LumAppsで社内ポータルサイト構築。
情報へのアクセスはより早く、
コミュニケーションはより強く。

東京に本社を置き、愛知県内に5拠点、福岡・神奈川に各1拠点、海外はアメリカ・中国に3拠点を構えるタマディック。さらに顧客先で勤務する従業員も多く、社内情報の共有方法と社員間コミュニケーションが課題となっていました。

「これまではSharePointを使って社内規定などの情報を配信し、イベントや社内ニュースはそれぞれ別のシステムで発信していました。さらに、社内SNSも別の仕組みで運用しており、ツールが乱立していました。社員からは『どこで情報を見ればいいのかわからない』という問い合わせが、経営企画部に頻繁に寄せられていました」（豊田氏）

「以前のシステムは、検索性能が低く、完全に単語が一致していないとヒットしませんでした。さらにPDFは検索対象外で、住所変更の手続きをする際に社内規定が見つからず困ったことがありました」（片岡氏）

「入社時には、システムが多くて覚えることが大変だと感じました」（須田氏）

同社では、客先常駐社員が貸与PCから社内情報にアクセスできない課題を抱えていたため、2023年9月に全社員へスマートフォンを配布し、社内情報を受け取りやすい環境を整備しました。

「ところが、従来のシステムはスマートフォンに最適化されておらず、『読みにくい』『使いにくい』という声が多く寄せられました。そこで経営層から、『スマートフォンを活用して情報展開できる仕組みを整えよう』という方針が示されました」（豊田氏）

そこで、担当者が様々なツールを検討する中で出会ったのが、LumAppsでした。

情報発信の一元化とスマホでの閲覧性の2点を要件としてシステムを検討しました。当初は、SharePointの改修による対応 を検討しましたが、モバイル最適化に限界があるため断念しました。

「複数の候補ツールの中で、LumAppsはSharePointと連携できる点を評価しました。SharePointに蓄積された情報をそのまま活用しながら、ポータルサイトとして発信できます。さらにスペース機能を使うことで、社内SNSとしても活用できる点も魅力でした」（豊田氏）

担当者からLumAppsを提案された豊田氏は当初、フランス企業が開発したシステムが日本企業の文化に合うか不安があったといいます。

「LumAppsのデモを見て、日本の企業でも問題なく使えるとわかりました。他の候補ツールはデザインの柔軟性が低かったのですが、LumAppsは自由度が高く、電算システムから多くのデザインサンプルを提供してもらい、導入を決定しました。導入決定後も、こちらの要望を丁寧に汲み取って修正を重ねて頂いたおかげで、理想のポータルサイトが完成しました」（豊田氏）

現在は、LumAppsにSharePointをはじめとする様々な社内情報を集約し、シングルサインオンで各情報へアクセス可能にしています。ユーザー権限に応じた、アクセス制限も行っています。

ポータルサイトでは、「会社を知る」というメニューから、社内規定や各種書類フォーマットへのリンクを掲載しています。従来は規定ごとに階層に分けていましたが、結婚・出産などのライフイベントや利用シーンから探せるように、導線に変更しました。また、経費精算やスケジュールなど各業務システムへのリンク、社内教育用コンテンツへのリンクも用意し、まずはここにアクセスすれば、必要な情報にたどり着ける構成になっています。

「最初に電算システムから手厚い教育とサポートがあり、投稿の作成や管理などの運用を内製化できました。私は社内システムのメンテナンス情報を発信していますが、新着通知が届くようになり、以前より周知が行き届くようになりました。また、他の社員から情報の保存場所について問い合わせが来ることがなくなりました」（山下氏）

「検索性能が向上し、必要な情報にすぐたどり着けるようになりました。私は協力会社の方々の管理を担当しており、協力会社の事務所移転や社長交代などの情報を発信していますが、スマートフォンからも見やすくなったと感じています」（片岡氏）

「社内SNS『TAMA MEETS（タマミーツ）』では、業務・プライベートを問わず自由に投稿できます。海外出張のレポートなども共有され、社員同士のコミュニケーションが活性化しています。社長が投稿することもあります。私は“すだたつ”という名前で社内情報を投稿していますが、知らない社員から『すだたつさん』と声をかけられることが増え、総務担当者としてのブランディングにつながっていると感じます」（須田氏）

以前の単独SNSと比較すると、アクセス数は約1.6倍、投稿数は月最大3倍に増加しました。ポータルサイトからの導線により、「ついでにTAMA MEETSも見る」という行動が生まれています。

導入から半年以上が経過しましたが、トラブルなく順調に運用できています。今後の展望について、社長の森實氏にもご参加いただき、お話を伺いました。

「経営者として、従業員が健康的に働ける環境づくりを進めています。そのためには、社内の情報発信や情報交換が重要であり、LumAppsをそのためのツールとしてさらに活用していきたいと考えています。社長のつぶやきを投稿するスペースもあるので、そこにもっと投稿して活性化につなげたいです。

物理的なコミュニケーションは拠点が離れているため頻度が限られますが、デジタル上の交流でそれを補っていければと思います。現在策定中の中期経営計画でも、ウェルビーイングを念頭に、コミュニケーション活性化のための施策を盛り込む予定です。今後は、より多くの社員が見たくなるような魅力的なコンテンツづくりについても、電算システムに相談していきたいと考えています」（森實氏）

「現在、社内SNSをより活用するためのアンケート調査を実施しています。その結果を踏まえ、経営戦略に沿ったKPIを設定し、コミュニケーション活性化の施策を進めていく予定です」（須田氏）

「LumAppsではAI機能の開発が進んでいると聞いており、今後のAI連携にも期待しています。また、現状ではEラーニング教材が社内に散在しているため、今後はLumApps上で教育資料を整理し、見やすくしていきたいです。自分が受講した教材を後輩にすすめやすくなるなど、ナレッジ共有の促進にもつながると思います」（豊田氏）