オンプレミスからクラウド環境への移行でサーバー管理から開放され、
業務が大幅に削減。導入後のサポートも評価

Google Workspace 導入以前はオンプレミス型のグループウェアを運用していました。導入から10年が経ち、ハード機器のリプレイスやハードディスクの増強をしてきましたが、2度目のハード機器のリプレイスのタイミングを前に様々な課題が浮き彫りになっていました。最も大きな問題がメールのデータ保管容量不足です。ここ2〜3年で画像データなどのサイズが大きいファイルをメールでやり取りする機会が増え、メールサーバーの容量が逼迫していました。「毎月、全社にメール削除のアナウンスをしていましたが、案内をする側のシステム部門にとっても案内を受け取る側の社員にとっても苦痛でした。」と話すのは、同社情報システム部　ITプランニング第1グループ服部 靖氏です。

他にも、システムアップデート、スパム対策など、メールのセキュリティ対策やシステム保守のための工数やコストも無視できないものになっていました。また店舗の社員とのやり取りでは、個人のメールアドレスを付与していないかったので、店舗共有のメールアドレスを利用していましたが、人事部門や教育部門から個人宛の連絡がしにくいという問題もありました。本社の一部ユーザーにはスマホを配布していますが、オンプレ型のグループウェアに対応したモバイルアプリでは、メール受信操作を行わないと新着メールの確認ができないため、タイムリーにメール送受信が出来ない状況でした。

これらの課題を解決するためにグループウェアの刷新を検討しました。まず始めに検討したのは、メールのデータ保管容量の問題です。最近では動画を取り扱うこともあり、今後も取り扱うデータ容量は肥大化する事が予測されるため、自前でハード機器を構えるのではなく、比較的にデータ容量拡張がしやすいクラウド型のグループウェアの導入を前提として検討しました。その中で、他社導入実績が多い Google Workspace とOffice365の２つのソフトに絞って導入検討を進めました導入検討をするにあたって、２つのソフトの機能比較を実施した結果、データ容量が無制限の Google Workspace を選択しました。ベンダー選定では、導入の支援だけでなく、導入後の運用サポートを重視していました。「導入はスタートであって終わりではありません。導入してからが運用のスタートです。その運用をサポートして頂けるベンダーが見つからない中で、電算システムは新サービスとして運用サポートを用意してくれました」と服部氏は、ベンダー選定について振り返ります。

Google Workspace の導入を決定してから3ヶ月で利用開始しました。先行で本社の数部署に試験導入し、段階的に本社全部署に展開しました。その後、店舗に導入していきました。導入時の課題としては、既存の生体認証システムとの連携でした。「10年前から生体認証を利用していて、ユーザーはパスワード管理をしない文化が根付いています。一般的な Google Workspace のログインはIDとパスワードを手入力する認証と聞きしていたので、既存の生体認証との連携可否について悩んでいました。そこで電算システムに相談したところ、CloudGateUNO による既存の生体認証との連携を提案されました。豊富な知識と多くの導入実績がある電算システムならではの提案だと確信し、安心して導入を決めました」と服部氏は話します。

Google Workspace導入を開始したとき、社員には大きな混乱はなかったとのこと。服部氏によれば「Google Workspaceの集合教育は行いませんでした。だれでもすぐに確認出来る様に社内のポータルサイトに利用ガイドを掲載しました。また、Google Workspaceの機能紹介や使い方は、Google Workspace 専用のサイト（ Google Workspace ラーニングセンター）が準備されているので、そのサイトを活用しました。プライベートでも利用頻度が高い Gmail なので、スムーズに導入できました。導入直後はユーザーからの問い合わせはあったものの、1週間で問い合わせは劇的に減りました」とのことです。

Google Workspace の導入により、最大の課題だったメール容量の制限から開放され、メールサーバーの保守管理やセキュリティー対策も不要になりました。機能面ではチャットの活用により、コミュニケーションスタイルが一変しました。社内打合せの日程調整や簡単な確認事をチャットで実施する事で、従来の電話やメールよりもスピーディーに意思決定され、業務が効率化されました。また、店舗の社員1人1人にもメールアドレスを付与した事で、人事部門や教育部門から本人へ直接連絡がしやすくなりました。一方で本社の一部ユーザーに配布しているスマホでは、専用のモバイルアプリにより、メール受信通知が届く様になり、メールでのやり取りが早くなりました。

想定外に活用されているのが Google フォーム です。「Google Workspace 導入時の問い合わせを電話で受けずに、フォームからの受付にしました。ユーザーからフォームに問い合わせが入ると、電算システムに問合せ内容が共有され、その回答を電算システムで準備してもらい、その後私が回答内容を確認して問い合わせをしてきたユーザーに返信するという運用をしており、大変助かっています。」と服部氏。なお、回答内容は蓄積しており、服部氏が不在の時でも他のメンバーが回答できるような運用をしているそうです。それ以外の使い方としてフォームは、商品開発部門が新商品についてテストマーケティングとして社員にアンケートをとったり、教育部門がセミナー参加者の募集に使ったりと、様々な部門が活用しているとのことです。その他にも会議で利用する資料を削減する事で本社だけでおよそ40％の印刷コストの削減ができたそうです。

導入後の電算システムのサポートでは、人事異動に伴うアカウント情報の変更管理が助かっているとのこと。「アルペンでは、全国に店舗展開しているため、数人が関係する人事異動が1週間に1回程度発生しています。アカウントの所属変更、グループ設定など多岐にわたる変更作業を電算システムにアウトソースしています。Google Workspace の構成がわかっていないとできない業務なので、安心して任せられていますし、ユーザーへの影響（ダウンタイム）を最低限に抑えてサービス提供しています。」

今後は、オンプレミスのファイルサーバーを Googleドライブ に移行していく予定です。「すでに店舗のファイルサーバーは移行しています。移行してみて感じるのは、オンプレミスでは世代管理に限界があり、ユーザーが間違って削除したファイルの復活などが手間でしたが、Googleドライブ は、本人がファイル復旧することができるので、情報システム部の管管理・運用が楽になりました」と服部氏は話し、今後の Google の機能アップにも期待しています。