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Google Workspaceとは?
メリットや機能を基礎から解説

 2022.02.22  株式会社電算システム

個人でも無償で利用できる Gmail や Googleカレンダー といったツールにビジネス向けの機能を追加したGoogle Workspace。

企業や組織のグループウェアとして採用されることも多い Google Workspaceの特徴やメリット、無償版との違いについて調べてみました。

Google Workspace の特徴

2020年、COVID-19の流行により世界中のビジネスにがらっと変革が起きました。在宅勤務が進み「職場」は「仕事場」ではなくなり、チームメンバーと直接顔を合わせて働くことが少なくなりました。

<ソース元>
Gartner, 9 Future of Work Trends Post-COVID-19, Mary Baker, June 2020
Winnie, Study: 1 in 4 families tap WFH parent as primary caregiver, September 2020
Insight, A third of workers feeling disconnected from company culture and colleagues, June 2020

そんな現在に必要とされるのシステム・ツールはどういったものでしょうか?
どこからでも制約なく仕事ができること、時間を最大限に活用できること、シンプルでわかりやすく、すぐにコミュニケーションが取れることではないでしょうか?

Google Workspaceは、チームメンバー間でのコミュニケーション、コラボレーションを促進し、チームとしての生産性の向上、ツール間でのデータ連携を高め、より使いやすいツールを目指し作られています。

柔軟性

Google Workspaceはデバイス/ブラウザの種類を問わず利用でき、全てのデータはクラウドで管理されていますので環境を選ばず、安全に働くことができます。

利便性

メールでドキュメントを送付するのではなく、ドキュメントを共同でリアルタイムに同時編集する(Google Drive)。カレンダーから招待されたWEB会議(Google Meet)に参加する。メール画面からチャット(Google Chat)を行うなど、アプリケーション同士の繋がりが深く、いちいち各アプリケーションを立ち上げる必要はありません。

また、Googleが最も得意とする「検索」や、AIでのサジェスト機能は業務にかかる手間を大きく軽減します。

シンプル

教育機関での採用も増え、Gmail、Googleカレンダーを使ったことがない、という人はほとんどいないでしょう。Googleは何十億人もの人に選ばれるシンプルで使いやすい、身近なクラウド製品をいくつも世に送り出しています。

Google Workspaceはコンシューマー向けのサービスと同じインターフェースで、機能やセキュリティをビジネス向けに強化しています。誰でもすぐに利用が出来る使いやすいツールです。

移行時にまず読みたいガイドライン

移行時にまず読みたいガイドライン

実際に Google Workspace(旧 G Suite)導入をしようなった時のガイドラインとなります。

  • 既存システム・ツールからの移行のすすめ
  • 導入計画を立てる上で気を付けるポイント

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コンシューマー向け無償版との違い(管理者向け)

Google Workspace(旧 G Suite)で利用出来るサービスのほとんどは、コンシューマー向け無償版でも利用することができます。
ではなぜ無償でも利用できる機能を有償で利用するのでしょうか?その答えの多くは Google Workspace の「管理機能」にあります。

例えば、コンシューマー向け無償版を会社の業務で使ったらどうなるのでしょうか?コンシューマー向け無償版をビジネスで利用した場合、以下のようなことができてしまいます。

 ・ユーザーが社外秘の資料を外部と共有する 
 ・ユーザーが自分のカレンダーの予定を全世界に公開する 
 ・退職後であっても会社のデータにアクセスができる
 ・以上の全ての行動を管理者は監査・制御できない

Google Workspaceであれば、管理機能でユーザーや組織ごとにアクセス権限や公開範囲を制限することが出来ます。また、ユーザーの行動や履歴についてもログを追うことができます。

無償版では、利便性の高いクラウドでのシンプルなメールやファイル共有は提供されていますが、企業レベルで一般的に要求される管理機能が提供されていません。そのため個人が利用する場合には十分な機能ですが、企業や組織で利用する場合には Google Workspaceであるととても安心です。

たとえば、Google Workspaceであれば管理者がファイルの公開範囲を社内に限定することができます。公開範囲を限定することでユーザーが誤ってファイルのリンクを外部に送信してしまったとしても、外部のユーザーはファイルにアクセスすることはできません。

公開範囲についてはユーザー単位で分けることができ、特定の相手への公開のみを許可することもできます。ユーザーの業務内容によって公開範囲を制御できますので、セキュリティを担保しつつ、利便性を高めることが可能です。

コンシューマー向け無償版との違い(ユーザー向け)

Google Workspace を利用するメリットは管理者機能だけではなく、ユーザーの観点からも多数ありますので、いくつかご紹介します。

≪Gmail≫

無償版の場合、メールアドレスドメインは「@gmail.com」が基本です。無償の Gmail でも独自ドメイン(企業が所持しているドメイン)の設定は可能ですが、ユーザーのアカウントで一つずつ設定が必要なため管理は複雑で、現実的とは言えません。

それに対し Google Workspaceの場合は、管理者で一括設定ができます。メールアドレスの使い分けをせずに使い慣れたメールアドレスでGmailを使うことができます。

また、社外・社内問わず連絡先も管理者が一斉に登録することが出来るので、メールアドレスが変わった場合にユーザーがいちいち連絡先を修正しなくて済みます。連絡先のメンテナンスってたいへんですよね。≪カレンダー≫

無償版の場合、お互いの予定を確認するためには一人一人が予定を共有しあわなければなりません。Google Workspaceの場合、会社内のユーザーへの公開設定を変更できますので、個別で設定をしなくても社員同士で予定の共有が可能です。

≪カレンダー≫

無償版の場合、アカウントが独立しているため、お互いの予定を確認するためには一人一人が予定を共有しあわなければなりません。Google Workspace の場合、事前に設定しておけば特にユーザーが設定を行うことなく社員同士で予定の共有が可能です。

≪ドライブ≫

無償版の場合、容量の上限は15GBです。Google Workspaceの場合、プランにもよりますが最低30GB〜5TBまで大容量のストレージが用意されています。個人レベルで所有するデータ量も劇的に増加している中で、ストレージコストを気にせず業務を行うことができます。
2021年6月1日からこれまで容量にカウントされなかったGoogleドキュメントやフォトも容量としてカウントされるようになりましたので、容量が大きいと嬉しいですよね。

また、プランによってはチームで共有のドライブも使えますので、資料の引き継ぎも簡単に行えます。

以上のように、Google Workspaceで提供される各種 Google サービス は、無償版にはない、企業や組織で利用するためには欠かすことのできない機能群が提供されています。

Google Workspace 事例
Google Workspace

クラウド型グループウェアのメリット

≪初期導入が安い、速い≫

Google Workspaceを利用するのに物理的なサーバー等のインフラは要りません。。ユーザーは、インターネットとパソコンやスマートフォンがあれば月額利用料の支払いだけですぐにでも利用できます。サーバーのハードウェアなどを調達する必要はないので初期投資は安くなり、導入も速いため、短期間でカットオーバー(本格稼働)することが可能です。

≪運用負担が少ない≫

Google Workspaceで使用するサーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの運用業務はすべてGoogleが行います。サーバのリプレースや故障対応などがなくなり、管理者の運用負担を大幅に軽減されます。空いた時間で今まで手が回らなかった他の課題に対応することができ、トータルの運用コストは低下するでしょう。

≪セキュリティが向上する≫

Google Workspaceを使うことの大きなメリットの1つが「セキュリティ」です。クラウドにデータを置くことでセキュリティを懸念される方もいらっしゃるかもしれませんが、一般企業のデータセンターがクラウドベンダーであるGoogleと同じセキュリティのデータセンターを持つことは簡単ではありません。データセンター自体の物理的セキュリティやデータセンター間の冗長性、専任のセキュリティチームによる24時間365日の保守などを考慮すれば、Google Workspaceを使うことはセキュリティや業務の継続性を飛躍的に高めることになります。

Google WorkspaceとMicrosoft 365で悩んだらまず読もう

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グループウェアを導⼊しよう!となった時よく候補に挙げられるのが Google Workspace とMicrosoft365。
この2つ、実はユーザーが使える機能に関しては⼤きな違いはありません。
では何が異なるのか?Google Workspace と Microsoft365 の根本的な違いと、 Google Workspace のおすすめポイントをご紹介いたします。

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Google Workspace でニューノーマル時代の働き方を

日本は世界的に見ても「労働生産性」が低い国です。

その根本の一つには「適切なITソリューションを導入できている企業が少ない」という原因があります。事実、日本のIT活用度は米国の5分の1程度だと言われています。業務システムの導入には積極的でも、その費用対効果が測定しにくいグループウェアは優先度が低い場合もあります。

しかしながら、ニューノーマル時代の働き方では、テレワークへの移行をはじめとした働き方の見直しが求められています。そんな中で、時間を最大限に活用でき、シンプルでわかりやすく、すぐにコミュニケーションが取れるワークツールはもはや必需品です。

Google Workspaceが目指すチームコラボレーションはポストコロナ時代の今、すべての企業や組織が直面する課題を解決するためのインフラとしてますます重要になるのではないでしょうか。

Google Workspaceの7つの特徴

Google Workspaceの7つの特徴

Google が提供する Google Workspcae はどのようなコンセプトで、どのような機能があるのかをご紹介します。

  • Google Workspace とは
  • 社内・社外のコミュニケーションが激変する機能
  • 最新のテクノロジーが搭載されている

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