社内プラットフォームを Google Workspace™ に刷新！
リモートワークの課題解決と社内業務の効率化を実現

2020年で10期目を迎える株式会社BTM。組織が急拡大して拠点も増えていく一方、社内システムが業務ごとに分散しており、業務効率が悪くなっていることが大きな課題になっていました。こうした状況に危機感を抱いていた菊地氏は次のように話します。

「複数のグループウェアが散在して業務効率が悪くなっていましたし、メールサーバー、ファイルサーバーは、利用期間が長くなるほど容量が肥大し、管理も煩雑になるという悪循環でした。システムを管理していた社員が退職し引き継ぎがきちんとされておらず、適切に管理できていないという状況もありました」（菊地氏）

業務上、客先常駐している社員が多くいるものの、社内システムにリモートからアクセスできないため、事務処理のために出社することもありました。社員の端末にはMicrosoft Office®がインストールされていましたが、自宅から作業するときにOffice製品がなく、フリーのツールで代用することもあり、フォーマットが崩れるなどの問題も発生していました。社内システム管理を担当する青木氏も菊地氏と同様に課題を感じていました。

「会社がスケールする中で、その場しのぎで付け足していってしまったため、システムに関連性がありませんでした。無料で使えるものは使うという方針だったため、情報セキュリティを担保できているのかどうかも不安であり、抜本的なシステムの見直しに迫られていました」（青木氏）

こうした課題を解決するために、クラウド環境で統合的に管理できるシステムを検討していました。もともと、Microsoft Officeに加え、コラボレーションツールのYammerを使っていたこともあり、Microsoft 365®を第一候補に検討していました。

システム導入の社内提案をする上で、比較対象として選んだのが Google Workspace でした。青木氏は、プライベートで Gmail™ を使っており、スプレッドシートなどをWebブラウザから使えるという快適性を知っていたものの、あくまで本命への対抗馬として提案したと話します。しかし、経営陣が選択したのは、Google Workspace でした。

「機能性やシステム要件などいろいろな観点で検討しましたが、決め手になったのがエンジニア集団の企業として、導入した時にどちらが社員に喜ばれるか、ということでした。プラットフォームの刷新は初めてのことなので、社員へのインパクトがあります。業務の効率性だけでなく、エンジニアが好むという観点で Google Workspace に決めました。他のベンチャー企業の導入事例が多いことも後押しになりました」（菊地氏）

導入にあたっては青木氏を中心にシステム部門で、社員へのサポートをきめ細やかに実施し、定着させました。

「社員全員がエンジニアではなく、部門によっては新しいツールをすぐに使いこなせない人もいます。そこでマニュアルを整備した上で、1週間に2−3回、グループ単位で勉強会を開き、使い方をレクチャーしました。参加できない社員には個別に対応するようにし、誰もが使えるよう配慮しました」（青木氏）

セキュリティ対策として、認証システムのCloudGate UNO、メール管理のActive! gate SSをあわせて導入していたためその說明や運用には特に時間を使ったそうです。

「一人ひとりにセキュリティの観点から必要性を理解してもらい、間違いなく運用できるようにしました」（青木氏）

ファイルサーバーとして活用していたNASからのデータ移行については、まずシステム部門で Google ドライブ™ 上に共有ディレクトリを作成し、その後各部門の担当者が移行するようにしました。移行作業は、担当者により実施時期が異なったものの、作業そのものはスムーズに行えました。

メールサーバーの移行については、電算システムのサポートを受けながらMXレコードの設定を行い転送できるようにしました。社員はそれぞれのメールボックスの移行を行い、これもシステム部門によるレクチャーを通して実現できました。

「電算システムが移行に関する質問に細かく答えてくれましたし、こちらからの無理な要望にも対応してくれたことが大きな手助けになりました。

移行業務は大変ではありましたが、今後の自分の仕事にも関連することなので、このような経験ができたのはよい勉強になりました」と青木氏はこの経験を前向きに捉えています。

課題であったシステム環境の散在が一つに統合されたことだけでなく、業務フローの整理ができたこともメリットに感じています。ワークフローはrakumoを導入していますが、導入にあたって業務フローを見直したことによって改善できました。

「承認フローを見直すことによって、承認する側の教育としてマネジメントの心構えなども伝えることができました。普段の仕事が忙しいので、ついつい業務フローの見直しは後回しになっていましたが、システムの移行にあわせてきちんと整理でき、効率化できたことが良かったです。特に今まで、PDFファイルに入力、電子印押印、メール、チャットで送信といった煩雑な承認業務が、Google ドライブ にファイルを集めて管理部門に回せば済むようになったことで、業務負荷は半減したと思います」（菊地氏）

同社では、新型コロナウイルスの感染拡大により2020年2月から早々にリモートワークを推進しています。現在では、出社しなくても必要なデータにアクセスできる環境ができているので、スムーズに業務が行えています。

「導入当初は、社員から使い方に関する問い合わせがありましたが、基本的に移行は肯定的に捉えられて喜んで使ってもらっていると感じています。最近では、全員が同じシステムなのでわかりやすい、カレンダーの共有が便利だという声も聞くようになりました」（青木氏）

今後は、rakumo勤怠による勤怠管理の導入も検討しておりさらなる業務効率の向上を期待しています。