株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス

会議のペーパーレス化と G Suite の活用促進
Chromebook とAccessNow で実現全社IT活用気運まで向上

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービスの4人

JR東日本グループの財務業務を支援する株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービスでは、会議のペーパーレス化のために社内標準の G Suite for Work™ と相性の良い Chromebook™ を導入。Chromebook をより便利に使うため、Ericom AccessNow を導入して Microsoft Office も使えるようにした。会議のペーパーレス化だけでなく、業務効率も改善され、もっとITを活用して働き方を変えようという気運が醸成された。その先に見据えるのは働き方そのものの変革だ。

課題

  • 紙を多用する会議
  • 導入されたものの活用が進んでいなかった Google Apps for Work
  • 自社オフィス外で勤務する多くの社員の存在、多様なワークスタイルを支援する取り組みとして、柔軟な働き方を検討
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対策

  • Google Apps for Work の活用とペーパーレス会議の実現のため、Chromebookを採用
  • Chromebook から Windowsアプリを使うためにEricom AccessNow を採用
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効果

  • 共有の Chromebook を使ったスマートな会議スタイルが実現
  • Google Apps for Work の利用促進による情報共有と業務の効率化
  • 社員の世代を問わず、全社にITを活用する気運が醸成
  • 勤務地に囚われない働き方の基礎固めが完成
システム概要

契機は会議のペーパーレス化、働き方そのものが変わる兆しも

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス 企画部 主任 安藤史顕 氏 
株式会社ジェイアール東日本
マネジメントサービス 企画部
主任 安藤史顕 氏

ジェイアール東日本マネジメントサービス(以下、JEMS)は、JR東日本グループの財務業務を包括的に担う機能会社である。社員の半数にあたる約150名が69のグループ会社に常駐して勤務、日常の帳票作成から決算業務、税申告まですべての財務業務をサポートしている。同社のミッションは経営に資する財務業務の提供で、スローガンは「数字と心でグループをつなぐ」だ。

事の起こりは、親会社である東日本旅客鉄道株式会社(以下、JR東日本)で始まった1つの施策だった。会議専用にタブレット端末iPadを使い、会議のペーパーレス化を導入したのだ。JEMSのトップも優れたアイデアであるとして、経営企画やIT業務を担当する同社企画部に対して導入を示唆した。

実際、会議における紙の多用は同社にとっても課題となっていた。一度の会議で、A4にして十数枚の資料、20名参加するのであれば20セット必要になる。事前に出力して1セットずつ綴じるという準備が必要で、資料が差し替えということになれば、また一から印刷・セットのやり直し。紙の無駄も出る。株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス企画部主任安藤史顕氏はこう語る。

安藤氏:私は企画部の中で環境担当でもあるのですが、1998年の設立当初から、当社は照明のLED化など様々な環境活動に力を入れてきました。会議のペーパーレス化はまさに恰好のテーマでした。この取り組みはまた、将来的なワークスタイル変革への布石になるとも考えました。当社の社員の6割は女性で、出産・育児で休職するものも多い。この機会にITを駆使したワークスタイルの未来像を探ることになりました。

Chromebook でのWindowsアプリ利用にEricom AccessNow

当初は親会社にならい、ペーパーレス化用の端末としてiPadを想定する一方で、4年前に社内標準として導入したクラウド型グループウェア G for Work が十分に活用されていない現状を変えることができないかと思案していた。そこで両方の課題を一挙に解決する端末として浮上したのが Chromebook だった。これを会議開催時に配布し、出席者が Google ドライブ 上のファイルを共有しながら会議を進める。イメージはすぐ固まった。しかし、共有するファイルに少々問題があった。同社は財務業務受託企業であるため、マクロを組み込んだExcelファイルや書式が定型化されたWordファイルを多用する。マクロを多用している場合、変換時に崩れることがあった。

これは困ったと頭を抱えかけた時に、同社のシステムインテグレータである電算システムが、クライアント仮想化ソリューションのEricom AccessNowを紹介した。これを活用すれば、会議室から Chromebook の Chrome ブラウザを使って自席のデスクトップPCにアクセスし、Microsoft Officeファイルの閲覧・編集や、Windowsネイティブの財務アプリケーションを使うことができるという。ブラウザからリモートアクセスするのであれば表示パフォーマンスや使い勝手に難があるのではないかと疑っていたが、AccessNow のデモンストレーションを見て不安は消えた。リモートで実行されているMicrosoft Office のWordやExcelが、ローカル端末で実行しているかのように使うことができたのだ。

安藤氏:ブラウザからEricomのサーバにアクセスしてIDとパスワードを入力するだけで使うことができるので、簡単な手順書さえ用意すれば、誰もがすぐに使えると思いました。これは大きかったですね。別途研修が必要なソリューションだったら採用できませんでした。私たちもそこまでの労力は割けないし、当社の社員も多忙ですから。JEMSのシステム担当の背中を押した要因がもう1つあった。AccessNowの検討時、安藤氏らは別件で大手キャリアを訪れた。そこでEricom AccessNowをベースにしたソリューションを展開していると聞いたのだ。これほどの大手が採用しているのだから、将来性には疑いの余地が無いと考えた。

最大の導入効果は全社に、IT活用気運が根づいたこと

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス 企画部 主任 飯島 宏樹 氏 
株式会社ジェイアール東日本
マネジメントサービス 企画部
主任 飯島 宏樹氏 

JEMS経営陣から正式にGOサインが出たのは2015年2月。電算システムはさっそく Chromebook と Windows PCを仲介する Ericom のコネクションブローカーをインストールする作業に入った。サーバは今まで給与システムとして使っていたものを再利用したため、コストを圧縮できた。システム全体の導入作業は1ヵ月もかからずに完了した。

現在、Chromebookは、本社に20台、グループマネジメント事業本部のある新宿光風ビルオフィスに10台導入され、会議の際に自由に持ちだして使われている。Chromebook はクラウドの管理ツールである Chrome 管理コンソールによって管理されており、社内の無線LAN環境下のみで動作するよう設定されているため、社外に持ち出しての利用は不可能だ。

本格導入から5か月、同社の会議スタイルは大きく変化した。出席者は資料を Google ドライブ に事前にアップロードして共有する。Microsoft Office を使う際には Chromebook から自席のデスクトップにアクセスし、機能制限の無い環境で会議を進行できるようになった。株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス企画部主任飯島宏樹氏は次のように語る。

飯島氏:この仕組みのおかげで会議の準備に時間を取られなくなりました。また、会議以外でも Chromebook を活用しています。例えば社員採用会社説明会では、出席者の席上に Chromebook を配置し、Google ハングアウト でプレゼン画面を共有したり、Ericom AccessNow で研修PCにアクセスして財務アプリケーションの使い方を紹介しています。今まで研修用PCを会場に持ち込んでいたのを考えると、かなりスマートになりました。

会議のペーパーレス化を皮切りに、全社的なペーパーレス化も着実に実現している。しかし今回、Chromebook とEricom AccessNow を導入した最大の効果は、ITを活用しようという気運が全社に根づいたことだった。実は、これは想定していないことだった。世代を問わず多くの社員から新しい活用提案が寄せられることに、導入を進めた企画部も確かな手応えを感じている。今後は働き方そのものの変革も視野に入れて更なる活用を検討することになるが、すでにしっかり基礎は固まっているようだ。

株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス

東京都渋谷区代々木2丁目2番2号 JR東日本本社ビル14階

http://www.jre-jems.co.jp

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