社内の情報がバラバラに保存されていると、必要な情報を探す手間がかかります。従業員同士や部署をまたいでの共有が難しくなるため、効率性が失われ属人化が発生する可能性も否めません。このような課題の解決に役立つのが社内Wikiです。本記事では、社内Wikiの概要やメリット、作成に役立つおすすめのツールなどを解説します。
社内Wikiとは
Wikiとは、CMS（Contents Management System、コンテンツ管理システム）の一種で、複数のユーザーがコンテンツを執筆・共有するためのシステムのことです。Wiki記法と呼ばれる簡易的な書式で記述でき、共同での編集作業に向いているため、多くのシーンで活用されています。Wikiの代表例であるWikipediaのように、さまざまな情報を一カ所へ集約して管理を行えます。
社内Wikiは、企業の情報管理にWikiを用いて行います。これにより、組織内に点在している情報を集約できるだけでなく、共有も容易に行えるようになります。部署間をまたいだ情報共有ができ、業務効率化や生産性向上にも役立ちます。
また、社内Wikiは属人化の防止にも役立ちます。作業の手順や方法、ノウハウなどを社内Wikiに蓄積しておくことで、従業員はいつでも情報へアクセスできます。作業マニュアルやノウハウの蓄積により、社員教育コストの削減にもつながるのです。
社内Wikiは自作できる？
社内Wikiは自作できます。オープンソースのWikiエンジンがあるほか、WordPressのようなCMSを用いた作成も可能です。サーバーやWebサーバーを用意し、WikiエンジンやCMSを導入すれば、社内Wikiが開設できます。
WordPressは個人ブログから企業サイトまで幅広く使用されていますが、Wikiを構築するための豊富なプラグインやテンプレートが用意されているため、社内Wikiの作成にも適しています。ただし、WordPressを使いこなすにはある程度の知識が必要であるため、誰でも簡単に作れるわけではありません。それはWikiエンジンを用いるケースでも同様です。
社内Wikiは自作とツールどちらがよい？
社内Wikiの作り方は、大きく分けて「自作」と「ツール利用」の2つがあります。どちらがよいのかは、メリットとデメリットから判断するとよいでしょう。
自作のメリットは、低コストで作成できることです。オープンソースのWikiエンジンや、無料CMSのWordPressを利用すれば、コストを抑えて作成できます。一方、作成に知識が必要であり、場合によっては失敗するリスクがあるというデメリットがあります。
一方のツールは、簡単に使えるよう設計されたものが多く、知識があまりなくても社内Wikiを作成できるのがメリットです。短期間で作成でき、運用までの時間も短縮できるでしょう。デメリットとしては、導入や運用にコストが発生することが挙げられます。
どうしてもコストを抑えたいのであれば自作も選択肢のひとつですが、サーバーなどの知識がなければツールを利用するほうが無難でしょう。
社内Wiki作成でおすすめのツール5選
Wikiを作成するためのツールには、有料・無料を問わずさまざまな種類があります。ここからはおすすめのツールをピックアップして紹介します。
Kibera
Kiberaは、誰もが使えるシンプルな設計を採用した情報共有ツールです。必要な機能のみに絞ったシンプルな設計であるため、従業員が比較的容易に使いこなせることが期待できます。
テキストだけでなく、画像や動画を簡単な操作で貼り付けられるのが特徴です。そのため、分かりやすい作業マニュアルや資料の作成も容易です。
監査ログや多要素認証など、高度なセキュリティ対策が施されているのも特徴といえるでしょう。無料トライアル期間もあり、あらかじめ機能や操作性をチェックできるのもメリットです。
Notion
Notionは、「オールインワン・ワークスペース」をコンセプトにした情報共有ツールです。もともとは英語と韓国語にしか対応していませんでしたが、現在は日本語版がリリースされています。
企業の日常業務に必要とされるさまざまな機能を網羅したツールです。スプレッドシートやカレンダー、タスク管理、Wiki、ファイル管理などの機能が実装されており、目的に応じた使い方ができます。
チームでの共同作業をサポートする機能も備わっています。社内だけでなく、外部とのスムーズなコラボレーションを実現できる機能を実装しているのも特徴といえるでしょう。
NotePM
5,000社以上の企業が利用している社内Wikiツールです。使いやすさに定評があり、従業員の知識やスキルを問わず活用できます。
Web上で簡単にマニュアルを作成できる機能をはじめ、強力な検索機能を実装しているのが特徴です。ファイルのタイトルのみならず、中身も検索できるため、求める情報へスピーディーにアクセスできます。
アクセス制限機能もあり、情報を閲覧できる従業員を制限できるのも強みです。誰がページを見たのかわかる機能を実装しているため、「資料やマニュアルがきちんと読まれているか」「どういった情報が必要とされているか」といったことを確認できます。
PukiWiki
PukiWikiは、オープンソースのWikiツールです。ライセンス購入が必要なく、コストを抑えられるのが魅力です。
Webブラウザからダイレクトにページを編集でき、特別な知識は必要ありません。データベースの作成やメール配信、掲示板などの機能などを利用できるため、社内Wikiや情報共有ツールとして活用できるでしょう。
また、拡張性に優れているのも強みです。最初から多くの機能を実装していますが、さらに機能を追加してカスタマイズを行えます。
Evernote
Evernoteは、さまざまなアイデアや情報を一元的に管理できるクラウドツールです。テキストはもちろん、写真や音声などのファイルも一箇所に集約できます。
タスクにリマインダーや期限を設定できるほか、業務の進捗をリアルタイムで確認できるのも魅力です。タスクをノートに設定でき、一カ所で管理できるのもメリットといえるでしょう。文書をスキャンして保存できるため、ペーパーレスも推進できます。
社内Wikiの導入は失敗する？導入の注意点
社内Wikiはただ導入することだけが目的ではありません。きちんと運用してこそ、組織に多くのメリットをもたらします。失敗しないよう、導入時の注意点を把握しておきましょう。
社内利用を浸透する仕組みが必要
社内Wikiを導入しても、現場の従業員が活用しなくては意味がありません。利用を促進するには、情報共有の必要性やメリットを丁寧に伝え、浸透させていく必要があります。
導入推進チームを発足するのはよいアイデアといえるでしょう。推進チームが主導して、社内Wikiを活用するメリットやナレッジ共有の重要性を伝えるのです。また、ツールが使いにくいと従業員が敬遠してしまうため、操作性のよい製品を選ぶのも大切なポイントです。
他の情報共有ツールとの棲み分け
複数の情報共有ツールを運用している場合、情報がどこにあるのかわからなくなる可能性があります。このような事態を避けるには、それぞれのツールで扱う情報のジャンルを決めるなど、ルールを設けるとよいでしょう。
基本的には、単一のツールによる運用をおすすめします。情報をひとつの場所へ集約できるため、上記のようなリスクを避けられます。ただし、ツールをひとつに絞る場合は、膨大な情報量からスムーズに求める情報へアクセスできるよう、検索性に優れるものを選びましょう。
社内ポータルサイト「LumApps」もおすすめ
LumAppsは、Google Workspaceと連携できる社内ポータルサイトです。社員のプロファイルや従業員へのお知らせなど、さまざまな情報へスムーズにアクセスします。同様にGoogleドライブのドキュメントも利用できます。
強力な検索機能を実装しているため、あらゆる情報の一括検索が可能です。投稿・共有機能が充実しており、誰もが簡単に参加できるのも特徴といえるでしょう。
アナリティクス機能によって従業員の閲覧状況を把握でき、どの程度伝わっているのかも分かります。そのため、見られているのかどうかわからない、といった不安や懸念を解消できます。
まとめ
社内Wikiは、情報の蓄積やナレッジ共有に有力なシステムです。導入することで属人化の防止や人材育成コスト削減など、さまざまなメリットを得られます。社内Wikiの自作は可能ですが、知識が求められるため基本的にはツールを用いて構築したほうがよいでしょう。
最後に紹介した「LumApps」は優れた社内ポータルサイトであり、スムーズな情報共有やコミュニケーション活性化を実現できます。電算システムでは導入支援や稼働後のサポートを提供しています。この機会にぜひ導入をご検討ください。
