いま話題のテレワークとはなに?

 2018.10.22  株式会社電算システム

2018年6月に“働き方改革法案”が成立したことで、すべての日本企業が労働環境を見直すためのターニングポイントを迎えています。その中でも、残業時間の規制は大企業が2019年4月から、中小企業では2020年4月から適用されます。この他、高度プロフェッショナル制度や同一労働同一賃金といった制度も順次適用されていきますので、企業によっては労働環境をガラッと変化させないと法案に抵触する場合もあるでしょう。

こうした働き方改革への対応、あるいは実現に向けて注目されているのが“テレワーク”です。これはTele(遠方の)とWork(仕事)を掛け合わせた造語で、オフィス内にいなくとも平常通り仕事ができる環境を指しています。

今回はこのテレワークの基本と、それを実現するためのコラボレーションツールについてご紹介します。

テレワークとはなに?

テレワーク(Telework)は日本だけの造語ではなく英語圏でも通じる言葉であり、前述の通りオフィスにいなくとも仕事を行える環境を指します。テレワークは働く場所や勤務形態によってモバイルワーク、在宅勤務、サテライトオフィスという3つのカテゴリに分類されています。

モバイルワーク

モバイルワークは移動中の時間や顧客先にて仕事を遂行するスタイルのテレワークです。「うちの会社の営業職は日常的にそうした勤務形態で働いているよ?」という方も多いでしょうが、モバイルワークではITを活用してオフィス外でのコミュニケーションを円滑にしたり社内システムへのアクセスを許可している点に大きな違いがあります。

在宅勤務

文字通り自宅で仕事をし、オフィスにいる従業員とはインターネットや電話、Web会議などを通じてコミュニケーションを取るテレワークです。主な社内システムをクラウド化することで外部からのアクセスも可能になり、コラボレーションツールを揃えることでまるで同じオフィスにいるかのように仕事をします。

サテライトオフィス

勤務先企業以外のオフィススペースでパソコンを使用した働き方をするテレワークです。一社専用の社内LANでつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなどさらに細かい区分があります。一般的に都市企業は郊外にサテライトオフィスを構え、地方企業は都心部にサテライトオフィスを構えます。

今までは「出社してオフィスで働くこと」が当たり前でした。その方が従業員を管理しやすいですし、コミュニケーションコストも少なく済んだからです。しかし、IT環境が進歩したことによって同じオフィス内にいずとも円滑なコミュニケーションや仕事の遂行が可能な時代になりました。

そうなるとオフィスで従業員を管理するよりも、それぞれが好きな場所で働ける環境を整える方が労働生産性も向上し、仕事へのモチベーションも上がるのではないかという考え方からテレワークが注目されるようになっています。

実際にテレワークを導入することで労働生産性が向上するのは確かです。日本のビジネスパーソンの平均通勤時間は片道47分もあります。これは不動産情報サービスのアットホームが2018年6月13日、東京都内に勤務するサラリーマンを対象にした「通勤」に関する実態調査※を行った結果です。会社から自宅に帰るまでの時間を含めると1時間27分もかかっていることになるので、テレワークを導入すれば少なくともこの1時間27分という時間を丸々削減できることになります。

そうすれば従業員はもっと余裕を持って行動できますし、様々な事情により一定の時間家にいなければならない状況でも仕事を継続することができます。また、時間だけでなく移動の体力の消耗やストレス含めると、テレワークを導入することで得られる効果は色々とあるのです。

テレワークの実現に欠かせない環境とは?

では、テレワークを導入するにあたって欠かせない環境とは何か?大きなポイントになるのが“クラウドサービス”と“セキュリティ”です。

クラウドサービス

クラウドサービスとは様々なソフトウェアをインターネット経由で提供するものであり、通常はサーバーやパソコンにインストールして使用するソフトウェアを定期契約のサービスとして使用できます。たとえば Google が提供する “G Suite” というクラウドサービスは、組織やチームのコミュニケーションを円滑にしたり、ビジネスに大きな生産性をもたらすためのコラボレーションをサポートするクラウドサービスです。

クラウドサービスはオフィス内外の従業員を繋げるためのソフトウェアとして重要であり、クラウドサービス無くしてテレワークの実現はあり得ないでしょう。

セキュリティ

テレワークを導入すると今までのシステムセキュリティが機能しない恐れがあります。それもそのはず、従業員はオフィスにはいませんし仕事に使用する端末もプライベートで使用しているものだったりします。会社が貸与した端末でもインターネットにアクセスする環境は自宅や会社以外のオフィスです。そのためこれまでと違った新しいセキュリティを構築することが大切です。

クラウドサービスはインターネット経由で提供されるので、社内LANで管理していたシステムとは違いセキュリティリスクは大きくなります。ただし、セキュリティ対策が堅牢なクラウドサービスを選ぶことで、それを使用すること自体をセキュリティ対策にすることも可能です。

クラウドサービスとセキュリティはテレワークを実現するにあたって必ず考慮しなければいけない環境です。

コラボレーションツールの G Suite とは?

ここで G Suite について詳しくご紹介します。G Suite はコラボレーションツールといって、組織内外のコミュニケーションを円滑にするために様々なアプリケーションを提供するクラウドサービスです。

会社の同僚や顧客とコミュニケーションを取るためには独自ドメインで使用できるメールシステムが必要ですし、対面でのコミュニケーションを取るためにはWeb会議システムが必要です。クラウドで提供されるファイル共有スペースが無ければ、情報共有が疎かになってしまうでしょう。

G Suite はそれらのアプリケーションをすべて提供するクラウドサービスです。以下の一部のアプリケーションをご紹介します。

Gmail

無料サービスとしても浸透している Gmail をビジネス向けの改良したもの。独自ドメインでのメールが可能。

Google カレンダー

Gmail やその他のアプリケーションと連携するスケジュール管理アプリケーション。

ハングアウト Meet

最大25人~50人の同時接続が可能なWeb会議システム。

Google ドライブ

1ユーザーあたり30GB、もしくは無制限で使用可能なクラウドストレージ。

Google ドキュメント

Word®のような操作性で文書が作成できるアプリケーション。

Google スプレッドシート

Excel®のような操作性で資料作成やデータ分析が行えるアプリケーション。

Google スライド

PowerPoint®のようにスライド資料を作成できるアプリケーション。

Google Keep

好きな場所で好きな時にアイディアを書き留めて置けるクラウドメモアプリ。

Google Cloud Search

G Suite に含まれる情報を包括的に検索できるアプリケーション。

G Suite が提供するこれらのアプリケーションがあれば、テレワークの実現も難しくありません。しかも、これらのシステムは Google が管理するデータセンターで堅牢に守られているため、G Suite を使用すること自体が新しいセキュリティ環境を構築することになるともいえるでしょう。

現在テレワークの導入を検討している方は、セキュリティの高いクラウド型のコラボレーションツールである G Suite の活用をぜひご検討ください。

※「理想の通勤時間、平均29分に対し現実は47分 「時間短縮のため引っ越した」という人も4割
※ Word、Excel および PowerPoint は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です

G Suiteの特徴と他コミュニケーションツール比較

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