みなさんの企業では現在テレワークを実施していますか？
これまでテレワークは、働き方改革の取り組みの一環として、様々な企業で制度が導入されつつも、働き方に制限のある一部の人の為の制度、というイメージが一般的でした。
それがここ数ヶ月で考え方が大きく変わりました。
新型コロナウィルスによる影響で、急にテレワークの必要性が増し、急いでインフラや環境整備を行ったという方も多いのではないでしょうか？
私も先月からテレワークを実施しているのですが、はじめは「いつもと違う環境で新鮮」と黙々と一人で仕事をしていたのですが、数週間経ってくるとある課題が見え始めました。
業務をリモート化した次に待っているのは、どういった課題なのか？
本稿ではその課題について見ていきたいと思います。
普段のコミュニケーションがメールやチャットへ
新型コロナウィルスの影響で、ここ数ヶ月で私たちの働き方は大きく変わりました。特に、2020年4月の緊急事態宣言発令以降、テレワーク・在宅勤務者の数は増加し、新しい働き方が定着し始めています。各地で行われている外出禁止や移動制限により、取引先との打ち合わせがテレビ会議になったり、会社イベントがリモート配信になったり、あらゆるものがデジタル化していきました。
社内のコミュニケーションについてもデジタル化は起きています。働く場所がバラバラになった結果、多くの企業がメールやチャット、ビデオ会議にコミュニケーションの手段を頼っているのではないでしょうか。特にメールとチャットに関しては、普段直接話していたことがそのまま置き換わるのですから、明らかにその送受信数は増えているはずです。
弊社の場合、チャット機能として Google WorkspaceのChatを使っているのですが、テレワークをしていると一斉にスレッドが立ち上がる、ということが時々あります。自分のペースでチャットの処理ができる、というメリットはありますが、あまりにも量が多くなってくると話は別です。特にテレワークの場合、オフィスワークと違って相手の忙しさが見えない分、チャットに過度にコミュニケーションが集中してしまうと、チャットの内容に目が向いてしまい、本来の仕事に集中できなくなる恐れもあります。
テレワークによりデジタルコミュニケーションが一気に増える中、コミュニケーションツールの柔軟な使い分けが重要になってきます。
実は何気ない雑談の時間が重要であった！？
前章で、テレワークによってメールやチャットのコミュニケーションが増えていると書きましたが、全体的に見ると、実はオフィスワークと比べて、コミュニケーションの量と質が全然足りていないのです。
特に、特定の仕事以外のコミュニケーションの割合が大幅に減っています。いわゆる雑談の時間です。
オフィスワークでは、デスクにいながら上司や同僚に、ちょっと相談や共有といったことができていましたが、テレワークの場合、メールやチャットだと、どうしてもコミュニケーションの目的性を求めてしまい、気軽に会話をしづらいという面があります。その結果、情報の共有が減るのです。
雑談がなくなった分、業務が効率化したようには見えますが、一方でチームとしての一体感が失われ、コミュニケーション不足が継続してくれば、チームとしてのパフォーマンスの低下につながりかねません。また、自分自身を他の社員にアピールする場も少なくなるわけですから、個々の社員のモチベーションの低下といった問題の恐れもあります。
特に４月は、新入社員の入社や人事異動等、人の動きが多い時期ですので、チーム間のコミュニケーションを増やして、チームとしての団結力を高めていきたいところです。
リモートでも生産性を落とさない！チームに必要なことは
テレワークが長期化する中、リモートワークでも生産性を落とさないためには、バラバラに働く社員を一つの同じ方向に向かせる必要があります。そのためには、今不足している社内のコミュニケーションを見直すことです。例えば、効果的なコミュニケーションとして以下のようなものがあります。
・経営層の方向性、メッセージの発信
・テレワークのベストプラクティス、社内事例の共有
・部署、チームごとに社員が自由に情報発信できる場
弊社電算システムでは、「社内コミュニケーションをもっと深めたい」というお悩みを持つお客様に、LumApps (ルムアップス) というポータルサイトをご紹介しています。LumApps は ご紹介してきたようなGoogle Workspace だけでなく、Microsoft 365 とも連携できるポータルサイトで、企業の情報発信はもちろんですが、ビジネス向けSNS、ソーシャル機能による社員発信型のコミュニケーションも可能なポータルサイトになります。
LumApps については、「LumApps とは？」でご紹介しておりますので、是非ご一読してみて下さい。また、定期的にオンラインセミナーを開催していますので、ぜひご参加いただけたらと思います。
