3つの社内ポータルサイトを LumApps で構築。
システム運用工数を大幅削減し、各部門での情報発信が可能に

導入のきっかけは、2023 年の 50 周年でした。社名変更があり、国内、国外あわせて「One Nidec」でシナジーを出していけるように、社内向けのポータルサイトを刷新することになりました。その背景について、LumApps の導入プロジェクトリーダーであり、その後の運用・保守にも携わる長谷川氏は、次のように話します。

「2018 年から別のシステムを利用していましたが、EOL(製品サポート終了)に伴い、2021 年末から新システムの導入を検討し始めました。以前は自社でサーバーを管理していたため、ポータル担当者の工数の約半分がシステムの保守やメンテナンス対応に費やされており、これは大きな課題でした。また、画面操作が難しいため、広報部門や人事部門といった、非IT部門の社員がポータルで情報発信をする際には、情報システム部が代行作業を行うなど、非効率な運用にならざるを得ませんでした。さらに、双方向コミュニケーションや新着情報の通知ができない等、機能面でも不足がありました」(長谷川氏)

「システムのバージョンアップやメンテナンスのたびに、システムを停止する必要があり、システムの可用性という観点でも課題を感じていました。ポータルサイトをグローバルに展開するにあたって解決しておく必要があると考えました」と、導入責任者である情報システム部の浦野氏は振り返ります。

「そこで、サーバー管理が不要で、常に最新状態を保てるSaaS型のサービスを導入したいと考えました。しかし、オンプレミス型の従来システムと比較するとキャッシュアウトが増加するため、経営陣や利用部門を説得するのに苦労しました。SaaSにすることで、『システムの維持』ではなく、システムの活用にリソースを割けることを主張し、信念を持って半年以上かけて何度も説明をしました」(浦野氏)

移行を検討していた時期に、長谷川氏は Google のイベントに参加し、LumApps の導入事例を聞きました。

「LumApps は私たちの要件に合致する機能を備えており、導入候補となりました。他にも、Google Sites や以前使っていたシステムのSaaSバージョンなども比較検討しましたが、機能面、安定性、使いやすさを総合的に評価し、LumApps を選びました」(長谷川氏)

特に、マルチプロバイダー機能により、Google Workspace、Microsoft365 のどちらのアカウントからでもログインできる点を評価しました。

「ニデックグループでは、Google Workspace、Microsoft365 の両環境があり、LumApps であれば、どちらのユーザーにも情報発信ができるグループ共通の情報共有基盤にすることが可能です」(浦野氏)

導入パートナーに選んだ電算システムについては、次のように評価しています。

「電算システムからは、迅速かつ高品質なシステム導入の提案をいただき、安心感がありました。LumApps の導入実績が豊富で LumApps 社との連携も心強く感じました」(長谷川氏)

以前利用していた製品の導入時は、ほぼ情報システム部のみで製品の選定や企画を進めたため、情報発信部門の参画が中途半端になってしまった反省があると浦野氏は話します。

「LumApps の導入においては、情報を発信する広報部門や人事部門、研究部門などを含むポータル運営協議会を設立し、社内横断プロジェクトとして推進することにしました。定期的な打ち合わせを通して、密に情報共有や意見交換をしながら進めました」(浦野氏)

特にポータルサイトのデザイン検討には時間をかけて取り組みました。「創業 50 周年を機に、社内ポータルサイトという枠を超え、社員エンゲージメントを高める起爆剤になるようなサイトにしたいと考えました。電算システムから複数のデザインを提案してもらい、それをもとにポータル運営協議会で意見交換を行いながら決めていきました」(浦野氏)

本格的に導入プロジェクトを開始する前の 2022 年 6 月にはPoC(概念実証)期間を設けました。主要な利用部門のメンバーと共に、システムの機能やユーザビリティを評価して問題がないことを確認した上で、同年8 月にプロジェクトをキックオフしました。

「情報発信部門が自立的かつタイムリーにポータルで情報発信をするためのユーザビリティをLumAppsが備えているかという点は導入を検討するにあたって、とても重要なポイントだったので、PoCの段階から利用部門を巻き込んで見極めを行いました」(三島氏)

導入プロジェクト完了後も定期的に「ポータル運営協議会」を開催し、ポータルサイトの利用状況報告や、活性化企画の検討、デザインの見直しなど、PDCAのサイクルを回してより良いポータルサイトとなるよう、全社一丸となってサイト運営をしています。

9 ヶ月の移行期間を経て 2023 年 5 月にLumAppsの全社利用を開始し、現在は(1)NIDECグループ共通のポータルサイトである「NiDEPO」(Nidec Group Portal)、(2)ニデック株式会社の社員向けポータルサイトである「NCJ Portal」、(3)ニデックグループ内の経理担当者向けポータルである「NIAPO」(Nidec Accounting Portal)の 3 種類のポータルサイトが稼働しています。

「「NiDEPO」は2023年7月の創業 50 周年の盛り上げにも一役買いました。50周年イベント事務局が積極的に「NiDEPO」で情報発信を行い、社員からの「いいね」やコメントを通じて活発なコミュニケーションが生まれました」(三島氏)

社内SNSの導入は初めての取り組みだったため、当初は馴染まないのではという不安もありましたが、イベント情報をタイムリーに発信することで、「いいね」やコメントをする文化が徐々に形成されていきました。特に、50 周年を機にリニューアルした社歌はポップで、社員によるダンス動画の投稿なども行われ、盛り上がりを見せました。

導入後は各部門が主体的にポータルサイトで情報発信を行うようになり、投稿数が増加しています。通達、通知やお知らせといった事務的な情報発信だけでなく、積極的にコンテンツの企画が行われ、業務に役立つ情報はもちろんのこと、業務を少し離れたカジュアルな情報なども発信されるようになり、コンテンツの多様化が進みました。特に、広報部門が作成した会社紹介のシーンで活用できる資料テンプレートはいつでも、どこからでも入手できる役立つコンテンツとして、ニデックグループ内の営業担当者に重宝されています。

「ユーザビリティが各段に向上し、非IT部門が自分たちで容易にコンテンツを作成できるようになりました。社内SNS機能を用いた双方向コミュニケーションや新着コンテンツのメール通知など、欲しかった機能が揃ったことで、ポータルでの情報発信数は以前の 2.25 倍、アクセス数も 3倍に増加しています。ポータル上の社内SNSでは、会社周辺の飲食店や観光名所を紹介しあうもの、ニデックの公式キャラクター「わんにでっく」のつぶやきなど、社員交流を目的としたコンテンツが数多く公開され、グループ会社の垣根を越えたコミュニケーションが活性化しています」(三島氏)

「LumApps の導入により、システムの運用工数を削減できたことは大きなメリットです。また、以前はアクセスが集中するとサーバーが停止する障害が発生していましたが、その心配もなくなりました」(長谷川氏)

今後の展望について浦野氏は次のように話します。

「経営層からも新ポータルサイトは高く評価・期待されています。現在は国内グループ会社のみに展開していますが、今後は多言語化対応をした上で、海外にも展開する予定です。会社/拠点、更には国の垣根を越えてコミュニケーションの ”輪” を拡大し、“One Nidec”を更に加速させます」(浦野氏)