業務効率化や社内の情報共有が行き届くために活用されているのが「社内ポータルサイト」です。社内の情報を集約するだけでなく、コミュニケーションや勤怠管理といった機能を備えることもできます。本記事では、社内ポータルサイトの概要や導入するメリット、失敗しない導入手順について解説していきます。
社内ポータルサイトとは
ポータル（Portal）とは、「玄関、入り口」を指す言葉です。通常のポータルサイトはそれぞれのWebページを閲覧する前段階で利用する検索サイトやリンク集のことですが、社内ポータルサイトは企業に関する情報が集約されているサイトです。業務に必要なツールやサイトを一覧で表示されるため、誰でも簡単に必要な情報にアクセスできます。例えば、企業理念や事業計画など根幹ともいえる情報を掲載したり、社内報や社員が書き込む掲示板で情報のやり取りができる場を設けたりしています。社内ポータルサイトは、あくまでも社員間の情報共有、コミュニケーション活性化を目指すものであるため、外部からアクセスできないことがほとんどです。
社内ポータルサイトでできることは？
業務に必要なサイトやツールをまとめている社内ポータルサイトは、一般的にどのような機能があるのでしょうか。利用するサービスによって違いはあるものの、社内向けSNSやチャット機能などのコミュニケーションツールやタスクやスケジュールが管理できる機能、またレポート作成やワークフロー申請、勤怠管理ができる機能などが挙げられます。このほか、データを格納できるストレージ機能や掲示板、プロジェクト管理機能などを備えているものもあります。
社内ポータルサイトのメリットとは？
ここでは、社内ポータルサイトを導入するメリットについていくつか挙げます。社内ポータルを導入することで、どのような課題が解決できるのかが理解できるでしょう。
社内における情報を一元管理
日々の業務ではさまざまな情報を使用しますが、それぞれが別の場所で管理されていると、情報を引き出すのに時間や手間がかかってしまいます。社内ポータルサイトでそれらを一堂に集約しておけば、誰もが必要な情報に迅速にアクセスできます。情報を発信する場所が1つになると、対応漏れや情報伝達のミスといったトラブル防止にもつながります。
業務生産性向上が期待できる
社内ポータルサイトは、必要なデータをすぐに確認でき、情報伝達をスムーズにする役割があります。情報のアナウンスや確認作業、不要な会議など、無駄な作業を削減できるため、生産性や業務効率の向上が期待できるでしょう。レポート作成機能やプロジェクト管理機能などを上手に活用すれば、外出先でもプロジェクトの進捗を報告・確認できるようになります。
情報が可視化されノウハウを浸透できる
社内ポータルサイトの特徴は、企業の膨大な情報をひと目で確認できることです。情報を可視化することで、これまで浸透しづらかったノウハウを伝えやすくなるなど、人材の育成でも効果が期待できます。業務マニュアルや業界の基本知識、業務の進め方などをまとめておけば、研修の時間短縮や情報周知のフローを簡素化するなどのメリットが得られるでしょう。
テレワークに柔軟に対応できる
昨今、働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、数多くの企業がテレワークを導入しています。社内ポータルサイトはIDとパスワードでどこからでもアクセスできるため、遠隔地からもアクセスできテレワークに適しています。社内ポータルサイト上で勤怠管理やレポート作成、プロジェクトメンバーとのやりとりなどが完結するため、出社しなくても円滑に業務を進められるでしょう。
ペーパーレスが可能
テレワークの導入や企業のデジタル化推進には、ペーパーレスの環境を構築することが必須ともいえます。社内ポータルサイトはストレージ機能を備えているものも多いため、データをオンライン上に保存し、紙に印刷して配布することなく社内で共有できます。社内ポータルサイトを整えれば、ペーパーレス化のためのツールを別途導入しなくても推し進めることができるため、コストや手間を削減しながら働き方を改善できるでしょう。
社内ポータルサイトの失敗しない導入手順
社内ポータルサイトはただ導入すればよいわけでなく、導入までの準備とその後の運用などが成功の鍵を握る重要なポイントです。「導入したもののあまり活用されていない」といった失敗を防ぐためにも、ポイントを押さえておいてください。
1つ目のポイントは、情報の管理場所を明確にすることです。社内ポータルサイトの使い方がわかりづらかったり、情報を検索しづらかったりすると、導入によるメリットを享受できません。また管理場所について取り決めをしていないと、保管・閲覧する情報が増えるにつれ置き場所がばらばらになってしまい、結果として欲しい情報に辿り着くまでに時間を要してしまう煩雑化を招いてしまいます。必要な情報がどこにあるのかをひと目で把握できるよう、運用前にしっかりと方向性を固めておかなければなりません。
2つ目のポイントは、常に情報を最新にしておくことです。「社内ポータルサイトを確認しても疑問が解消できない」と思われてしまうと、従業員の使用頻度も下がってしまいます。社内ポータルサイトを導入したにもかかわらず、他の方法で情報の確認や周知の作業が必要になると導入した目的が達成されないため、社内文書やワークフロー、スケジュールなどが常に更新できる環境にしておきましょう。
3つ目のポイントは、メッセージ共有のテンプレートを作成することです。社内ポータルサイトで情報共有したいものの、「どのように投稿するのかわからない」との理由で躊躇してしまう人が出てくる可能性があります。最初にテンプレートを作成しておけば、投稿のハードルが下がり、誰でも気兼ねなく投稿できるようになるでしょう。
社内ポータルを導入するなら「LumApps」
社内ポータルサイトの導入には、どのようなサービスを利用すべきか十分な検討が必要です。特に、皆に理解されやすいデザインや機能、使用感が得られるかに着目し、より使い勝手がよいと感じたものを導入するのがおすすめです。
電産システムが提供する Google Workspace を使った社内ポータルサイトサービス「LumApps（ルムアップス）」は30以上のガジェットが備わっており、その中でも「ハイライト機能」や「コンテンツ一覧機能」など従業員一人ひとりが必要な情報を取り出しやすい仕組みが設けられています。掲載する情報が多くなると見にくくなることがある社内ポータルサイトですが、情報の見せ方にこだわりを持つLumAppsなら、長く快適に使用できる社内ポータルサイトが作れます。
まとめ
社内ポータルサイトとは、企業が開示する情報や業務を円滑に進めるためのツールなどをまとめたサイトです。具体的なツールには、勤怠管理やスケジュールやプロジェクト管理、レポート作成、勤怠管理などがあります。社内ポータルサイトのメリットは無駄な業務を省きつつ、情報やノウハウの共有、ペーパーレスの推進がスピーディに行え、ひいては生産性の向上が期待できることです。社内ポータルサイトを手がける企業によって特徴が異なるため、機能やデザインなどを比較しながら、長く使用できる使い勝手がよいサービスを選択するようにしてください。
