柔軟なツール連携で分散する業務タスクをAsanaで一元管理！
バックオフィス業務を見える化し、協働化と効率化を促進

Asanaを最初に導入したのは、人事労務管理を行う部門でした。同社では、全社共通のコミュニケーションツールとしてSlackを活用しており、社員は入退社、結婚、扶養控除などの人事労務関連の各種申請をSlackの専用チャンネルから行っています。

「労務手続きは私が一人で担当していましたが、会社の規模が大きくなるに連れて、誰の手続きが現在どのようなステータスにあるのかを把握することが困難になってきました。ちょうどその頃、労務チームを編成することになり、私一人で完結していた各種業務からタスクを洗い出し、チームメンバーとナレッジ共有しながら業務を分担して進めていく必要が出てきました。しかし、社員の結婚や扶養などプライバシーに関わる内容は、Slackのチャンネルではなくダイレクトメッセージで個別に依頼が来ることもあり、誰がどんなタスクを抱えているかがわかりにくいことが課題でした。そこで、属人化を防ぎつつチームで進捗管理できるプロジェクト管理ツールの導入を検討することになりました」（清崎氏）

清崎氏は、様々なツールを試験導入し、使い勝手の検証を行う中でAsanaを知りました。労務管理ツールからの通知はメールのため、Slackに加えてメールとの連携も不可欠な要件でした。
そこで社内IT部門の山田氏に相談して検証を進め、両方と連携ができることを確認しました。

「Asanaは直感的に操作でき、使いやすいのがメリットでした。社会保険に関する業務は、外部の社会保険労務士に依頼しているのですが、Asanaのゲスト機能を使うことで、社労士への依頼、タスクの割り振り、ステータス管理ができる点も良かったです」（清崎氏）

清崎氏と山田氏は、業務の標準化の目的や直感的な操作性、導入しやすい価格などのメリットを導入理由として社内申請。スムーズに承認され、2022年2月からAsanaを人事部門5名で利用開始することになりました。

契約書審査、業務上の法律相談などを行う企業法務部でも、人事本部と同様にタスク管理の課題を抱えていました。

「法務に関連する相談事をSlackで受けて、スプレッドシートや他のツールを使ってタスク管理をしていました。手作業でタスクを登録しているため、抜け漏れがあったり、ステータスの更新が行われなかったりと、なかなか活用が進みませんでした」（佐々木氏）

こうした課題を抱えていた時に、人事本部がAsanaを導入したことを知り、2022年6月から企業法務部でも導入することになりました。

なお、両部門での導入にあたって、山田氏が各部門の業務内容やフローについてヒアリングを行い、自動化サービスのZapierを使って、SlackやメールとのAsana連携を実装しました。

「Asanaはシンプルなので、連携の仕組みは簡単に設計できました。工夫したことは、SlackにはAsanaのURLを、AsanaにはSlackのURLを付与して、どちらのシステムからでも探さずに双方のタスクをたどれるようにしたことです」（山田氏）

人事本部では、Slackやメールとの連携による依頼タスクの自動登録以外に、週次、月次、年次で発生するルーチンワークのタスクをAsanaに登録し、担当者の割り当てと期日設定をしています。

「タスク管理はもちろん、どういうプロセスで処理するのか、業務のナレッジもチームで共有できるようになりました。不明点があればタスク内でコメントするなどして、確認しながら作業を進めています。タスクごとのステータスがわかりますし、誰かが不在の時は別の人がフォローすることもできます」（清崎氏）

「Slackには法務関連のチャンネルが複数ありますが、すべて自動的にAsanaに連動することで漏れがなくなりました。Slackを見ながら別のツールに手作業で登録していた頃に比べると、業務の効率化ができています。現状では、Asanaに登録されたタスクの担当者の割当はマネージャーが行っていますが、今後業務整理をすれば担当まで自動割当ができるようになるため、さらに効率化が期待できそうです」（佐々木氏）

今後はAsanaを利用して業務工数を数値化していきたいとのことです。今後の活用方針についてうかがいました。

「現在は労務チームだけでAsanaを活用していますが、人事の他のチームでも活用できれば、さらなる業務効率化がはかれると期待しています」（清崎氏）「現在は依頼があったタスクの管理が中心ですが、今後は部門を横断するプロジェクト管理にも活用できそうだと考えています。部門をまたぐとどの部門がタスクを持っているのかわからなくなりがちなので、活用効果が期待できます」（佐々木氏）

「ツールは適材適所なので、他のチームでタスク管理に困っているようであれば、Asanaを提案をしたり、既存導入部門の声を伝えて利用を拡大していきたいです」（山田氏）