Google Workspace により社内コミュニケーションが円滑に。業務の効率化にも寄与

IMV株式会社では、メールシステムやオンライン会議システムの老朽化、大量のスパムメール、外部からのアクセスに手間のかかるグループウェア、サーバーの容量制限など様々な課題を抱えており、システム改善は経営課題の一環として急務となっていました。経営企画本部 情報システム部 情報システム企画課 課長 宮西　靖氏は上記課題の解決を担うIT組織強化の一環で2018年10月に入社しました。「前職でも、Google Workspace の乗り換えを経験していたこともあり、システム刷新のプロジェクトを任されました」と宮西氏は話します。

システム選定にあたっては、Google Workspace のほか、Office365も選択肢として比較検討した結果、コストやパフォーマンスの面から Google Workspace に決定しました。「オンライン会議システムの入れ替えも検討していましたが、専用の機器は高価。Google Workspace は Google ハングアウト を基本料金で利用できるので、コストパフォーマンスが高かったのです」と宮西氏。なお、電算システムについては、前職から委託していたこともあり、今回もサポートを依頼しました。「サポート品質の高さはもちろん、Google Workspaceだけでなく、Chromebook などハードウェアの取り扱いもありますし、セミナーやブログなど情報発信も盛んなので心強いパートナーです」と宮西氏は理由を語ります。

導入にあたっては、ITに明るい人材がいる部署に Gmail、Google ドライブ、Google ハングアウト をまず試験導入し、フィードバックをもらいました。「先行導入メンバーには、バグ出しのつもりで利用してもらい、足りていない機能、改善してほしいポイントなどを挙げてもらいました。非常に前向きに取り組んでもらうことができ、挙げられた課題には標準機能の設定変更や拡張機能で 解決することができました」と宮西氏は振り返ります。なお、カレンダー、掲示板、設備予約は、2019年8月に全社一斉切り替えしたそうですが、想定外の運用方法などがあり、後からの対応になったため、試験導入の重要性を感じたとのこと。

なお、承認申請については rakumoワークフロー を導入しました。これまでのグループウェアで利用していた機能が実現でき、しかもスマートフォンからの申請、承認が簡単になったため、効率化できました。

導入後にあがった課題に対しても、設定変更や拡張機能で対応し現在は概ね問題なく運用できています。安定運用に入ってから「メールの検索性の高さ、スパムメールのフィルタリング機能などを評価する声が聞かれるようになりました」と宮西氏は話します。特に、若手のデジタルネイティブ世代は、スマートフォンでのやり取りやチャットに馴染みがあるとのこと。「私もメールとチャットの使い分けはほとんど意識していません。プロジェクトでチャットルームを作成して議論したり、自然に活用しています」と話すのは、2019年4月に新卒で入社し情報システム企画課に配属された湯岡 三晴氏です。

以前は、2つのオンライン会議システムを使っていたため、複数拠点をつなぐ場合など、わずらわしさがあったといいます。Googleハングアウト に統一したこより、設定が簡単になり、スムーズになりました。

宮西氏が驚いたのは、若い世代を中心に自主的に関数や複数スプレッドシートを使って、情報共有の仕組みが作られたことです。「事業部ごとにスペースを用意しているのですが、気づいたらメンテナンス部門のスケジュール管理票が作成されていました。従来は、Excelで管理していましたが、外部にいるメンテナンス担当者はアクセスできないので、事務担当者に電話で問い合わせるなどしていました。今は、モバイルからアクセスしてスケジュール確認、予定変更などを自分で行えるようになりました」他にも、価格表など参照されることが多い情報がスプレッドシート化され、共有されているそうです。

また、Google フォーム も社員が自主的に活用するようになりました。「メンテナンス部門が部品発送申請のフォーム、総務部門がTOEICの申し込みフォームなど、様々な部門がフォームを活用しています。既存のフォームを参考に自分たちで工夫して作成しています」と宮西氏。

今後は、グループ会社への段階的導入を予定している他、タイ、ベトナムなど一部の海外拠点でも Google Workspace の導入を検討しています。