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テレワークが広がる今、抑えておきたい!! 職場のコミュニケーションを効率化する施策とは

 2020.10.12  ラクまるブログ編集部

既にテレワークを導入できている会社の中には、コロナ禍以降もテレワークを続ける意向のところも多いそうです。在宅勤務のメリットが見えてきた今、続けられるようであれば続けたいですよね。

一方で、社員同士でのコミュニケーションが取りづらくなったという声も聞きます。軽い雑談ができるような場がなくなってしまったからです。しかしオンライン飲み会のように枠を取って会話の時間をつくるのも、人によっては逆効果かもしれません…。

特にこれから新入社員も入ってくるでしょう。そんな時、新入社員のことがわかるような、また、新入社員からも先輩たちのことがわかるような仕組みがあるとコミュニケーションのキッカケになるのではないでしょうか?

キッカケがないと会話がない…

そもそも、キッカケがないと会話って難しいですよね。

当たり障りのない質問は場をつなぐ役には立ちますが、どうにも会話を続けるには不向きです。

ちなみに、電算システムでは春から入社した社員も入社直後からテレワークでした。中には数ヶ月実際に会うことがなかった社員も…。この状況では一人ひとりと会話が生まれず、コミュニケーション不足が課題の一つでした。

そんな中でも気軽に会話をし、相手がどのような人なのかを知りたいですよね。

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ポータルを活用しよう!

そんな時、役に立つのがポータルサイトです。

ポータルサイトというと、会社のお知らせや、規定などが置いてある場所、というイメージの方も多いでしょう。確かにそれらも重要です。

しかし、今ポータルサイトを活用して社員同士のコミュニケーションを活性化させている企業も多くあります。

弊社電算システムでも、会社全体のポータルとは別に事業部ポータルをつくりました。本記事ではその一部を紹介しますので、今後のコンテンツづくりの参考になれば幸いです。

社員紹介

会社の中に、「あの人オフィスでよく見るけど顔だけしか知らないなぁ」という人はいませんか?もしかしたら今は「顔すら知らない」という人も増えているかもしれません。社員が多くなればなるほど、一人ひとりのことについて知るのも難しくなりますよね。

そこで社員の自己紹介ページです。(他己紹介でもいいと思います)

ただ名前や入社歴、部署やチームだけでは味気ないですよね。趣味特技でもいいですし、「週末こう過ごしてます!」や「これが座右の銘です!」など、ある程度自由に書くことでよりその人のことがよくわかるかもしれません。

ただ、こういう紹介ページってじっくり見ることはなかなかないと思います。

そこで、たとえばトップページを開いた時すみっこに一人ピックアップされるとどうでしょう?ついつい見ちゃうと思いませんか?そういうちょっとした仕組みをつくると、新たな発見も生まれやすくなったりします。

コミュニティの活用

自分の趣味や興味のあることについて、社内にも同志がいると嬉しいですよね。

そういう個人の関わりの場をつくるというのも大切です。

もともと社内で部活やサークルがあればそれ専用のコミュニティをつくるでもいいですし、本当に業務とまったく関係ないコミュニティをつくるのも楽しいです。

ちなみに、電算社内では「ねこねこコミュニティ」という、猫好きの猫好きによる猫好きのためのコミュニティがあります(笑)

ポイントはやはり「ある程度自由に」でしょうか。管理者など上がつくったコミュニティだけでなく、社員が自由につくったコミュニティがあることでコミュニケーションはより活性化するでしょう。

大型受注速報

大きい案件が受注した時は、部長が直々に速報を出してくれます!

結構、誰がどんな案件を持ってるか、どんな成果を出しているかなど知る機会って少ないですよね。自分から「こんな案件取りました!」とアピールすることもなかなかないと思うので、共有されづらい部分だと思います。

私達はこの速報のおかげで、仲間が成し遂げた大きなことを知ることができています。

この速報に対して、私達はよくいいね!機能で反応したりします。もちろん、コメントしたり実際に会ったら直接おめでとう!と言ったりもするのですが、いいね!はお手軽且つされた方も嬉しくなる素敵な機能なのです。

まとめ

様々なコミュニケーション、コラボレーションツールが増えていく一方で、みんなで集まったり、ふとした時に声をかけるような場面は減っています。今まで一緒に働いていた人ならまだしも、新入社員なら尚更ですよね。

そんな時、誰がどんなことに興味があるか、最近何をしたかがわかれば「◯◯好きなんだね!」と自然と話のネタが生まれます。ポータル上のコメントでもいいですし、出社した時なんかに「この前投稿していた内容だけど・・」と会話のキッカケにしてみてもいいですね。

社員がバラバラになりがちな今、こうした新しい取り組みを通じて、組織の一部であることを意識付けてみるのもいいかもしれません。

もし「現状のポータルサイトではこういうことやるのは難しいかな…」という課題、改善したい方がいらっしゃいましたら、弊社でお手伝いできるかもしれません。どうぞお気軽にお問い合わせください。

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