ビジネスの成長と拡大を支えるAsanaの導入効果。
DSKの導入サポートサービス採用でスムーズな導入と展開をご支援。

プロジェクト管理ツールの必要性を感じ始めたのは2022年7月のことでした。事業の拡大に伴い、今までのやり方では対応できなくなったのです。

「以前は、お客様への研修の提供は1年に数件でしたので、Excelによる管理で対応できていました。しかし、2023年からお客様への研修提供を拡大することになり、同時に複数のお客様に対応する必要があり、何らかの管理ツールが必要と考えました」(福谷氏)

「私たちの部門にはさまざまな分野のテックコンサルタント(※)や講師が在籍しており、管理ツールに馴染みのある人だけではないので、使いやすさ、わかりやすさを重視して検証しました。Asanaはグラフィカルでわかりやすいですし、ドラッグアンドドロップでのタスクの追加や編集など、直感的に操作できる点が部署全体で使うツールとしてマッチしました。また、アプリのインストールが不要で、ブラウザから利用できる点も導入しやすいと感じました」(寺島氏)

寺島氏がAsana導入を提案し、コストに見合う価値があると理解を得られたことでスムーズに導入が決定したとのことです。また、支援サービスが充実している電算システムからの導入を決めました。

※AKKODiSでは、エンジニアの呼称を「テックコンサルタント」としています。

導入の際は、Asanaを使ってプロジェクト管理をする部門方針をトップダウンで指示し、強制力を持たせたことで定着が進んだと寺島氏は振り返ります。

「それまでのExcelによる管理方法を変えることはハードルが高いですが、組織や部署、業務が変わり、新しい仕事が始まったタイミングでの導入で、スムーズに切り替えられました」(寺島氏)

Asana活用を推進するため、プロジェクトリーダーの中からキーパーソンを選定し、彼らが率先して業務に組み込むことで啓発活動を行う手法を採用しました。

「インフルエンサーの人選も工夫しました。私たちの部門では、研修プログラムの内容にあわせてプロジェクトチームが立ち上がり、最適な人がアサインされます。プロジェクト毎にアサインされる人が異なるので、プロジェクトリーダーになる人で『使って楽ができているか、効果が出ているか』のジャッジができる人を選出しました。その人たちとはAsanaを普及させるというミッションについて合意し、業務をAsanaに組み込むことを重視してもらいました」(寺島氏)

選出したキーパーソンは約10人で、樋口氏はその一人です。

「当初、プロジェクトメンバーの中にはAsanaの活用に慣れず、従来の方法を使う人もいました。しかし、Asanaでのタスクの割当や進捗管理を3ヶ月ほど続けたところで、全員がAsanaを使いこなせるようになりました。最初はAsanaからの通知に気づかないことなどがありましたが、徐々に浸透していきました」(樋口氏)

電算システムは導入から半年間、業務をAsanaへ落とし込むための提案支援をサポートさせていただきました。

「新卒研修プログラムのAsana管理を支援してもらいました。キーパーソンも一緒に参加して、タスクの登録方法やスケジュール管理方法を具体的に教えてもらったので、すぐに使い方が身につきました。案件整理についても、どのように管理するべきか、業務に合わせた形で提案をしてもらいました」(寺島氏)

Asana導入後、タスク管理、スケジュール管理、進捗確認などはすべてAsanaでできるようになりました。

「Excelはただ一覧で書き起こすだけですが、Asanaは他のタスクと情報を連動させたり、稼働状況をグラフィカルに表示したり、カレンダーと連携させたりと機能が豊富です。プログラミングの知識があるわけではないので、それらがノーコードで実現可能なのも良かったです。メンバーがタスクを完了すると私に通知が来るので、それに対して『いいね』をするだけで、確認したことが伝わります。報連相もAsana上でできるので、進捗管理が格段に効率化できました。私自身の稼働が偏っているときは、上司にAsanaを示せばすぐに伝わるのもいいですね」(樋口氏)

自分のタスクを確認できる「マイタスク」から朝が始まります。

「マイタスクを見れば、『今日はこれをやらなければいけないよ』とAsanaが教えてくれます。複数のプロジェクトを横断するタスクが一覧で確認できますし、メール経由でタスクの追加もできます。以前は登録しなかったような細かいタスクも追加できるので、メモ感覚で利用しています」(寺島氏)

「朝、マイタスクを見て優先順位づけをして仕事の段取りをします。推定稼働時間も入れられるので、仕事の流れの組み立てや、翌週何をするかのスケジューリングがしやすくなりました。リマインダーも便利で、部下に念押ししなくてもAsanaが通知してくれます」(樋口氏)

福谷氏は、案件管理にAsanaを活用しています。

「案件を受注する際、インストラクターのリソースが足りているか、スケジュールが重ならないようにするにはどうすればいいかというパズルが、Asanaではしやすいです。効率的に案件管理ができるようになりました」(福谷氏)

同社ではリモートワークを実施していますが、Asanaがあることで、進捗確認のやり取りも最小限の時間で済んでいます。

「以前は、それぞれのチームでExcel管理していたため、リアルタイム性に欠け、一元管理ができませんでした。Asanaに一本化したことで、チームが流動的であっても、現在誰がどんな仕事をしているのかを把握できるようになりました。これまでの定例会議では、細かいタスクまで進捗確認できていませんでしたが、現在は大中小のタスクを網羅的に管理、可視化できています。会議やメールでのやり取りが減り、本来の仕事に時間をかけられるようになりました」(樋口氏)

「タスクごとのコミュニケーションがまとまって表示されるのが便利です。チャットツールでは、いろいろな話題が流れるので、後からあのタスクは誰がどうするのかを確認したい時、遡って探さねばならず苦労しました。Asanaはタスクごとにやり取りができるので、確認しやすいです。仮に、今Asanaの利用をやめることになったら、部門全員が業務が煩雑になったと感じると思います」(福谷氏)

同社では、導入時と約1年後に同一のアンケートを実施し、「心理的安全性」「リスク検知」「業務生産性」「従業員エンゲージメント」の項目でAsanaの導入効果を定性的に分析しました。その結果、特にインシデント発生やスケジュール遅れを未然に防げているかといった「リスク検知」の項目で、早速約50%の改善が見受けられました。

今後は、関連部署とのAsana上でのコラボレーションや、Asanaの豊富なアプリ連携を社内で進めていくことで、仕事に関する情報が一元管理されてさらに便利になると期待しています。