皆さんの会社では社内ポータルサイトを使っていますか？
会社の方針やメッセージ、ナレッジの共有基盤として便利なプラットフォームですが、日々アップデートしていかないと、「見にくい」、「使いにくい」といった理由で、社員に使われてなくなってしまいます。社員がアクセスしたくなるポータルサイトにするには、実はデザインが非常に重要です。
本稿では、SharePoint だけだと思うようなデザインのサイトが作れない、という方向けに、SharePoint Online をベースとしたポータルサイト作成ツール LumApps を紹介しながら、サイトを作る上でのポイントを見ていきます。
SharePoint Online ベースのポータルサイト LumAppsとは？
LumApps （ルムアップス）は Microsoft 365 と連携するクラウド型のポータルサイト作成ツールです。例えば、普段業務で使っている SharePoint Online上のファイルやフォルダーをはじめ、Outlookのメール・カレンダー、Teamsのチャット等をポータルサイト上で表示可能です。
様々な業務アプリケーションを使っていると、情報がついつい分散しがちですが、ポータルサイトと組み合わせることで業務に必要な情報を一つに集約することができます。例えば、新入社員や中途入社の社員で、まだ各アプリケーションの使い方に慣れていなくても、ポータルサイトにいけば必要な情報がまとまっているので、すぐに見つけることができます。
そして、ドキュメント等はSharePoint Online上にファイルがあればポータルサイト上に表示ができるため、直接ポータルサイトのページを編集しなくても、簡単にファイルの共有が可能です。これなら投稿者以外のユーザーでも簡単にファイルのメンテナンスが可能ですね。一箇所にまとめることで、ファイルやフォルダが複数点在してしまう、という問題も避けることができます。
そして、アカウントや権限管理も Microsoft 365 と同期させることで容易にできます。閲覧権限はサイト単位のほか、ページ単位でも設定できるため、組織の構造に合わせて柔軟にサイトを構築できるのもポイントです。これならば、権限が複雑な組織でも、必要最低限のサイト数で済みそうですよね。
企業によっては、複数の異なる Microsoft 環境やテナントを持っている場合もあるかと思います。その場合、グループウェアベースのポータルサイトの場合、共通の情報共有基盤を用意するのが難しかったりしますが、LumApps であればマルチプロバイダーに対応しているため、複数の異なる Microsoft 環境からサイトへアクセスしたり、もしくは Google Workspace の環境からアクセスすることも可能です。例えば、グループ会社全体に共通の情報を周知したいけど、それぞれの会社で使っているグループウェア環境が異なるといった場合などが該当します。
ポータルサイトで「会社」らしさを表現
「社員がアクセスしたくなるような」ポータルサイトにするためには、社員により共感、納得してもらえるようなデザインにすることが大事です。そこでポイントとなってくるのは、インナーブランディングです。
例えば、ロゴや会社のコーポレートカラー、会社のイメージにあった画像等を差し込むだけでも社員はより親近感をもちますし、愛着も湧きます。逆にリンクだらけで殺風景なサイトだと、誰も進んでは見ないですよね・・・。社員に企業理念やビジョン、ブランドを発信していく媒体だからこそ、サイト自体のデザインにも注目いただきたいです。
例えばLumAppsの場合は、ウィジェットと呼ばれる機能のパーツを組み合わせてポータルサイトを作ることができます。スタイルの設定でカラーパレットの配色を決めたり、ページのレイアウトやスペーシングを調整したり、HTMLのコードを書かなくても簡単におしゃれなページを作ることが可能です。デザインの自由度が他のCMS（コンテンツマネジメントシステム）製品と比べて比較的高く、会社のブランドに合ったデザインにすることが可能です。
また、レスポンシブ対応してるため、LumAppsはモバイル端末からもアクセス可能です。モバイルアプリもiOS、Android向けに配布しております。これならば現場や移動先にいる社員も、場所や時間を問わずにアクセスできますね。
テンプレート機能で「見やすく」「おしゃれな」ページを簡単作成
サイトを運用するにあたって、お知らせの種類によって投稿する部門が違う、というケースもあるかと思います。出来れば、適切な人に適切な範囲だけ編集権限を与えたいですよね。例えば、Web社内報のコンテンツは、広報部にだけ投稿権限を渡す、等です。
LumAppsの場合は、Microsoft 365 のグループ、配布リスト、セキュリティグループをベースにユーザーの投稿・編集権限を設定できます。それにより特定のグループだけに、一定の権限を与えることが可能です。
また、テンプレート機能があるため、一度お知らせ用の投稿テンプレートを作成すれば、次回以降の作業がとても楽です。例えば、次のように「タイトル」「サムネイル画像「本文」など必要な範囲だけの編集で済みます。そしてテンプレートを使うことで、誰が投稿しても同じデザインを維持することが可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。LumAppsでは、Microsoft 365 と連携して社内ポータルサイトを構築することはもちろんですが、組織の構造に合わせて柔軟な権限設定やサイト構築が可能です。
すべての社員が必要な情報にいつでもアクセスでき、均一に情報共有を行うことができます。
Microsoft 365 と LumApps を連携させるメリットについては、こちらの資料にも詳しく紹介されておりますので、是非ご覧くださいませ。
