コロナで働くメンバーが分散...社内コミュニケーションに
ワークマネジメントツール「 Asana 」が活躍！

大型商業施設などの企画、設計、施工まで担当する株式会社アンデザイン。様々な役割のメンバーがプロジェクトのフェーズにあわせてコミュニケーションを行いながら、業務を進めています。しかし、コロナ禍の緊急事態宣言でテレワークを実施することになり、コミュニケーション方法を見直す必要に迫られました。

「施工現場が東京だけでは無く地方にもあるので、テレワークによりメンバーが自宅、社内、現場の3箇所に分散することになりました。業務を円滑に進めるためには、プロジェクト管理のツールが必要と考え、中でもガントチャートの作成ができるものがよく、様々なツールを検討することになりました。」（佐々木氏）

オンラインでプロジェクト管理ができるツールを探し、要件に合いそうなツールはすべて試したと佐々木氏は話します。複数のツールを試しましたが、なかなか複雑な業務に対応できるようなツールがみつかりませんでした。こうした中で、Webサイトの検索経由で Asana にたどり着き、体験版を評価することになりました。

Asana を選定した理由について、佐々木氏は次のように説明します。

「Asana は、登録したタスクをリスト形式、カレンダー形式、タイムライン形式など、複数のビュー形式で確認できます。またスケジュールを月単位、週単位、日単位で切り替えて確認できるので、把握しやすいこともメリットです。これらの機能を網羅しているのは、私が検討したツールの中では Asana だけでした」（佐々木氏）

体験版では実際のプロジェクトの情報を入力して、2週間程度の試験運用を行い導入を決定しました。製品版の購入にあたっては、以前から Google 関連製品の導入で取引があった電算システムに問い合わせを行い、導入を行いました。

実プロジェクトを Asana で管理するにあたって、タスクの登録は1ヶ月ほど時間をかけて検討し、テンプレートを作成しました。

「タスク登録では、細かく設定しすぎると量が膨大になって管理しきれないので、ある程度まとめる必要があります。しかし、インテリアデザイン業界・建築業界では、業界特有の工数の多い細かい業務もあるため、タスクの登録は苦労しました。電算システムの担当者からタスクの中に複数の階層を作ることもできるが、深くしすぎないほうが運用しやすいというアドバイスもいただき、導入支援を受けながら解決することができました。」（長澤氏）

テンプレートについては、現在も運用しながら月に1回程度ディレクターが集まって、より使いやすく改良するためのミーティングを行っていると長澤氏は話します。

なお、スタッフ向けに Asana の使い方や運用を周知するための説明会を開催しました。

「アンデザインとしての Asana の運用ルールをまとめて、スタッフに説明しました。その後、期間を決めてテスト運用を実施し、改善点や疑問点などのヒアリングを実施しました。わからないことがあれば、電算システムに相談しながら解決していきました」（長澤氏）

Asana にはプロジェクト管理のための様々な機能が網羅されていますが、同社では次のような機能に特にメリットを感じています。

「メールは、相手が内容を確認したかどうかわかりません。 Asana の運用ルールで、メッセージを確認したらいいねボタンを押すと決めたので、誰がいつ確認したか、誰が未確認か、すぐにわかるようになりました。例えば、プロジェクトを進めていく中で、コンセプトやイメージ写真を Asana 上でデザイナーに共有すると見た人がいいねボタンを押してくれます。確認したデザイナーが各々自分たちのデザインを進めていき、進めたものをまた Asana を通して共有してくれます。それをディレクターが確認・チェックして・・・と続いていくのでとてもスムーズにコミュニケーションが図れ、大変便利だと感じています」（長澤氏）

「デザインフェーズでは、設計のイメージやラフデザインなどを写真や画像で共有しますが、これをボードビューで見ています。画像がサムネイル表示されるので、わかりやすいですし、再確認するときもすぐに見つけられます。」長澤氏）

「スケジュール確認は主にタイムラインビューで見ています。また、成果物については、リストビューで見ることで、一覧で表示でき確認しやすいです。以前は、メール、LINEなど複数のツールでやり取りしていたので、どこでいつ送ったのか探すのに時間がかかることがありましたが、 Asana で管理することで集約できるようになりました。チェックを依頼するときなども楽になりました」（長澤氏）

なお管理系業務でも一部の業務に Asana を活用しています。

「毎月、経費精算、請求書などの締切日をメールで通知していましたが、 Asana で登録するようになりメール送信の手間が減りました。経費精算のような定期的な業務のほか、プライバシーマークの更新業務など数年に一度の業務も登録しており、漏れなく準備できるようにしています」（鎌田氏）

現在は主要業務のうち、デザインフェーズはほぼ95％が Asana 上で管理できるようになりました。今後施工フェーズでどう活用していくか、検討することになります。

「本格的に活用が始まって3ヶ月になりますが、まだこれまでのやり方を変えていく過渡期にあります。ルールをさらに洗練させて、自然に Asana を使えるようになれば、今よりも何倍も強いツールになると考えています。目下の目標は、リスト、ボードとタイムラインのいいとこ取りをして弊社オンリーワンの使い方をすることです。今後は、社外も含めて Asana がコミュニケーションの中心になるように、業務を改善していきたいですね」（佐々木氏）