株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス

即応性や提案、コスト、工期、熱意を高評価
グループ企業の枠を越えて選んだ電算システム

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービスの4人

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービスは、JR東日本グループの財務業務を受託している企業です。同社では、2011年のグループウェア統一プロジェクトから、電算システムをIT実現パートナーとして選択しています。それは、即応性や提案、コスト、工期、熱意を評価いただいた結果によるものです。以降、同社はさまざまなIT関連業務を連続発注。電算システムのサポートにより、主管部門である企画部は、効率的な業務執行体制、IT活用の未来を構想できる体制を確立しました。

課題

  • 社内に2つのグループウェアが存在、情報共有がうまく行えず、情報の二重管理負荷が多大
  • さまざまなIT関係業務でシステムインテグレータの対策に不安
  • システムトラブル対応で企画部の負荷が増大
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対策

  • Google Apps for Work™ の導入に技術面から後方支援
  • 最も優れた即応性や提案、コスト、工期、熱意
  • グループ外企業ながら電算システムをシステムインテグレータとして選択
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効果

  • グループウェア統ーにより全社員の共有情報が均質化
  • 企画部のシステムトラブル対応業務が大幅減少、経営企画業務に集中可能に
  • IT活用レベルが全社規模で大きく発展

社内に2つのグループウェア、情報共有と管理負荷に課題

企画部 主任 安藤 史顕 氏
企画部 主任 安藤 史顕 氏

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス(以下、JEMS)は、JR東日本グループの一翼を担う財務受託企業です。財務業務のエキスパートとして社員の半数がグループ会社に常駐、直接経営をサポートするとともに、決算の質的向上と人材育成に取り組んでいます。スローガンは「数字と心でグループをつなぐ」です。

当社は事業の特性上、グループ会社に出向いている社員が多いため、グループウェアに関しては、本社はオンプレミス型、社外で働く社員はクラウド型を利用していました。そのため、双方でシームレスなメールの送受信が行えず、社外で働く社員の間に疎外感が生じていました。また、社内通達などの情報を二重管理しなければならず、担当者は大きな負荷を感じていました。

2009年、JR東日本グループ全体でセキュリティ基準の全面見直しがありました。これを機にグループウェア環境を見直し、その統一に向けて走り出すことになりました。

全面的に後方支援したDSKをパートナーに採用

企画部マネージャー (当時) 佐藤 貴光 氏
企画部マネージャー (当時)
佐藤 貴光 氏
企画部 主任(当時) 木本 孝史 氏
企画部 主任(当時) 木本 孝史 氏

JEMSの独特な社員分散勤務を考慮すれば、グループウェアはクラウド型が唯一の選択肢です。それを前提に複数のシステムインテグレータに提案を募ったところ、最有力候補として電算システム(以下、DSK)の提案する G Suite が浮上しました。ただ、JR東日本グループ内にもシステムインテグレータは存在し、セキュリティに関しては親会社の基準を満たす必要があります。当初、 G Suite がクラウド型であることを理由に、どちらからも導入に難色を示されました。そこでDSKはグーグル株式会社と連絡を取って技術資料一式を用意。JEMS企画部はそれを元に懸念点を一つひとつつぶしていきました。

4か月後、ついにJEMS経営陣からも了承が得られました。企画部は、ここまで熱心に後方支援をしたDSKの姿勢を評価。そして、グループ外企業ながら、正式にグループウェア統一プロジェクトのシステムインテグレータとして決定します。株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス企画部マネージャー(当時)佐藤貴光氏はその理由を語ります。
「せっかくグループを形成しているのですから、本来はグループ企業を優先すべきなのかもしれません。しかし、DSKは即応性という点で、また、提案内容、コスト、工期、熱意という点で他社より大きくリードしていました」2012年度からグループウェアは全社稼働を開始。これによって、本社にいる社員も、本社外で働く社員も、その勤務場所に関係なく、一つのグループウェアで情報を発信・共有・交換できるようになりました。それとともにセキュリティリスクや情報を二重で管理する負荷も解消されました。株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス企画部主任(当時)木本孝史氏は、次のように語ります。「このグループウェア統一プロジェクトでは、JEMS社員の帰属意識向上が一番大きな効果です。働く社屋はバラバラでも、私たちはITによって一つになることができました」

経営企画業務への集中を望んだ企画部

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービスの4人

2012年、同社ではサーバOSの保守期限終了に伴って、インフラ再構築を行うことになりました。このとき、JEMSでプロジェクトの中核を担う企画部が構想したのは、本来業務へ集中できる体制の確立でした。企画部はそもそも経営企画が主力業務で、会社のこれからを考えていく部門です。しかし、ITインフラにトラブルが発生するとどうしてもその解決に時間がとられてしまいます。そのため、新しく構築するインフラはできるかぎり堅牢に作り上げ、仮にトラブルが起きたとしても、企画部での対応を最少化したいと考えたのです。

そうしたおり、企画部のメンバーはDSKがインフラ構築でも高い実績を持つことを知ります。話をすると、間髪をいれずシステム提案が出てきました。その内容はJEMSのニーズをすべて満たしたものでした。また、システム運用管理もDSKで引き受けると答えました。この対応を受けて、彼らはDSKをパートナーに選ぶことを決断します。佐藤氏はその理由を語ります。「DSKはシステムトラブルで仕事が中断して困る私たちの味方だと思いました。彼らに任せれば、企画部は経営企画の仕事に集中できると確信しました」

インフラ再構築は予定どおり完了。これを機にシステム運用管理のアウトソーシングもスタートしました。それだけでなく、専用拠点からのリモート接続や人事異動結果の迅速なシステム反映といった懸案の課題も難なく実現しています。このプロジェクト以降、JEMSはDSKを同社のIT実現パートナーとして捉えるようになりました。たとえば、2013年に行ったキャッシュ・マネジメント・システムの改修は、主管部門はファイナンス部でした。同部は企画部が信頼するDSKの存在を知って見積りを依頼。そのコストが最も合理的であったため、DSKが担当することになったのです。その後も、JEMSは Windows XP の保守期限終了に伴うOSアップデートや、組織変更で発生したサーバ移設、LAN敷設、ネットワーク最適化など、全般的なIT関連業務もDSKに発注しています。

「DSKの支援で真にIT活用できる会社になった」

企画部 主任 飯島 宏樹 氏
企画部 主任 飯島 宏樹 氏

企画部で検討する次なるIT実現テーマは、デスクトップ仮想化です。これによって最終的に働き方の変革をしたいと考えています。同社は、財務の性質上業務波動が大きく、女性社員が全体の約6割と比較的多いためです。2015年、同社は Chromebook™ とクライアント仮想化ソリューション Ericom AccessNow を導入して、会議のペーパーレス化を実現させました。

このしくみを使った会社説明会の開催など、社員の間のIT活用気運も非常に高まりました。この技術の先に働き方の変革に向けた道はあると、DSKと議論を進めています。株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス企画部主任飯島宏樹氏は語ります。「企画部のIT関連業務は激変しました。運用管理まわりをDSKに任せられるので、私たちは未来のことが考えられるようになりました。本当の意味で当社がITを使いこなそうと思えるようになったのも、この協業体制が構築できたからだと思います」

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス企画部主任安藤史顕氏は、飯島氏を補足してこう語ります。「DSKは守備範囲が広いので、技術的な質問をいろいろ気軽に投げられます。またレスポンスよく返事をくれるので本当に助かっています」幅広い技術力と顧客本位の誠実な対応力により、DSKはJEMSから全幅の信頼を得るテクニカルパートナーの地位を築きました。

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス

東京都渋谷区代々木2丁目2番2号 JR東日本本社ビル14階

http://www.jre-jems.co.jp

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