Google Workspace（旧 G Suite）と Gmail の違いとは？

「Google Workspace（旧 G Suite）」が提供するGmailやGoogleカレンダー、Google Chat（チャット）やGoogle Meet（WEB会議）、などのサービスは無料の Googleアカウントを作成することで利用できるサービスでもあります。そのため、Google Workspace（旧 G Suite）を検討している方の多くが「Google Workspace（旧 G Suite）と無料の Googleアカウントでは一体何が違うの？」「わざわざ有料のサービスを購入する必要があるの？」という疑問を持っています。

特にビジネスコミュニケーションの起点ともなるメール機能( Gmail )の違いが気になる方が多いようです。

そこで今回は Google Workspace（旧 G Suite）で提供される Gmail と、無料の Googleアカウントで提供される Gmail とでは何が違うのか、特にメールの機能にスポットを当ててご紹介します。

Google Workspace（旧 G Suite）と無料 Googleアカウント、Gmail の違い

まずは Google Workspace（旧 G Suite）と無料 GoogleアカウントにおけるGmailの違いを一覧にして見ていきましょう。

	無料Googleアカウント	Google Workspace（旧 G Suite）
料金	無料	680円/月～^※
ドメイン	gmail.com	独自ドメイン
保存容量	15GB	30GB or 無制限
メールエイリアス	最大5個	最大30個
サポート体制	Web FAQ	日本語による24時間365日のサポート。電話対応。
サービス稼働保証	なし	99.9％
管理コンソール	×	〇
メール監視	×	〇
オフライン操作	〇	〇

^※年間契約割引適用時の金額です

まず着目すべき点はドメインと保存容量です。無償の Googleアカウントでは gmail.com というGoogleが所有する固定のドメインを使用するのに対し、Google Workspace（旧 G Suite）では独自ドメイン（企業や組織が所持しているドメイン）を使用します。

ビジネスシーンにより適しているのはどちらかと聞かれれば、当然 Google Workspace（旧 G Suite）でしょう。無料 Googleアカウントでも独自ドメインを設定出来る機能こそあるものの、設定方法が面倒だったり登録できるメールエイリアス（別名のメールアドレス）が5個だったりと、ビジネスにおいてはあまり使い勝手が良くありません。

また、データの保存容量に関しては両サービスで圧倒的な違いが出ています。Google Workspace（旧 G Suite）では、一番安価なBusiness Starterプランでも30GB( Googleドライブ兼用)と無料 Googleアカウントの2倍です。一般的に利用頂いているBusiness Standardプランでは1TB、Enterpriseプランとなると保存容量は無制限になるので、添付ファイルの容量も気にせず送受信できます。

Google WorkspaceとMicrosoft 365で悩んだらまず読もう

グループウェアを導⼊しよう！となった時よく候補に挙げられるのが Google Workspace とMicrosoft365。
この2つ、実はユーザーが使える機能に関しては⼤きな違いはありません。
では何が異なるのか？Google Workspace と Microsoft365 の根本的な違いと、 Google Workspace のおすすめポイントをご紹介いたします。

組織で利用するならどっち？

結論から言うと、組織で利用すべきなのはやはり Google Workspace（旧 G Suite）です。その大きな決め手は管理コンソールの有無です。

管理コンソールとは Google Workspace（旧 G Suite）の管理者のみがアクセスできる管理画面であり、組織内のすべてのユーザーの設定を細かく管理できます。たとえばグループやユーザーごとに使わせる機能のオンオフを切り替えたり、社外共有の権限を設定したり、トラフィックを分析したりと組織管理に必要な機能が備わっています。また、メールのログ分析や監査機能もあります。

これからの管理機能はすべて組織のセキュリティとコンプライアンスを維持するために重要なものです。

もし無料 Googleアカウントにて Gmail を使用した場合、独自ドメインを設定したり最大5個のメールエイリアスを登録したりとビジネスシーンにて何とか使うことはできます。実際に、無料 Googleアカウントで組織内外のコミュニケーションを図っている企業様もいらっしゃいます。社員が数名程度の小規模企業であれば管理もシンプルで、コミュニケーションに困ることも少ないので、無料 Googleアカウントでも問題が起こることは少ないかもしれません。

しかし従業員規模が10人20人と大きくなれば話が変わってきます。規模が大きくなるほどユーザー管理は複雑になり、セキュリティを侵害したりコンプライアンス違反が起こるリスクは増大していきます。一人一人の利用状況を個別にチェックするのは現実的ではありません。

ご存知の通り、一度セキュリティ事件やコンプライアンス違反が発生すれば、企業の信頼は落ちて大きな打撃を受けるでしょう。だからこそ、組織で Gmail を利用するなら管理コンソールを備えている Google Workspace（旧 G Suite）が最適と言えるのです。

Google Workspace（旧 G Suite）各プランにおける Gmail の違い

ここまで Google Workspace（旧 G Suite）と無料 Googleアカウントにおける Gmail の違いについてご紹介しました。どちらの方がビジネスに適しているかは先述の通りです。ここからは、Google Workspace（旧 G Suite）各プランにおける Gmail の違いについてご紹介します。

Google Workspace（旧 G Suite）がビジネス向けに用意しているのはBusiness Starter、Business Standard、Business Plusの３つのプランが含まれるBusinessエディションと、Enterprise Standard、Enterprise Plusのプランが含まれるEnterprise エディションがあります。

エディションごとの比較へ

メールとしての基本機能についてはいずれのプランでも変化はありません。独自ドメインを使用できることはもちろん、迷惑メールフィルタとウイルスブロック、メーリングリストや広告無効かなどの機能は等しく使用できます。Business Standard以上のプランであれば最低1TBの容量が確保でき、ビジネスでメールを利用するのに困ることはないでしょう。
Google Workspace（旧 G Suite）の各プランには重要な違いがあります。それはメールの電子情報開示やデータ損失防止などセキュリティに関連する機能の有無です。プランごとに様々な機能がありますが、ここではメールに関するもののみいくつか紹介します。

メールやインスタントメッセージの検索、保持、電子情報開示(Google Vault)　：Business Plus以上のプラン
メールのデータ損失防止(DLP)：Enterprise Standard以上のプラン
セキュリティサンドボックス：Enterprise Plus
メールのS/MIME暗号化：Enterprise Plus

≪Google Vault≫

Google Vaultの中にはユーザーがやり取りしたメールの履歴や、メールの下書きが全て保存されます。それが意図的に削除したメールであってもです。何か問題が発生した場合に全てのメールを遡って確認することができます。事前に条件を設定しておけば、Google Vaultにそのメールが保存されたタイミングで管理者に知らせるといった運用も出来ます。
また、電子情報開示とは別称「eDiscovery法」という電子データに関する法律です。何らかのトラブルが当人同士で解決できない場合、法人では裁判になる可能性があります。その際に証拠としてメールやインスタントメッセージのやり取りを提示することがあり、Google Workspace（旧 G Suite）が提供する Google Vault はそれを行うための機能でもあります。

≪データ損失防止（DLP機能）≫

重要な情報が社外に漏えい（データ損失）しないよう、ポリシーを設定して該当するメールを自動的に送信できない状態にする機能です。メールのスキャンは本文だけではなく添付ファイルのpdfやドキュメントの中身にまで及びます。
クレジットカード番号やマイナンバーカードの番号など既に定義済みのルールを利用して送信不可にすることもできますし、リリース前のサービス名を設定しておき流出を防ぐといった使い方もできます。

≪セキュリティサンドボックス≫

サンドボックスとは、実際のGmailの環境とは隔離された安全な仮想の環境のこと。保護された領域で動かすので、外部からの攻撃を防ぐことができます。このサンドボックス環境では、ユーザーがGmailに届いたメールを確認する前に、自動でメールに書かれたURLをクリックしたり、添付ファイルを開くといった試行をします。その試行が問題なければ初めてユーザーはメールを確認することができます。

メールのS/MIME暗号化

S/MIME（Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions：エスマイム）とは、電子メールのセキュリティを向上する暗号化方式のひとつで、電子証明書を用いてメールの暗号化とメールへ電子署名を行うことができます。つまり、暗号化で情報漏えいを防ぎ、送信元を騙るなりすましメールへの対策が可能です。主に銀行などのより高度なセキュリティが求められる企業で導入されています。
S/MIMEでは送信者と受信者のそれぞれが共通の鍵を持ちます。メールのやり取りの際には、メールに鍵をかけて相手しか見られないようにするといった仕組みになっています。（実際はもっと複雑ですので、気になる方は調べてみてください。）

こうしたセキュリティやコンプライアンスを維持するための機能は上位プランになればなるほど強化されていきます。Gmail を組織で利用し、尚且つより強固なセキュリティをご希望される場合はこれらのプランを選択しましょう。

ビジネスなら迷わず Google Workspace（旧 G Suite）を

有償でビジネス向けの機能を備える Google Workspace（旧 G Suite）、無料だが組織管理ができない無料の Googleアカウント。ビジネスシーンで利用するならどちらの Gmail を導入すべきかは明白かと思います。あとは、自社環境や要件を整理して、Google Workspace（旧 G Suite）各プランの中から最適なものを選ぶだけです！無料で利用できるメールは確かに魅力ですが、組織で利用することを考慮して、 Google Workspace（旧 G Suite）をぜひご検討ください。本ブログではメールに焦点を絞ってご説明しましたが、他にももちろん様々な機能や無償版との差異があります。気になる方はこちらのブログもぜひご参考ください。