100年企業が挑む、次の100年を見据えたICT戦略とは？
Google Workspace Enterprise がもたらした、新しい働き方と意識改革

ハナマルキ株式会社は、2018年に創業100年を迎えた歴史ある企業です。さらなる100年を見据えた様々な改革に取り組んでおり、Google Workspace Enterprise の導入もその一環でした。導入前に抱えていた課題として、次の4つが挙げられると情報管理部の森氏は話します。

• 1 .メールシステムの老朽化：PCとモバイルで同期できない・サーバー容量の逼迫
• 2. セキュリティ：各個人のノートPC内データの紛失・破損のリスク
• 3. ファイル容量の増大：検索性の低下（必要なファイルが見つからない）
• 4. 紙文化：紙の使用量が多く、社内の申請処理に手間と時間がかかる

「ICTが進化していく時代に、既存のシステムや業務スタイルがマッチしなくなっていました。とくに、13年前に導入したメールシステムは、モバイル端末とPCで送受信履歴が同期できないことが不便でした。また、写真をメールで送付するケースが増えてきていますが、最近の画像データはファイルサイズが大きいため、受信者のメールボックスの容量制限がいっぱいになってしまうことも」（森氏）

情報管理部では、業務用システムの管理、社員のPCの管理やシステム関連のサポートデスクなどを3名で担当しています。

「各部署からの問い合わせが殺到したら対応しきれません。ユーザーの使いやすさはもちろん、セキュリティや保守性、管理負荷も重視して、いくつかの候補から Google Workspace を選定しました。

もともとは Business 版を検討していましたが、Enterprise 版に決めたのは、ロードマップ上の新機能に発展的な未来を感じたから。また、アクセス制限などのオプションサービスを追加しなくても、各種セキュリティ機能が標準仕様となっているところも高く評価しました」（森氏）

導入に先立ち、“業務改革を目的とした Google Workspace 推進委員会”を立ち上げました。

「電算システムさんからのアドバイスもあり、スムーズな導入と活用を実現するため、全国の営業所、支店、工場を含む各部門から活用推進メンバーを募りました。結果、取締役3名、情報管理部3名、全国各部門の社員15名の合計21名の委員会が発足しました」（森氏）

委員会メンバーの一人、國吉氏は次のように振り返ります。「取締役からは、会社の仕組みを変える重要な業務だと説明されました。通常業務と兼業になりますが、部門の代表として自分たちの課題、要望を伝え働き方改革を推進する取り組みと理解し、参加を決めました。

最初の仕事は、Google のオフィス見学。自社とは異なる働き方やフリーアドレスについてなど見聞を広め、導入後には、情報管理部と自部門の間に入ってヘルプデスク的な役割をこなしました。『ウェブ会議システムをどう使うのか考えてくる』といった課題を与えられることもあり、部内で課題を共有し、意見を集めて発表するなどの活動も行っていました」（國吉氏）

「委員会メンバーで一次対応してもらい、よくある質問はスプレッドシートにまとめて共有したので、サポート業務が非常に効率化されました。Google Workspace のユーザーサポートに Google Workspace を活用することができたのもよかったです」（森氏）

導入にあたって、全社員を対象に3時間の Google Workspace 研修を実施しました。

「研修にあたっては、業務ツールが刷新されることへの不安、半日潰れることや遠方からの出張についてなど、人それぞれ抱える思いがあったと思います。そこで、“導入したことではなく、使うことによってこれからの仕事のやり方が変わる。真剣に向き合ってほしい”と、一番最初に伝えました。」（森氏）

「単なる講義ではなく、全員がPCで Google Workspace を触りながら覚えるハンズオン形式だったのも良かったと思います」（國吉氏）

導入後はとくにスプレッドシートが業務の効率化に役立っています。

「以前は各部門で入力したデータをメールでもらい、別のファイルにマージしていました。今はスプレッドシートに直接入力してもらい、リアルタイムに更新されるので、ミスも減り業務効率が格段に上がりました。

半年使ってスプレッドシートの良さを実感したので、第二弾としてスプレッドシート研修を提案しました。便利に使っている反面『Excelだとこうするんだけど、スプレッドシートではどうやるの？』というヒトも多かったので」（國吉氏）
また、以前は会議にノートPCを持参する人はおらず、紙で資料配布をしていましたが、社内の風景も一変しました。

「会議の議事録もその場で作成、編集、確認までできるので、何段階も踏んでいた業務が短縮されました。」（國吉氏）

「データがクラウド上で共有されているので、フリーアドレス制が可能になり、好きな場所で仕事ができ、ペーパーレス化も進みました。仕事のやり方が変わり、社員の意識も変わりましたね」（森氏）

Google Meet を使ったウェブ会議も業務の効率化につながっています。

「以前は離れた拠点間の会議は移動が大変でしたし、スケジュール調整を何ヶ月も前から行っていました。今では、Google カレンダー™ で参加者の空き時間を調べ、その日にweb上で話し合うことができるので、コミュニケーションがしやすく、出張頻度が減りました」（國吉氏）

コロナ禍の緊急事態宣言中は、営業職・事務職とほとんどがリモ ートワークを行いました。

「Google Workspace を導入していなければ、また、活用が進んでいなければ、大変なことになっていたと思います。取締役が率先して活用したことが、推進と定着に大きな効果がありました」（森氏）
「コロナ禍の前までは、時差出勤やフレックス制もありませんでした。保育園に通う子供がいるのですが、保育園が休業になったとき、家で子供をみながら仕事を続けることができました。これまで通りだったら、1ヶ月間有給休暇を取らなければならなかったと思います。」（國吉氏）

今後は、委員会の名前を「IT推進委員会」に変え、メンバーも半数を入れ替えて、新しい生活様式にあわせた活用を考えるフェーズに入ります。

「スタート1年で当初の課題はほぼ解決できたので、活用を拡大することが直近の目標です。例えば、他社とのドライブ共有ができればより効率化できると考えています」（森氏）