Asana導入によるコンサルティング業務の
プロジェクト管理を劇的に改善：
煩雑なタスクと多発するインシデントを解消し、
生産性・売上・顧客満足度UPを実現

地域の医療体制の変革や病院の再編に関わるコンサルティングでは、病院関係者、知事・市長、医師会、銀行、大学病院など、ステークホルダーが多岐にわたるため、適切なスケジュール管理や調整がプロジェクトの進行に大きな影響を与えます。しかし、リサーチ＆インテリジェンス事業部の事業部長であり、自らもコンサルティング業務を担当する角谷氏は、Asana導入前にはそれらが十分にできていなかったと振り返ります。

「一般的にコンサルタントが抱える案件数よりも相当多くの案件を私は担当していました。毎月各案件の進捗を要点の記載にとどめることが精一杯で、案件管理の多くは自分の記憶に頼って回していました。記憶力の限界を超えた状態が続き、常にストレスを抱えていました。」（角谷氏）

同社では、タスク管理の効率化を目的にツールの検討を行い、ユーザビリティやチーム単位・案件単位・プロジェクト単位でのタスク管理、期限管理、メンバーの稼働状況の可視化といった観点から、6つのツールを比較・評価しました。その結果、画面のわかりやすさと必要要件との合致を理由に、Asanaが選定されました。社内導入については全社一斉ではなく、社内の「公認ツール」と位置づけ、使用を希望する部署が申請を行い、利用を開始するという段階的な導入方式が採られました。

ちょうどAsanaが導入されたタイミングで入社したのが吉本氏です。吉本氏は角谷氏の直属のアシスタントとして、部署運営、およびコンサルティング業務のサポートを担当しています。業務効率化を目指していた角谷氏は、吉本氏にAsanaの活用を託しました。

「私が入社した当時、部署ではまだAsanaは利用されていませんでした。そんな中、社内勉強会で、コンサルタントサポートを行う専門部署がタスク管理にAsanaを利用していると知りました。そこから、Asanaの公式動画や資料、電算システムが開催するセミナーなどを活用し、使い方を学び始めました。

その際、電算システムのサポート担当者にも相談し、有効な使い方を教えて頂いたことが非常に参考になりました。学ぶうちに、私自身のタスク管理にとどまらず、Asanaを使って角谷の頭の中にある情報を可視化し、業務を整理することが必要だと考えるようになりました。

さらに活用方法を研究する中で、やりたいことを実現するにはStarterプランの機能では不十分だったので、Advancedプランにアップグレードを行いました。アップグレードに当たっては、社内向け説明会の開催を電算システムに依頼したところ、快く引き受けてくださり、大変助かりました」（吉本氏）

吉本氏は現在もAsanaのユーザーコミュニティに積極的に参加し、他社のベストプラクティスを学んだり、最新機能の情報を収集したりしながら、活用方法を進化させ続けています。

吉本氏がAsanaの運用方法を整理・実践したことにより、角谷氏のプロジェクトの進め方は大きく進化しました。ポイントは、コンサルタントとサポート担当が一体となってAsanaを活用することにあります。

「Asanaを使って”二人でこの先にやるべきタスク・担当者・期日”をあらかじめ書き出しておきます。それにより、私が”何を・いつ”行うべきかを吉本が把握できるようになり、クライアントとのスケジュール調整や資料提供依頼などを任せられるようになりました。以下の図は、Asana導入前後の私の業務割合を比較したものです。アポ調整、資料送付、メール対応をすべて吉本が担当してくれることで、私はクライアント対応や部長としての業務に注力できるようになり、パフォーマンスが向上しています」（角谷氏）

「全国規模で展開される関係者の多い複雑なプロジェクトについても、担当者のタスク、スケジュールと進捗、会議や打ち合わせの結果などをAsanaで集約しているので、状況をすぐに把握できます。Asanaがなければ、こうしたプロジェクト管理は成り立たなかったと思います」（角谷氏）

二人の業務の進め方は、部署内のモデルケースとなっており、類似するプロジェクトでは、同様のタスク管理・スケジュール管理によって、他のコンサルタントでも対応可能な体制が整ってきています。

タイムラインやポートフォリオといった基本機能に加え、とりわけ重宝しているのが、Asanaの「AIサマリー」です。この活用も、吉本氏の提案によるものです。

「部署では毎週30分ミーティングがあり、プロジェクトのステータスを担当者が報告します。AsanaのデータをもとにAIが自動生成する要約を活用することで、報告準備の手間を大幅に削減できています。全国各地にわたるプロジェクトについても、定例ミーティングでAIサマリーで作成した文書をもとに、必要な箇所を微調整して提出しています」（角谷氏）

「在宅勤務の私は、角谷への業務報告にAIサマリーを活用しています。ボタンを押すだけで報告が完了するので、とても効率的です。また、クライアントにおける報告書のプロジェクトの工数管理にも記録として活用しています。会議後のタスク整理やAsanaへの登録までAIが補助してくれるため、作業負荷は大きく軽減されました」（吉本氏）

Asanaを活用してプロジェクトのワークフローを整理した結果、角谷氏が抱える案件は相当な圧縮がされました。

「頭のキャパシティに余裕ができ、以前の2倍働けているような実感があります。さらに顧客からの評価も高まっており、納期より2ヶ月早く完了した案件もあり、生産性の向上を実感しています」（角谷氏）

現在、角谷氏が全社に向けてAsana活用による成果をアピールし、活用を希望する社員が吉本氏に個別に相談するという流れが、自然とできあがっています。成功パターンを踏襲するメンバーも少しずつ増えており、今後はさらに全社的な普及を目指しています。

「Asanaの活用によって生産性を高めることとあわせて社内ではプロジェクトマネジメントの研修を実施することにもなりました。プロジェクトマネージャーが生産性を高めるためには、未来に向けたタスクを書き出し、未来に向けた工程の登録漏れをリマインドしてくれるような、支援パートナーの存在が不可欠です」（角谷氏）

「角谷の仕事に私が伴走することで成果を出せた経験を活かし、今後は他部署のプロジェクトにも伴走して、同様に成果を上げられるよう支援していきたいです」（吉本氏）

「Asanaのおかげでコミュニケーションの無駄が減り、業務の進め方に創意工夫をしやすくなりました。私達の目標は顧客の成功が第一であり、そのプロセスを可視化、メンバー間で共有しながら進めていくことが大事だと感じています」（角谷氏）