー様向けのトレーニングをご提供
運用に乗るまでの設定を弊社のシステムエンジニアとご支援
株式会社ラストワンマイルは 2012年6月4日に設立されたBtoBおよびBtoC向けに幅広いサービスを展開する企業です。自社運営のコールセンターを活用した多岐にわたるソリューションを提供しており、代表的な事業には、電気やガスなどの契約代行を行う「引越しワンストップサービスまるっとチェンジ」、不動産企業向けの退去・更新サポート、空室対策コンサルティング、法人向けWi-Fiや複合機の販売などがあります。また、顧客データを活用した収益向上支援や住宅設備EC事業など、幅広い事業を展開しています。
社内で統一されていなかったグループウェアを Google Workspace に統一する方針を決定し、2023年10月に移行・統合計画をスタートさせました。 当社ではダウンタイムのないスムーズな移行と運用管理のコストを下げるためのお手伝いをさせていただきました。今回、導入と運用を担当されている ビジネスマネジメント部 総務課 の松井 香様に Google Workspace の導入に至った経緯や導入することに決めたポイント、導入後の状況についてお話を伺いました。
＜導入前の課題と Google Workspace に決めた理由＞
Google Workspace を本格導入する前は、各部門がそれぞれ異なるグループウェアやコミュニケーションツールを使用しており、管理コストが無駄にかかっていました。また、ファイルサーバーは社内からのアクセスに限定され、リモート接続が必要な場合は別のツールを使用しなければなりませんでした。さらに、多くの従業員が業務の都合で個別に Google Workspace や他のグループウェアを併用していたため、機能やコストの重複が発生していました。これに対処するため、主要なグループウェアを Google Workspace に統一するか、別のグループウェアに一本化することを検討しましたが、当社の事業との親和性を考慮して Google Workspace を選定しました。
Google Workspace を選んだ理由は、各アプリケーションのシームレスな連携、豊富なストレージ、高いセキュリティ水準、親しみやすい UI、事業所展開時の迅速な環境構築、デバイスフリーの対応、そして BCP 対策の観点からの優位性です。
＜課題のあった移行も予定通りに完了＞
旧システムから Gmail への移行では、いくつか大きな困難がありました。旧システムでは、クライアントごとにメールがサーバーだけでなく、ローカルファイルや共有ファイルストレージなど、さまざまな環境で保存・閲覧されていたため、移行ツールも複数の手法を用いる必要がありました。DSK のサポートにより、状況に応じた移行方法を実施し、当初予定していた移行期間内に完了することができました。
また、全社の共有ファイルストレージの移行については、差分移行や更新日時情報も含めて移行が可能なツールをご紹介いただき、サポートを受けながら無事に移行を完了しました。
＜導入後の効果と得られたメリット＞
当社では、直雇用の従業員に加え、派遣従業員や業務委託従業員を含め、時期によっては 500 名規模で Google Workspace を利用しています。以前は複数のサービスを利用して業務を行っていましたが、グループウェアを統一したことで、工数が大幅に削減されました。特に、入社・退社時や組織編成時におけるアカウント・権限の見直しにかかる時間が約 10 分の 1 になりました。また、ロケーションに制限されることなく、すべてのアプリケーションにセキュアにアクセスできるため、リモート接続用のアプリケーションや専用端末が不要となり、コスト、手間、スペースの面で大きなメリットを得ています。
以前は社内イントラのポータルサイトを WordPress で作成していましたが、Google Workspace 導入後は Google サイトに移管しました。これにより、専門的な知識がなくてもノーコードで運用が完結でき、管理が特定の個人に依存しない体制を実現しました。また、他の Google アプリケーションを活用した取り組みもスムーズに行えるようになり、日々アップデートを繰り返しています。
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