コープデリ生活協同組合連合会(旧:コープネット事業連合)

比較にならないコスト差!
取引先と Chromebox for meetings™ でシステム開発を効率化

コープデリのトラックと情報システム システムサービス部 OA課 課長 若宮浩 太郎氏

コープデリ生活協同組合連合会(旧:コープネット事業連合)では、2011年の東日本大震災をきっかけにテレビ会議システムの導入を検討していましたが、従来のテレビ会議システムは初期費用だけでも100万円以上コストがかかり、価格が見合わず導入が見送られていました。2014年、グーグルから安価な次世代型テレビ会議システム Chromebox for meetings の発売が発表されると、すぐにテスト導入を開始。今では8都県の全会員生協に設置して社内外問わず様々なプロジェクトに活用されており、移動時間や交通費の削減、コミュニケーションの円滑化を実現しています。

課題

  • 緊急時の会員生協との連携体制(BCP対策)が不十分
  • 電話会議を実施していたが、相手の顔が覚えず十分に意思疎通が図れない
  • テレビ会議システムの価格が高く導入できない
  • 会議のために遠隔地から来る担当者の移動時間が非効率
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対策

  • Chromebox for meetings を導入
  • 電話会議や遠隔地の担当者との定例会議をテレビ会議に切り替え
  • Googleカレンダーとテレビ会議予約を連携
  • 各部署の責任向け操作説明会を実施
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効果

  • 緊急時に速やかに全8都県の会員生協と連携できる体制を構築(BCP対策)
  • 会議中に参加者の顔が見えるようになり、コミュニケーションが円滑に
  • 保守料や手間がかからず、管理コストと工数を削減
  • 会議のための移動時間、交通費の削減

コストが壁、BCP対策と非効率な定例会議

情報システム システムサービス部 OA課 課長 若宮浩太郎氏
情報システム システムサービス部 OA課 課長 若宮 浩太郎氏
情報システム システム企画担当 黒須喜則氏
情報システム システム企画担当 黒須 喜則氏

コープデリ生活協同組合連合会(旧:コープネット事業連合)では、災害などの緊急事態が発生した際に、栃木、茨城、群馬、千葉、埼玉、東京、長野、新潟の8都県にある6会員生協役員間の連絡が必要不可欠です。しかし、2011年に発生した東日本大震災の際、電話が繋がらず会員生協間の連絡が思うように取れなかったことを踏まえて、非常事態時に全会員生協が速やかに連携できる環境を整える必要がありました。
また、毎週1回、南浦和本部の労働安全衛生課に担当者が集まり会議を開いていましたが、「千葉保健室スタッフは南浦和まで片道1時間半〜2時間かかり、会議に出席するだけでも1日がかりで非効率なので、テレビ会議で参加できないか」と相談がありました。

震災後、コープデリ生活協同組合連合会(旧:コープネット事業連合)ではテレビ会議システムの検討を始めていましたが、コストはみな100万円以上。役員会にも提案しましたが、価格の高さが壁となりペンディングとなっていました。

比較にならない価格差!Chromebox for meetings を導入

既に導入していたグループウェア G Suite™ の管理者である若宮氏は、Google™ が Google ハングアウト を使用した新しいテレビ会議システムを発売するという情報を入手、G Suite 導入時からサポートを担当している株式会社電算システムに依頼し、Chromebox for meetings (以下、Cfm)のテスト導入を実施します。




Choromebox for meetings の機器たち

「Cfm は対(つい)で購入しても30万円程度で、パソコン2台分の価格と同様です。従来のテレビ会議システムであれば100万円単位の投資が必要で、保守料、減価償却費も発生します。さらに、カメラ、スピーカーなど機器に対する保守サービスの契約も必要で、拠点が増えた時の費用も算出しづらかった。Cfm は1個いくらで決まっています。導入検討のため10社以上に資料請求しましたが、比較になりませんでした」

G Suite の標準機能である Google ハングアウト ではなく、Cfm を推進した点については「 Google ハングアウト を使う場合は、デスクトップPCユーザーにマイクとカメラを配布し、使い方も全員に説明しなければなりません。Cfm は操作方法も本体のスイッチを入れてTVの電源を付けるだけなので、誰でも簡単に操作できます」(若宮氏)

取引先にも Cfm を設置!毎日朝夕のプロジェクト進捗ミーティングを効率化

情報システム システム企画担当 黒須喜則氏

現在、基幹システムの開発プロジェクトに Cfm を利用しており、横浜にある開発ベンダーの担当者3〜7人と南浦和本部にいるプロジェクトメンバー20〜30人で、毎日朝と夕方に進捗会議を実施しています。以前は電話会議を実施していましたが、相手の顔が見えないので話し手が誰だか分からず意思疎通が上手く図れないことが課題でした。

「電話会議中、声だけだと誰なのか分からなくなるため、発言者ははじめに自分の名前を名乗ってから意見を言います。会議では発言者は、相手が理解しているかどうか表情を見ながら判断していて、説明不足だと思ったら追加して話したり修正したりしますが、顔が見えないと表情が読み取れませんよね。よく理解されていないのではないかという不安があります。会議は相手の顔が見えた方がいいですよ」(若宮氏)

プロジェクトメンバーの1人である黒須氏は、Cfm を利用した現在の会議についてこう語ります。「Google カレンダー から予約して、数分前に会議室に集まり Cfm の電源を入れテレビをつける、これだけで相手側の顔も見え、遠方より来社しなくても会議がスタートでき使い勝手が良いです。最初はテレビ会議に懐疑的なところもありましたが、画質も音声も思ったほど違和感はなく、不自由はありません」

本プロジェクトでは、新たな取引先も同じテレビ会議に参加したいと要望が出たため、若宮氏自ら取引先に Cfm を持ち込み、数分で設置を完了しました。取引先からは「こんなに簡単に設置できるのか」と驚かれました。電算システムとの G Suite 定例会議も Cfm で実施しており、社内だけでなく社外の取引先とも簡単にオンラインミーティングの環境を構築でき、同じシステムを使って業務を効率化できるのも Cfm の大きな魅力です。

管理コストや工数もかからず問い合わせも Google Apps と同じ窓口へ

Cfm 導入後に、各部署の責任者を集めて Cfm の操作説明会を実施したため、各ユーザーは自由に Google カレンダー からテレビ会議を予約でき、管理者への問い合わせはほとんどありません。ネットワークのポートを閉じた際に Cfm が繋がらないことがありましたが、すぐ原因が判明し対処できました。

「一般的なテレビ会議システムであれば、トラブルの原因が機器にあるのか、ネットワークにあるのか、原因の切り分けをしてそれぞれのサポート窓口へ問い合わせが必要ですが、Cfm の場合は G Suite と同じサポート窓口なので、サポートの面でも手間がかからないのが良い点です」(若宮氏)

Cfm 導入のきっかけはBCP対策でしたが、今や取引先との業務を円滑に進めるために必要不可欠なシステムとなっています。コープデリ生活協同組合連合会(旧:コープネット事業連合)では、今後も Cfm の利用を促進して、社内外問わず様々な業務に役立てたいと考えています。

コープデリ生活協同組合連合会
(旧:コープネット事業連合)

埼玉県さいたま市南区根岸1-4-13

http://www.coopnet.jp

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