Google Workspace の利用から活用へ！
高崎市役所が実現する自治体DX

同市ではこれまで、グループウェアを含む多くのシステムをオンプレミス型で運用していましたが、現場では「内線文化」や「紙文化」の残存、さらには「共有ドライブの容量不足」や「検索性能の不足」といった複数の課題に直面していました。

そこで、グループウェアのクラウド移行の検討を開始。しかし、オンプレミス型で稼働している財務会計や文書管理などの既存システムとの併存を考慮すると、セキュリティモデルにおける「β（ベータ）モデル」や「β’（ベータダッシュ）モデル」への移行は現実的ではないと判断しました。

その結果、同市は「α'（アルファダッシュ）モデル」を採用することとし、近隣自治体で既に導入実績のあった「Microsoft 365」および「Google Workspace」の 2 製品を対象に、本格的な比較検討を開始しました。

両製品を比較検討するにあたり、従来使用していた Microsoft Office 製品との親和性や、職員の操作性における混乱（ハレーション）を最小限に抑えられる点では「Microsoft 365」に優位性がありました。しかし、予定アカウント数が 3,000 を超える同市にとって、ライセンス費用に伴う総コストは極めて大きな障壁となりました。

一方で「Google Workspace」は、管理コンソールの使いやすさ、検索性能の高さ、ドライブ容量の大きさなど、多くの点で同市が抱える課題を解決できるポテンシャルを備えていました。

「Google Workspace」の検証を進める中で、オフィス系ツールの操作感の違いは「利用する中での慣れ」で解決できるという見通しが立ちました。しかし、一部のオンプレミスシステムで Excel 等のマクロを利用していたことや、過去の様式（テンプレート）の継続利用を考慮し、完全な移行は行わず、既存のオフィス互換ソフトと「Google Workspace」を並行稼働させる「ハイブリッド方式」を採用することといたしました。

新たなツールの導入当初こそ庁内に戸惑いもありましたが、AIアシスタント「Gemini」の活用とオフィス互換ソフトの存在が現場の抵抗感を大きく和らげる結果となりました。

特に「Gemini」は、生成AIの扱いに慣れている若手職員だけでなく、「いまさら制度等の内容を部下に聞きづらい」という悩みを抱える管理職層まで幅広く活用されています。「Gemini Notebook（旧 NotebookLM）」などの先進機能を含め、導入検討時の想定を遥かに超えるスピードで進化したAI機能は、現在の業務効率化に大きく寄与しています。

また、オフィス互換ソフトの存在が「すべての業務プロセスを一度に乗り換える必要はない」という安心感をもたらす緩衝材となり、庁内の動揺を最小限に抑えました。

高崎市役所は今後、各課に蓄積されたナレッジの共有を進め、「Google Workspace」を単に「使う」フェーズから「使いこなす」フェーズへ引き上げるための人材育成を進めていきます。これにより、さらなる「自治体DX」の推進とその先にある「市民サービスの向上」を目指してまいります。