生産工程管理やプロジェクト管理など、ゴールの決まっている業務には適切なスケジュールの進捗管理が欠かせません。進捗状況を把握する方法としてガントチャートを利用する企業は多いでしょう。ここでは、ガントチャートの基本、利用するメリット、専用のガントチャートツールの有用性などについて解説します。
ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトや製造業務の内容と進捗状況をわかりやすく図表化したものです。横軸に時間、縦軸に工程を細かく、作業内容を色分けしつつ階層的に配置することで、プロジェクトに紐づくタスクや担当者、それぞれの開始日や完了予定日などがまとめて管理できます。時間軸に沿った工程管理がわかりやすく可視化されることで、ひと目で担当者ごとのタスクのバラつきや、スケジュールの遅れなどが把握できます。このため、ゴールが決まっているプロジェクト管理や生産工程管理における工数管理に有効な手段です。スケジュールやタスクは、管理者だけでなくチームのメンバーで情報共有する必要があります。その手段として、エクセルやスプレッドシートを使ってガントチャートを作図しているところもあるでしょう。
ガントチャートは、WBSスケジュールと併用して使われることも多いです。WBSとは「Work Breakdown Structure」の略であり、作業分解構成図とも呼ばれ、ガントチャートと親和性が高いフレームワークです。
ガントチャートを利用するメリット
数人が関わるプロジェクトや全社的なプロジェクト、複数が同時に進行するプロジェクトなど、業種や職種を問わずガントチャートはさまざまなケースで利用されています。ガントチャートを利用するメリットはどのような点にあるのでしょうか。以下に主なメリットを紹介します。
プロジェクトの全体像が把握できる
ガントチャートはプロジェクトの開始から完了までの各タスクが網羅できるように作成します。そうすることで、どのようにプロジェクトが進み、どの工程を誰が行うのか、その後の工程は誰が引き継ぎいつまでに終わらせるかなどがわかりやすく可視化されます。これによりプロジェクトチームのタスクの配分や進捗率の全体像がひと目で把握しやすくなるのです。プロジェクト管理者にとっても、タスクの担当者にとっても必要不可欠なツールといえるでしょう。
プランに無理がないかを計画段階で確認できる
ガントチャートなら、全体的なプロジェクトの流れとなる作業工数や作業の順番が適切であるかを一覧で確認できます。タスクの担当者に割り当てた工数が現実的か、また作業の順序に無駄が生じないか、あるいはスケジュールに無理がないかなど、それぞれの視点で把握可能です。さらに、担当者ごとのタスク配分量もわかりやすく視覚化されるため、適切に配分しやすくなり担当者間の不公平感もなくせるでしょう。ガントチャートは、プランの全体を眺めてどこかに無理がないか、作業が偏らないかなどを計画段階で確認するのにも適しています。
トラブルや遅れに対し迅速に対応できる
ガントチャートツールなどを使ってチームメンバーが情報を共有することで、タスク担当者の連携が深まり、スケジュールの進捗状況が把握しやすくなります。アラート機能などを設定しておけば、遅れが出ている部分があれば通知されるため、全体に影響が出る前の早い段階で気づいて対処できます。何らかのトラブルがあった際も、プロジェクト管理者だけでなく、お互いの状況が可視化されるためチームメンバーがフォローしやすくなります。
ガントチャートを利用する方法
ガントチャートは専用のシステムやアプリを利用する方法もありますが、使い慣れたエクセルや Google スプレッドシートなどの表計算ソフトなどを使って作成できます。ここでは、それぞれの使用イメージについて解説します。
エクセルで作成する
エクセルでは、横軸に日付、縦軸に担当者名を入れ、それぞれの作業内容と開始日と終了日の間のセルを塗りつぶしてバーとして表示させられます。あらかじめ、作業工程をリストにして担当者と日付を埋めておき、関数で自動的にガントチャートへ表示させることもできます。1セルずつ手入力で埋めていくのでは手間がかかりすぎ、スケジュールの変更も面倒なためおすすめしません。条件付き書式などを使って、工程や担当者別に色分けしたり、曜日や休日をわかりやすく表示させたりすれば見やすくなるでしょう。エクセルを既に導入していれば追加費用なしで作れるメリットがありますが、チームでの共同編集という点では向いていません。関数を使っているので、誰かが誤操作をした際にうまく機能しなくなるなど、デメリットもあります。
Google スプレッドシートで作成する
Google スプレッドシートは、Webサービスとして無料で利用でき、複数人での共同編集が可能なため情報共有という点では使いやすいツールです。また、エクセルには機能性で劣るものの、必要十分な機能が備えられているため、手軽にガントチャートが作れます。テンプレートのガントチャートを利用すれば、簡単に作成でき、関数や条件付き書式も設定できます。ただし、Webで簡単にメンバー間の情報共有ができるメリットはありますが、操作面はエクセルとほぼ同様であり、関数を駆使してかなり作り込まなければ実用的とはいえません。
ガントチャートツール（アプリ）を利用する
ガントチャート機能が搭載されたツールであれば、ガントチャートの枠の作図や関数の設定の必要がなく、最低限の必要項目だけを入力するだけでガントチャートが簡単に作成できます。その後のスケジュールの変更や、全体的な工期の見直しなどにも簡単に対応可能です。エクセルやGoogle スプレッドシートのように、関数や機能を把握していなくても直感的に使えるものがほとんどです。ガントチャートツールはチームメンバーでの利用を想定しているので、情報共有に特化した機能を持ち、資料の閲覧やチャットなどもスムーズに行えるものがあります。無料ツールでも使い勝手が良いものもありますが、有料ツールと違って機能制限されているものや作成できるチャートの数が決められているものもあるため、導入の際は事前に確認しておきましょう。
ガントチャートツールを利用するメリット
プロジェクトを遅滞なく遂行するには、タスクごとのスケジュール管理が重要です。そのためには、ガントチャートツールなどを効果的に利用することで業務の効率化につながります。具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。以下に、ガントチャートツールを利用する主なメリットについて紹介します。
自作チャートより圧倒的に使いやすい
エクセルや Google スプレッドシートを利用して作図したガントチャートは、やや視認性に欠け、見栄えの良いものを作ろうとするとかなりの時間を要します。関数やマクロ、VBAなどの機能を熟知して使いこなせる人材がいないと、ガントチャートのメリットを活かした機能を持たせることは難しいものです。その点、ガントチャートに特化した専用のツールなら、ガントチャート作成、利用、管理に適したUI（ユーザーインターフェース）になっています。誤操作などでデータを書き換えることも防ぎやすく、直感的な操作が可能で、スケジュールの変更が簡単に行える点もメリットです。
ガントチャート以外の機能も備えている
ガントチャートツールは、そもそもプロジェクト管理やスケジュール管理に使われるツールのうちのひとつです。管理する内容によっては、必ずしもガントチャートでの表示が優れているわけではありません。スケジュール管理用のツールには、管理しやすいようにさまざまな形式のテンプレートが用意されている場合があり、その都度適した管理方法が選択できるようになっています。外部サービスとの連携やスマホアプリから利用できるツールなら、チームメンバーの使い勝手もよく、場所を選ばず便利な使い方ができるでしょう。最新のプロジェクト進捗状況をレポートで確認することで、スケジュールの調整やリソースの配分なども簡単に行えます。
まとめ
ガントチャートに多くの時間をかけて作成したにも関わらず、有効に利用できていないケースも見られます。ガントチャートを見栄え良く作図したのはいいものの、その後の変更にうまく対応できず、修正に大幅な時間を取られてしまうという声も聞かれます。ガントチャートを利用するなら、本来の目的であるプロジェクト管理やスケジュール管理という面で十分に機能を発揮することが求められます。その点、Asanaならタスクや期限、メンバーの連携などが簡単に視認でき、メンバー間で情報共有することで、目標に向かって着実に業務をこなせます。変更が生じた場合でも、目で確認しながら簡単な操作で修正が可能です。プロジェクト管理に最適なツールとして、ぜひご検討ください。
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