Chromebook™ と Google Workspace™ で進む業務改善！250時間の残業がゼロに、そしてセキュアで可用性の高いビジネス環境を実現。

1994年の酒税法改正により、小規模な醸造所でもビールの製造が可能になりました。これにより様々な地ビールが登場し、その後「クラフトビール」と名前を変えて定着しました。ヤッホーブルーイングの「よなよなエール」はその先駆け的な存在であり、現在では全国のスーパーやコンビニエンスストアでも販売されている他、オンライン販売も好調です。

醸造所は、酒税法で毎日在庫管理をミリリットル単位で行うように定められています。複数の物流倉庫の在庫情報と、販売管理システムの情報を一致させるのに、以前は膨大な労力がかかっていたと、システム管制塔木村壮氏は振り返ります。

「離れた拠点同士でFAXや電話で在庫確認をするのですが、数値が合わないとその原因究明のために拠点同士で何度もやり取りをしなければなりませんでした。2014年に Google Workspace を導入したところ、入力されたデータを拠点間でリアルタイムに確認できるようになり、間違いがあればすぐに気付けるようになったため、以前に比べて業務が劇的に効率化しました。それまで在庫管理にかかっていた残業時間はスタッフ全員で250時間だったのですが、 Google Workspace 導入以降は0時間になりました」（木村氏）

その他の業務でも、特に社内のやり取りにおいては Google Workspace を中心に使うようになりました。その後、 Chromebook が便利そうだということで、2015年から試験的に2台を導入し、スタッフの勤怠管理に使う端末として利用を始めました。その後、2017年からランサムウェアなどのサイバー攻撃が増加したため、何らかの対策を講じる必要がでてきました。

「Chrome Enterprise で制御された Chromebook は、ローカルでのデータ保存を禁止し強制的にクラウド上に保存させることができるためセキュリティの観点から、とても安心感がありました。その頃すでに社内では Google Workspace の利用が定着していたこともあり、 Google Workspace の管理画面で端末を一元管理できる点においても、親和性の高い Chromebook が使いやすいのではないかと考えました。導入にあたっては、セキュリティ対策が検討の背景にあったので、他社製品にセキュリティソフトを導入した場合や、シンクライアントを導入した際のコストや運用方式と比較した結果から、 Chromebook を選びました」（木村氏）

本格導入は段階的に進めました。まずは新卒社員に Chromebook を配布しました。新卒社員には複数の部署を最初に経験させるので、部署が変わっても同じ端末を利用できることにメリットがあると感じました。その後、 Google Workspace のみで業務が完結する部署の社員にも Chromebook を割り当てていきました。

「 Chromebook の利用開始直後は、それまで使っていた端末とは使い勝手が違うことで不満を言う社員もいましたが、半年も過ぎると慣れてしまい、問題はなくなりました。むしろ、起動が早い、壊れても端末を交換すればよいというように、ポジティブな声が増えています。

現在は、 Chromebook と他社OSの端末が混在している環境にありますが、システム管理者の立場からすると、 Chromebook はキッティングをして配布すればその後のメンテナンスが不要なので運用しやすいです」（木村氏）

ヤッホーブルーイングの本社は長野県にありますが東京と大阪にも支社があり、普段デスクトップ端末を利用している社員が出張する時に使う端末をどうするかが課題でした。そこで、 Chromebook を共用の出張用端末として貸し出すようにしました。

「 Google Workspace のアカウントでログインすれば、共用端末であっても自分の端末のように利用できますので、シンクライアントとして使っています。出張があるときに、空いている端末を予約して使えるようにしています。コロナ禍で Google Meet を使った会議が増えているため、ここでも共用端末が活躍しています。」（木村氏）

「小規模のグループで、離れた拠点から会議をすることがあります。ある拠点に3人、別の拠点に2人、自宅から1人というような場合、同じ場所にいる人たちがそれぞれの端末を使うと音声のハウリングが発生してしまいます。そこで、共用端末の Chromebook にマイクとスピーカーを接続して、小型のテレビ会議システムとして使うこともあります」（木村氏）

なおコロナ禍では、現場作業がない社員はリモートワークを基本としていますが、特に問題もなくスムーズにリモートワークへ移行できています。

「リモートワークになってからは、 Google Workspace の利用がより活発になっています。以前は、議事録をメールで配信していましたが、特に伝えたい相手がいる場合は、ドキュメント上にメンションする人が増えました。また、チャットボットも使われていて、周知事項を登録するなど、新しい活用が広がっています」（木村氏）

Google Workspace を導入したことで、在庫管理以外でも、請求業務、予定管理など様々な業務の改善が進んでいます。

「 Google スプレッドシート™ と BigQuery™ を連携して、生産計画業務システムを自社で構築しました。BigQuery に貯めたデータを Google データポータルを使って可視化して分析できるようにもしています。開発も情報システムの部署が一方的に構築するのではなく、現場スタッフとプロジェクトチームを組んで一緒に開発する形をとっています。

現在は、業務改善のスピードアップのために、アジャイル開発によって自分たちで業務システムの開発を行っています。以前、システムに関して属人化してしまった失敗があるので、常にシステムが分かる人間を3人用意して、人の入れ替わりがあっても楽に引き継ぎができる体制も整えています」（木村氏）

今後、その他の業務システムについても順次整備を進めていきたいとのことです。