G Suite™ の導入で働き方が進化。
業務の効率が上がり、社内コミュニケーションが活性化

株式会社コメ兵では、国産のグループウェアを長期間にわたって利用していましたが、同社のグローバル展開などビジネス戦略に対して、グループウェアが対応しきれないと感じるようになりました。「アクセスが制限されていたため、海外からの利用はもちろん、国内の出張中も利用できません。名古屋の本社から東京出張する社員が多いのですが、利用できないため、ワークフローが滞るようになりました」と話すのは、今回の G Suite 導入を担当した、マーケティング統括部IT事業部営業システムGマネージャー木下大佑氏です。

社外にいても利用ができ、メールやドキュメントを利用できるシステムを探したところ、機能、料金、運用などの点からマッチしたのがG Suite でした。「スマートフォンのアプリから、資料確認や編集ができることを評価しました。また、社員が普段の生活で慣れ親しんでいるGoogle™の製品なので、使いやすいということもありました」と木下氏は選定の理由を説明します。

ただし、セキュリティと承認申請ワークフローに関しては不安があったそうです。「セキュリティは、人により設定が異なるため、なんらかの形でセキュリティを確保したいと思っていました。またワークフローもなくてはならない機能でした。電算システムの担当者に相談したところ、セキュリティについては、CloudGate UNOを、ワークフローについてはrakumo for G Suiteを提案してくれました。曖昧な要件に対して、機能面だけでなく、費用面も考慮して提案してくれたのがよかったです。」

導入を決定後、運用ルールに合わせて設定を行いました。「海外の製品なので設定でつまづくこともあったのですが、電算システムの担当者から機能の目的や設定方法を教えてもらえて大変助かりました。サポートがあったおかげで、スムーズに導入でき、テスト期間もほとんどなく本番運用に切り替えできました。」と木下氏は話します。

導入を開始してから、働き方が変わったと木下氏。「今までは、PCがないと仕事ができませんでしたが、スマートフォンからも仕事ができるようになり、打ち合わせの合間時間など隙間時間を有効活用できるようになり、効率化しました。」 Google ドライブ™上にファイルを置いているので、どこにいてもアクセス、編集ができますし、同時編集も可能なので、資料作成が効率化されたそうです。

なお、申請承認のワークフローもスマートフォンからいつでもできるようになり、申請から承認や決裁が降りるまでの時間が削減されました。今まで平均すると1日以上かかっていた承認が半日程度までに短縮できたとのことです。

一方で、今までの通りの運用をしようとすると、使いづらいこともあるそうです。「G Suite の導入にあたって、社内規定を一部変更しました。今後はG Suite で可能になる新しい働き方を踏まえて、運用ルールそのものを見直していく必要があります」とよりよい社内環境への変革にも木下氏は積極的です。

導入をしてから、主要なコミュニケーション方法が電話やメールからチャットに変わりました。「チャットを使うようになり、効率化が図れました。例えばある部署の通話時間は導入前は48時間／月でしたが、導入1ヶ月後には6時間までに削減できました。紙の印刷も減っており、導入当初から削減されました」と木下氏。

また、チャットにより社内のコミュニケーションが活性化したと感じているとのこと。「店舗でシステムなどで気になったことがあっても、なかなか本部にまで連絡しにくいという心理的なハードルがありました。しかしチャットになってからそのハードルが下がった上、写真を同時に送ることもできるので、トラブル全般の復旧時間が短くなりました」

導入して4ヶ月が経ちましたが、これからがスタートだと木下氏は考えています。「今後は、社内の情報を G Suiteに集約していきたいです。仕事を始める時は、まずは G Suiteにログインすることを習慣づけたいです。さらに Google サイト™で社内情報を共有する、Google データポータル™でデータ分析をするといった新しいチャレンジをしていきたいです。」