社内アンケートで明らかになったIT環境への不満。
老舗企業のDXでクラウド時代の働き方に対応できる
社内システムを目指した改革とは?

70 年以上の歴史を持ち、コンピューターの発展とともに多数の業務システムを導入してきた日本基礎技術株式会社。しかし、老朽化したシステムのメンテナンスや個人の端末に散在するデータ、部分最適の結果として乱立しているクラウド系サービスなど、様々な課題が蓄積していたといいます。

「2022 年にメインフレーム由来の ERPをクラウド化して刷新するなど、基幹システムの強化をしました。しかし、業務で利用しているシステムは課題が山積したままだったので、新しいシステムを検討するために情報収集をしていました」(對馬氏)

「情報収集する中で Google Workspace を知り、2021 年 6 月 Google Cloud の担当者から連絡があったことから、候補の一つとして検討するようになりました。同年 9 月から電算システムも提案に加わり、支店長向けプレゼン、役員向けプレゼンなど、段階的な社内説得を開始しました」(對馬氏)

電算システムは、担当者に集中しがちな社内説得に協力し、導入のご支援をしてきました。トライアル中も中間打ち合わせを実施、ただトレーニングするのではなく、どんな運用をするのか、トレーニングが必要なのかなど活用に向けた支援もご希望があれば行っています。

2021 年 12 月には、 Google Cloud 、電算システムの主導のもと、社内アンケートを実施し、従業員が現状のIT環境についてどのように捉えているのか、調査を行いました。全社員中 85 % の回答が得られ、次のような実態が明らかになりました。

なんと 46.7 % もの社員が社内のIT環境(機器・アプリ・通信環境)に不満を持っていたと判明。

「建設業という職業がら、作業員が社外に出ていることも多いのですが、パソコンを開いて、何個もあるセキュリティにそれぞれのパスワードを打ち込まないとデータにアクセス出来ないことや、現場なので、十分な通信環境があるとは限らないこともあり、片手で簡単に操作できるスマートフォンで、必要な社内システムにアクセス出来ないことにかなり不便を感じていたようです」(西山氏)

また、アンケートでは、IDとパスワードがアプリや端末ごとにバラバラで、1 つのツールで完結できないことは多くの方々が不便に感じていると回答。資料の管理も属人化されていたため、ほとんどの社員が資料探しに時間を浪費していたと分かりました。

相手によって連絡ツールを使い分けたり、ビデオ会議も 3 つ以上に分散しているなど、管理も教育も手間がかかっていました。

こうした調査結果を踏まえ、システムの刷新または現状のシステムの再教育を目的に 2022 年度予算に費用を盛り込みました。2022 年 7 月に、本社と 1 支店の幹部クラスにIDを配布しトライアル運用を実施、同年10 月に社内稟議が決裁され、 Google Workspace の導入が決定しました。

「社内にはシステムを変更することに難色を示す人もいましたが、段階的に説得を行って理解を得てきました。アンケート調査結果を踏まえ、継ぎ足しで追加していったシステムが原因で発生している様々な弊害を明確にし、いったんシステムをグレートリセットしてから、統一感のあるシステムを導入し、運用ルールを整備することのメリットを伝えていきました」(西山氏)

2022 年 12 月ごろから電算システムとの「方針・計画策定支援」がスタート。これは、どんなトレーニング(教育)が有効かの計画を立てる支援です。

2023 年 3 月から社内説明会を 3 回開催し教育を行ってきました。さらに、6 つの支店にそれぞれ導入を推進する役割を担う 「Google ガイド」を選任し、支店での展開を牽引してもらうことにしました。そして2023 年 4 月より全従業員にアカウントを配布し、 Google Workspace の運用をスタートしました。

「導入してすぐに実感できていることが、スマートフォンからのアクセスのしやすさです。これまでは、メールを使うためにスマートフォンを 2−3 タップして認証を行わないと接続できませんでしたが、Gmail になってワンタップで使えるようになりました。通信キャリアのメールを使う人が減り、特に作業現場にいる従業員を中心に利便性が高まったと評価されています。チャットの返答率も高くなっていて、コミュニケーションがスムーズになりました」(松本氏)

今後は、データを Google ドライブ に集約すること、メールデータを移行することなどを予定しています。

「これまで、必要なデータを得るにはデータを誰が持っているのかの調査から始まり、データを持っている人への依頼、バージョンの確認などの作業が必要で、時間がかかっていました。 Google ドライブ にデータが集約されれば、人に問い合わせる必要がなくなりますし、PDF、写真までふくめて検索対象となるので、業務の効率化が進むと期待しています」(西山氏)

その他、社内の情報共有のためポータルサイト構築、シングルサインオンの徹底といった  Google Workspace 利用の強化のほか、既存のクラウド系システムを必要最低限に削減することなどを予定しているといいます。

「当初の目的だった働き方改革の推進を実現できる基盤が整いました。運用が定着してきたら、再度従業員のアンケートを実施し、導入前後でどのようにIT環境の満足度が変化しているかを調査してみたいです」(松本氏)