株式会社BTM

社内プラットフォームを Google Workspace™ に刷新!
リモートワークの課題解決と社内業務の効率化を実現

株式会社BTMオフィス

IT技術を軸に事業を展開する株式会社BTM。主力事業の一つが客先常駐によるシステム開発支援、もう一つが社内での受託開発事業です。最近では、東京、大阪、福岡の主要拠点に加えて、札幌、京都、佐賀などの地方自治体と連携しながら地方都市在住のエンジニアがリモートで働けるような地方創生事業にも力を入れています。

同社では、2020年1月より Google Workspaceを導入しました。これまでは分散していたシステムが Google 製品を軸に統合されたことにより、システム管理がシンプルになっただけでなく、多くの業務の効率化も実現できました。

(コロナウイルスの影響により、取材はオンラインで Google Meet を利用)

課題

  • 統一されていない社内システムが組織の拡大に対応できなくなってきた
  • システム間の関連性がなく、セキュリティに不安があった
  • 社外からのリモートアクセスが出来ず、作業効率が悪い
Arrow Arrow

対策

  • Google Workspace を導入し、全社員でツールを統一
  • rakumoでワークフロー管理
  • セキュリティ対策は、CloudGateUNO、Active! gate SSを採用
Arrow Arrow

効果

  • 社内システムが統一され、運用と管理がシンプルに
  • 今後の人員拡大にも柔軟に対応できるようになった
  • ワークフローが整備され、書類のやり取りが半減

企業の成長スピードにシステムが追いつかない。社内システムの見直しが課題に

執行役員 経営企画室室長 情報戦略室室長 大阪支社支社長 菊地 学 氏
執行役員 経営企画室室長
情報戦略室室長 大阪支社支社長 菊地 学 氏
情報戦略室 ITService事業本部 川越ラボ ラボ長 青木 学 氏
情報戦略室 ITService事業本部 川越ラボ ラボ長 青木 学 氏

2020年で10期目を迎える株式会社BTM。組織が急拡大して拠点も増えていく一方、社内システムが業務ごとに分散しており、業務効率が悪くなっていることが大きな課題になっていました。こうした状況に危機感を抱いていた菊地氏は次のように話します。

「複数のグループウェアが散在して業務効率が悪くなっていましたし、メールサーバー、ファイルサーバーは、利用期間が長くなるほど容量が肥大し、管理も煩雑になるという悪循環でした。システムを管理していた社員が退職し引き継ぎがきちんとされておらず、適切に管理できていないという状況もありました」(菊地氏)

業務上、客先常駐している社員が多くいるものの、社内システムにリモートからアクセスできないため、事務処理のために出社することもありました。社員の端末にはMicrosoft Office®がインストールされていましたが、自宅から作業するときにOffice製品がなく、フリーのツールで代用することもあり、フォーマットが崩れるなどの問題も発生していました。社内システム管理を担当する青木氏も菊地氏と同様に課題を感じていました。

「会社がスケールする中で、その場しのぎで付け足していってしまったため、システムに関連性がありませんでした。無料で使えるものは使うという方針だったため、情報セキュリティを担保できているのかどうかも不安であり、抜本的なシステムの見直しに迫られていました」(青木氏)

こうした課題を解決するために、クラウド環境で統合的に管理できるシステムを検討していました。もともと、Microsoft Officeに加え、コラボレーションツールのYammerを使っていたこともあり、Microsoft 365®を第一候補に検討していました。

エンジニアのモチベーションが上がるツールを選びたい

システム導入の社内提案をする上で、比較対象として選んだのが Google Workspace でした。青木氏は、プライベートで Gmail™ を使っており、スプレッドシートなどをWebブラウザから使えるという快適性を知っていたものの、あくまで本命への対抗馬として提案したと話します。しかし、経営陣が選択したのは、Google Workspace でした。

「機能性やシステム要件などいろいろな観点で検討しましたが、決め手になったのがエンジニア集団の企業として、導入した時にどちらが社員に喜ばれるか、ということでした。プラットフォームの刷新は初めてのことなので、社員へのインパクトがあります。業務の効率性だけでなく、エンジニアが好むという観点で Google Workspace に決めました。他のベンチャー企業の導入事例が多いことも後押しになりました」(菊地氏)

移行にあたって社員への周知、レクチャーを細かく実施

株式会社BTMの本棚

導入にあたっては青木氏を中心にシステム部門で、社員へのサポートをきめ細やかに実施し、定着させました。

「社員全員がエンジニアではなく、部門によっては新しいツールをすぐに使いこなせない人もいます。そこでマニュアルを整備した上で、1週間に2−3回、グループ単位で勉強会を開き、使い方をレクチャーしました。参加できない社員には個別に対応するようにし、誰もが使えるよう配慮しました」(青木氏)

セキュリティ対策として、認証システムのCloudGate UNO、メール管理のActive! gate SSをあわせて導入していたためその說明や運用には特に時間を使ったそうです。

「一人ひとりにセキュリティの観点から必要性を理解してもらい、間違いなく運用できるようにしました」(青木氏)

ファイルサーバーとして活用していたNASからのデータ移行については、まずシステム部門で Google ドライブ™ 上に共有ディレクトリを作成し、その後各部門の担当者が移行するようにしました。移行作業は、担当者により実施時期が異なったものの、作業そのものはスムーズに行えました。

メールサーバーの移行については、電算システムのサポートを受けながらMXレコードの設定を行い転送できるようにしました。社員はそれぞれのメールボックスの移行を行い、これもシステム部門によるレクチャーを通して実現できました。

「電算システムが移行に関する質問に細かく答えてくれましたし、こちらからの無理な要望にも対応してくれたことが大きな手助けになりました。

移行業務は大変ではありましたが、今後の自分の仕事にも関連することなので、このような経験ができたのはよい勉強になりました」と青木氏はこの経験を前向きに捉えています。

システム移行にあわせて業務整理ができたのも大きな前進に

課題であったシステム環境の散在が一つに統合されたことだけでなく、業務フローの整理ができたこともメリットに感じています。ワークフローはrakumoを導入していますが、導入にあたって業務フローを見直したことによって改善できました。

「承認フローを見直すことによって、承認する側の教育としてマネジメントの心構えなども伝えることができました。普段の仕事が忙しいので、ついつい業務フローの見直しは後回しになっていましたが、システムの移行にあわせてきちんと整理でき、効率化できたことが良かったです。特に今まで、PDFファイルに入力、電子印押印、メール、チャットで送信といった煩雑な承認業務が、Google ドライブ にファイルを集めて管理部門に回せば済むようになったことで、業務負荷は半減したと思います」(菊地氏)

同社では、新型コロナウイルスの感染拡大により2020年2月から早々にリモートワークを推進しています。現在では、出社しなくても必要なデータにアクセスできる環境ができているので、スムーズに業務が行えています。

「導入当初は、社員から使い方に関する問い合わせがありましたが、基本的に移行は肯定的に捉えられて喜んで使ってもらっていると感じています。最近では、全員が同じシステムなのでわかりやすい、カレンダーの共有が便利だという声も聞くようになりました」(青木氏)

今後は、rakumo勤怠による勤怠管理の導入も検討しておりさらなる業務効率の向上を期待しています。

株式会社BTM

東京都渋谷区道玄坂1-19-2 スプラインビル2F

http://www.b-tm.co.jp

Google Workspaceについてご興味をお持ちの方はご覧ください。

Google Workspaceの導入事例

Google Workspace に関するお問い合わせ