さらなるDX推進に向けた、アクティオの Google 活用法とは
アクティオの Google Workspace 導入事例

アクティオホールディングスは、中核企業アクティオを軸に約40社からなるグループ企業を擁し、建設機械のレンタル事業を中心に展開する企業だ。ないものは、作ってでも貸せ……の精神のもと、「レンタル」に顧客の業務課題解決の提案を行う「コンサルティング」をかけ合わせた“レンサルティング”を提唱し、顧客の細かな要望や特殊な工法に応えられるよう、既製品を改良した特注の建設機械を提供している。

同社ではグループを挙げて、近年政府が「i–Construction」で推進するように、建設におけるICT活用にも取り組むほか、東日本大震災や西日本豪雨などの災害復興支援にも貢献している。新型コロナウイルスの感染防止策の一環である仮設陰圧ハウスのレンタル・販売では、注文が殺到した。

このように公共性の高い事業に携わる同社にとって課題であるのが、事業継続性の確保と顧客への迅速な対応を実現するためのコミュニケーション基盤の構築だ。同社では Google Workspace（旧 G Suite、当時 Google Apps） を採用。事業継続性の観点から世界中に大規模なクラウドインフラを保有する Google Workspace の安全性と信頼性の高さが導入の決め手となった。

導入目前に東日本大震災が発生したため、2012年から Google Workspace の本番運用を開始し、当初は Gmail と Google カレンダー のみの利用からスタートした。当時の状況をアクティオホールディングスIT活用チームリーダーCIOオフィスの長山友美氏はこう説明する。

「メールボックスの容量が増え、迷惑メールが減りました。メリットが大きかったので、不便に思う社員はほとんどいませんでした。直感的に操作ができるので、私たちからは特別な導入教育も行っていません。以前はマニュアルを作成していましたが、機能がどんどん進化していき資料の修正が膨大になったため、途中から操作で不明な点があれば各自で調べてもらえるよう、グーグル公式のヘルプページを案内することにしました。社員が自己解決できない問題は、ITグループが個別で対応しています。メーリングリストのメンテナンスも各組織にお任せしているので、私たちチームの業務負荷も減りました」（長山氏）

導入から約10年過ぎた今では Gmail や Google カレンダー のほかにも、Google チャット、Google ドライブ、Google スプレッドシート、さらに広報ページや本社からのお知らせなどに Google サイトなどを日常業務で活用している。

また、2020年からの新型コロナウイルス流行による訪問自粛など、コミュニケーションのあり方が大きく変わったタイミングでも、Google Workspace を導入していたことで副次的な効果が得られたという。以前から業務スピード向上の目的で、定期的な会議を対面からWebに切り替える方針が打ち出されていたものの、完全なオンライン化には至っていなかった。それが、出張やオンサイトの会議開催が困難となったことにより、図らずも Google Meet の利用率が増加したという。

「Google カレンダー は予定を入れる際にWeb会議（Google Meet）も同時に設定できるところがとても便利です。もともと当社では会議は対面で行うものという考えが根強く、Google Meet の利用は消極的でした。しかし、必要に迫られた時点ですぐ使い始めることができました」（長山氏）

近年同社ではDX推進に向けて、Google Workspace を単なる業務効率化ツールとしてだけではなく、グループ全体の業績拡大や経営戦略に寄与するツールとして活用する方針を打ち出している。

その取り組みの一環として、2020年10月には事務職を中心に約2時間の Google Workspace のユーザー研修（有償メニュー）を実施した。研修では、ファイルサーバの将来的なクラウド化や近年のモバイルデバイスの利用拡大などに伴い、Google ドライブや Google Keep など情報共有の効率化を推進する機能を中心に説明したという。

「当社では、レンタル機械を撮影することが多いが、Google Keep のOCR機能を紹介したところ社員からは反響がありました。機器情報などを自動で読み取りデータ化することで、社員同士のスムーズな情報連携と事務処理を実現できます」（長山氏）

今後も同社では、研修をさらに充実していこうとしている。
長山氏は「管理者目線では想定外の質問を多数受けたので、社員の要望や活用促進をテーマに研修を随時実施していく考えです」と話す。

連結で8,000名を超えるグループ企業の全社員がグループウェアを単なる業務ツールとしてではなく、働き方や既存業務の改革を実現するための手段として活用するためには、ITグループ主導の情報発信や啓蒙活動は不可欠。ITグループが業績拡大や経営戦略に寄与するためにも、コラボレーションとコミュニケーションを加速させる必要がある。

「電算システムの対応は常に迅速で、毎月の定例会でも新機能の紹介など丁寧に対応していただいております。今まで以上にスピード感のある対応で、データの活用や当社の業績拡大や経営戦略に役立つ Google Workspace の研修カリキュラムの組み方を提案してもらえることを期待しています」（大坂氏）

電算システムでは、定例会によるサポートのほか、無償の管理者サポート、有償のユーザー研修のほか、Google Workspace の各ツールの利用ログを数値やグラフで見える化する独自開発ソリューション「 LogSuiter 」の提供を行っている。このソリューションを利用すれば、社員の利用パターンから行動やパフォーマンスを分析することができるため、働き方の改善に役立てることも可能だ。

今後もアクティオホールディングスは、建設機械レンタル業界のリーディングカンパニーとして、グループ各社のシナジーを発揮しながらさまざまな事業を展開していく。同社のICTグループは、今まで以上に業務スピードを向上し、グループ全体の業績拡大や経営改善にICTの力で貢献していく方針だ。