エイベックス株式会社

10年前から Google へ。
エイベックスがスムーズにテレワークへ移行できた理由

経営管理本部石田 和恵氏とITシステムグループ谷内 伸彦氏

多数の人気アーティストを輩出し、日本のエンターテインメント市場をリードしてきたエイベックス。近年、取り巻く環境は大きな転換期を迎えており、その中で同社では音楽・マネジメント・アニメ/映像・デジタルプラットフォームなど、さまざまな事業を多角的に展開している。直近では新型コロナウイルスの感染拡大によって働き方が大きく変わる中、同社はどのように業務を対応させることができたのか。スムーズなテレワーク移行成功の立役者となった「Google Workspace™」の導入背景とその成果について話を聞いた。

課題

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対策

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効果

運用工数のかかるメールサーバが長年の課題

経営管理本部 ITシステムグループ 第1サービスユニット 石田 和恵氏
経営管理本部 ITシステムグループ 第1サービスユニット 石田 和恵氏

運用管理の負荷からの解放を重視したエイベックスは Google Workspace を選定した。「自社でメールサーバを持つ必要がないため、運用管理が楽になると思い、 Google Workspace を選びました。2010年に契約を行い、東日本大震災の影響で本番運用に遅れが生じたものの、2012年6月から利用を開始しました」と石田氏は話す。当時は、今ほどウェブ会議は浸透していなかったが、Google Meet™(当時 Hangouts Meet™) が無料で使える点も選定理由の1つであった。

この Google Workspace の導入を支援したのが、Google Cloud の正規販売代理店でもあり、電算システムだ。石田氏は「電算システムとは長年の付き合いがあり、当社の業務とエンターテインメント業界特有のスピード感への理解が深く、どんな要望でも常に迅速かつ柔軟に対応してもらえる点に助かっています」と石田氏は語る。

工夫を重ねた導入当初の社内教育

Google Workspace 導入以前、エイベックスではオンプレミスのメールサーバに各個人がOutlookやThunderbirdなどのメールクライアントソフトを使っていた。これらのソフトと Gmail™ は操作性が大きく異なるため、社員からの抵抗が強く、教育にはかなり力を注いだという。

「ラベルによるメールの振り分けや、メールの送受信履歴のスレッド表示は、Gmail 特有の機能です。導入当初はユーザーからの問い合わせが殺到しました。利用に消極的な社員については、私達から働きかけると同時に、役員やキーパーソンから利用を呼びかけてもらうことで対応していきました」(石田氏)

その後 Google ドライブ™、Google カレンダー™ の機能を順次解放していき、それに伴い、年齢、社歴、役職者など属性別に分けて研修を随時開催した。「社員はITスキルが高い人ばかりではありませんので教育が必要でした。しかし研修と告知すると社員が重く考え、参加してくれないため、お茶会形式の勉強会でお菓子やコーヒーなどを用意し、社員に気軽に参加してもらえるよう工夫しながら社内への啓蒙を広げていきました」と石田氏は話す。

エイベックスでは、2016年に現在の南青山へのオフィス移転を機に、Google Meet 用のビデオ会議端末やデジタルホワイトボードの「 Jamboard™ 」も電算システムから導入。この際にコスト削減のため、スクラッチ開発したオンプレミスのスケジュール管理や会議予約システムを廃止し、Google カレンダー を利用するよう全社にアナウンスした。Google カレンダー の利用が開始したことで、導入当初はほとんど利用されなかった Google ドライブ の普及も進み始めたという。

運用管理の工数が1/10以下に削減。スムーズなテレワーク移行を実現

ITシステムグループ 第1サービスユニット マネージャー 谷内 伸彦氏
ITシステムグループ 第1サービスユニット マネージャー 谷内 伸彦氏

Google Workspace 導入後、一番の目的であった運用管理の工数は、「従来と比較して約10分の1以下まで低減している」と石田氏は見積もっている。

「ここ数年、当社では多角的な事業展開に伴い、複数の新規事業を展開しています。その際、事業用ドメインを取得し、すぐにメールを使いたいという要件が急増しているのですが、Google Workspace ならライセンスを追加してアカウントを発行するだけですぐに利用できます。これについても電算システムはすぐ対応してくれるのでとても助かっています」(石田氏)

またクラウドサービスであるため、障害対応を自前で行う必要もなく、導入当初と比べて社員からの問い合わせも大幅に減り、業務負荷は全体的に軽減されたという。

そして2020年に新型コロナウイルスの感染拡大が起こった際に、Google Workspace は絶大な効果を発揮したという。ITシステムグループ第1サービスユニットマネージャーの谷内伸彦氏はこう説明する。

「緊急事態宣言発令後は基本的に出社不可で、出社せざるを得ないときは上司の承認を必須としています。当社では1年前から月間20時間までテレワークができる制度を導入していたため、今まで在宅勤務になじみのない会社と比較し、テレワークへの移行は比較的スムーズだったと思います。日常的に Google Workspace を使っていたため、メールや Google Meet などコミュニケーションツールの利用に目立った混乱はありませんでした」(谷内氏)

テレワーク推奨前、同社での Google Meet のアクティブユーザー数は200~300と、一部の社員しか利用していなかった。しかし、テレワークが基本的な勤務スタイルとなった2020年9月には、そのユーザー数は1,200と大幅に増え、8割近くの社員が利用していることになる。

予想以上に利用が多かったのが録画の機能※1だ。「重要な会議の録画だけでなく、動画で手順書を作るために録画機能を使う社員もいました。想定外の用途で録画機能が使われています」と谷内氏は語る。

ビデオ会議環境については、先に少し触れたように、オフィス移転を機に Google Meet 用の端末を導入している。もともと地方拠点の社員が積極的にウェブ会議を利用する習慣があり、主にその用途に対応するためのものだった。だが当初は一部の会議室にしか設置していなかった端末も少しずつ数を増やし、今では各役員の部屋にも設置している。

「役員は自分の部屋からビデオ会議端末を使って役員会議に参加しており、パソコン端末からよりも画質が良いと好評を得ています」と谷内氏は話す。

※1ビデオ会議の録画機能は、G Suite Enterprise for Education と、Google Workspace Essentials、Business Standard、Business Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus の各エディションでご利用いただけます。

より柔軟な働き方へと社内のIT環境を最適化していく

電算システムクラウドインテグレーション事業部 クラウドソリューション部 田中 孝ニ
電算システムクラウドインテグレーション事業部 クラウドソリューション部 田中 孝ニ

緊急事態宣言発令後に急きょテレワークに移行したことで、エイベックスではVPNアクセスが集中し、社内ネットワークに接続する際のレスポンス低下のトラブルに見舞われた。「テレワーク環境下で社内システムやファイルサーバにアクセスできないという問い合わせが非常に多く寄せられました。ですが Google ドライブならば社内を介さずにアクセスできるため、一部の部署ではデータをファイルサーバから Google ドライブへ完全に移行しています。今後はさらなる利用拡大を狙い、ファイルサーバをなるべく減らして、社員の業務効率を向上させていければと考えています」と谷内氏は語る。

さらにその他にも、アンケート作成と収集を簡単にできる「Google フォーム™」や簡易なウェブサイトを作成できる「Google サイト™」も社内広報・連絡にフル活用されている。「そのほかには、Google Apps Scrip(tGAS) を使い、スプレッドシートやフォームと組み合わせて簡易的なシステムを作成する社員もいます。とても便利でコストもかからないので、検証して問題なければ、もう少し規模の大きいシステムもGASで作っていきたいと思います」と石田氏は話す。

進めるエイベックスに対して、導入パートナーとして支援する電算システムクラウドインテグレーション事業部クラウドソリューション部の田中孝ニはこう話す。

「エイベックスさまは現在、凄まじいスピード感で短期間に新規事業の立ち上げや投資をいくつも行い、事業ドメインを拡大していらっしゃいます。当社でも、そんなスピード感に合わせたサービスとご支援をこれからも提供し続けていきたいと思っています。また、Google Workspace やweb会議システムについてはもちろん、Google Cloud や Chromebook™ など、快適で安全なテレワークのための Google プロダクトのご提案や情報提供も併せて行ってまいります。」(田中)

 変化を迫られる国内エンターテインメント市場にあって、多角的に事業を拡大するエイベックスの未来は明るい。事業継続のためにいつでも備えておき、天変地異の後、通常業務を遂行できる環境をいかに早く整備できるかに、情報システム部門としての真価が問われるのではないだろうか? 東日本大震災とコロナ禍、2度に渡る大きな試練を乗り越えて成長しつづける要因の一つとして、IT部門の果たした役割は働きは決して小さくない。

エイベックス株式会社

東京都港区南青山三丁目 1 番 30 号

https://avex.com

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