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いまさら聞けない Google Workspace(旧 G Suite)とは?
メリットや機能を基礎から解説

 2021.02.17  ラクまるブログ編集部

Google Workspace(旧 G Suite)は、 Google が提供するグループウェアサービスです。個人でも利用できる Gmail や Googleカレンダー といったツールをビジネス向けの要件に合うように機能を追加し、すべての生産性ツールを 1 つの使いやすいソリューションに統合した統合ワークスペースです。

2020年10月にG Suiteからリブランディングされ、より効果的なチームコラボレーションを実現するツールとなりました。
企業や組織のグループウェアとして選択肢に挙がることの多い Google Workspace。今回は、その基本として特徴や機能について一から解説していきたいと思います。

Google Workspace の特徴

2020年、COVID-19の流行により世界中のビジネスにがらっと変革が起きました。在宅勤務が進み「職場」は「仕事場」ではなくなり、働く親の4人に1人は育児も両立させなければなりません。また、人と人との繋がりはより重要になっています。
<ソース元>
¹Gartner, 9 Future of Work Trends Post-COVID-19, Mary Baker, June 2020
²Winnie, Study: 1 in 4 families tap WFH parent as primary caregiver, September 2020 
³Insight, A third of workers feeling disconnected from company culture and colleagues, June 2020 

そんな時に理想のシステム・ツールはどういったものでしょうか?
どこからでも仕事ができること、時間を最大限に活用できること、シンプルでわかりやすく、すぐにコミュニケーションが取れること。
Google Workspaceは、コミュニケーション、コラボレーション、そして資料の作成をすべて一箇所にまとめ、どのユーザーにとっても使いやすいツールを目指し作られています。

柔軟性
Google Workspaceはデバイス/ブラウザを問わず利用可能で、全てのデータをクラウドで管理するので、どこにいても安全に働くことができます。

利便性

メールでデータをやり取りすることなく、ドキュメントを共同でリアルタイムに同時編集する。カレンダーから予定を確認してWEB会議(Google Meet)に参加する。メールの隣からチャット(Google Chat)を行うなど、アプリケーション同士の繋がりが深く、無駄な時間を発生させません。
また、Googleが最も得意とする「検索」や、AIでのサジェスト機能は業務をスピードアップさせます。

シンプル

Gmail、Google カレンダーを使ったことがない、という人はほとんどいないでしょう。Google は何十億人もの人に選ばれるシンプルで使いやすいクラウド製品をいくつも世に送り出しています。

Google Workspace はコンシューマー向けのサービスと同じインターフェースで、機能やセキュリティはビジネス向けに強化されたものです。誰でもすぐに利用が出来る使いやすい仕組みとなっています。

コンシューマー向け無償版との違い(管理者向け)

ここでは、Google Workspace(旧 G Suite)で利用出来る各種 Google サービスと、コンシューマー向け無償版では何が違うのかをご紹介します。
Gmail も Google カレンダー も Google アカウントを作成することで、無料で利用できるものばかりです。ではなぜ無償でも提供されている機能が有償としても提供されているのでしょうか?また、ユーザーはそれらをあえて有償で利用するメリットはあるのでしょうか?
その答えの多くは Google Workspace の「管理機能」にあります。
コンシューマー向けの Googleアカウントは、ユーザーが個人で全ての設定を行うことができます。
そのため、もしコンシューマー向けのアカウントをビジネスで利用した場合、以下のようなことができてしまいます。
・ユーザーが社外秘の資料を外部と共有する
・ユーザーが自分のカレンダーの予定を全世界に公開する
・退職後であっても会社のデータにアクセスができる
・以上の全ての行動を管理者は監査・制御できない

Google Workspace(旧 G Suite)の Business および Enterprise のプランでは、容量無制限のストレージを利用できます。(ユーザーが5人未満の場合、1ユーザーあたり1TB)企業や組織はもちろん、個人レベルで所有するデータ量も劇的に増加している中で、ストレージコストを気にせず業務を行うことができます。

以上のように、Google Workspace(旧 G Suite)で提供される各種 Google サービス は、無償版にはない、企業や組織で利用するためには欠かすことのできない機能群が提供されます。そのために、有償版のサービスを利用して組織のコラボレーションを安全に効率化することができるのです。

コンシューマー向け無償版との違い(ユーザー向け)

Google Workspace を利用するメリットは管理者機能だけではなく、ユーザーの観点からも多数ありますので、いくつかご紹介します。

≪Gmail≫

無償版の場合、メールアドレスドメインは「@gmail.com」が基本です。無償の Gmail でも独自ドメイン(企業が所持しているドメイン)の設定は可能ですが、ユーザーのアカウントで一つずつ設定が必要なため管理は複雑で、現実的とは言えません。
それに対し Google Workspaceの場合は、独自ドメインを設定することを前提としており、管理者コンソールにて一括管理ができます。使い慣れたGmailを、ビジネス用のメールシステムとして活用できます。
また、社外・社内問わず連絡先も管理者が一斉に登録することが出来るので、利便性が高くなります。

≪カレンダー≫

無償版の場合、アカウントが独立しているため、お互いの予定を確認するためには一人一人が予定を共有しあわなければなりません。Google Workspace の場合、事前に設定しておけば特にユーザーが設定を行うことなく社員同士で予定の共有が可能です。

≪ドライブ≫

無償版の場合、容量の上限は15GBです。Google Workspaceの場合、プランにもよりますが最低30GB〜無制限まで大容量のストレージが用意されています。個人レベルで所有するデータ量も劇的に増加している中で、ストレージコストを気にせず業務を行うことができます。
また、ドライブも組織単位での共有が簡単に行えるようになっており、毎回いちいちファイルやフォルダを共有する手間がなくなります。

以上のように、Google Workspaceで提供される各種 Google サービス は、無償版にはない、企業や組織で利用するためには欠かすことのできない機能群が提供されています。

Google Workspace 事例
Google Workspace

クラウド型グループウェアのメリット

≪初期導入が安い、速い≫

Google Workspace に物理的なサーバー等のインフラは不要です。ユーザーは、Google Workspace を利用するためにインターネット接続環境とユーザーが利用するパソコンなどのクライアントデバイス、そして月額利用料の支払いだけ用意すればすぐにでも利用可能になります。サーバーのハードウェアなどを調達する必要はないので初期投資は安くなり、導入も速いため、短期間でカットオーバー(本格稼働)することが可能です。

≪運用負担が少ない≫

Google Workspace のシステム運用を行うのは Google です。サーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの運用業務はなく、管理者の運用負担を大幅に軽減できます。これにより、トータルの運用コストは低下するでしょう。

≪セキュリティが向上する≫

大きなメリットが「セキュリティ」です。クラウドにデータを置くことでセキュリティを懸念される方もいらっしゃるかもしれませんが、一般企業のデータセンターがクラウドベンダーであるGoogleとと同じレベルのセキュリティを保つことは容易ではありません。データセンター自体の物理的セキュリティやデータセンター間の冗長性などを考慮すれば、クラウドサービスを利用することはセキュリティの観点からも十分に合理的といえるでしょう。

Google Workspaceの特徴と他コミュニケーションツール比較

Google Workspace でニューノーマル時代の働き方を

日本は世界的に見ても「労働生産性」が低い国です。
その根本の一つには「適切なITソリューションを導入できている企業が少ない」という原因があります。事実、日本のIT活用度は米国の5分の1程度だと言われています。業務システムの導入には積極的でも、その費用対効果が測定しにくグループウェアは優先度が低い場合もあります。
しかしながら、ニューノーマル時代の働き方では、テレワークへの移行をはじめとした働き方の見直しが求められています。そんな中で、時間を最大限に活用でき、シンプルでわかりやすく、すぐにコミュニケーションが取れるワークツールはもはや必需品といってもいいでしょう。

Google Workspaceが目指すチームコラボレーションはポストコロナ時代の今、すべての企業や組織が直面する課題を解決するためのインフラとしてますます重要になるのではないでしょうか。


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