新型コロナウイルスの感染拡大を受け、弊社でも対策基本方針が定められました。他の企業さまとも似た内容かと思いますが、以下のような内容です。
- セミナーは原則オンラインでの実施とする
- 打ち合わせはWeb会議を推奨。対面時はマスク着用を原則とする
- 不要不急の外出自粛 など
それ以外にも細かいルールが色々とありますが、ここでは割愛させて頂きます。このような基本方針のもと、実際に各社員が在宅勤務・テレワークに業務を切り替えました。
本稿では、私が在宅勤務をしながら業務をしてみて気付いたメリットとデメリットをご紹介します。少しでも参考になるところがあれば幸いですが、まず言えることとしては、在宅勤務はやってみると様々な気付きがあります。
業務内容と在宅勤務をする上でのICT環境
私の業務内容や利用しているサービス、在宅勤務時のICT環境を簡単に紹介します。
まず、私はマーケティング職です。セミナーの企画や運営、本サイトの運用などを担当しています。業務を遂行する上で利用しているサービスは以下です。
- Google Workspace（旧 G Suite）
- マーケティングオートメーションツール
- Google Analytics
- Asana
- Slack（ビジネスチャットアプリ）
- Backlog（タスク管理ツール）
基本的には、Google サービスを中心に利用していますが、外部パートナー企業さまとのやり取りや利用サービスのサポートツールとして、一部でSlackやBacklogなども利用しています。次に、在宅勤務時のICT環境です。
- 社用PC（Chromebook Flip C302CA）
- 社用スマホ（Android）
- 自宅Wifi
利用サービス、ICTツール・環境も在宅勤務の為に別途用意したものではなく、これまで業務で利用していたものをそのまま使っています。お客様とのやり取りは基本的に Google Workspace（旧 G Suite） を利用する為、通信は全て暗号化されているので安心です。
あと、もう一つ重要なことをお伝えしておきます。
- 自宅から会社まで片道1時間30分
総務省統計局が発表していましたが、通勤時間の平均はこれくらいとのことです。今回、在宅勤務に非常にメリットを感じた部分なので、ここは重要です。
在宅勤務でも業務は滞りなくまわる？
実際に在宅勤務をやってみて感じたメリットはたくさんあります。業務以外のメリットも多々ありますが、まずは業務についてお話します。
まず、業務についてはほぼ問題無いです。利用しているサービスは全てSaaSなので、ブラウザがあれば使えます。また、上司や同僚とのコミュニケーションは Hangouts Chat やメールで取れますし、会議も内容問わず全てテレビ会議で実施していますが、特に問題ありません。
元々、上司にあれをしなさい、これをしなさいと指示を受けて業務をしていた訳ではなく、部門で立てた目標を達成する為に個々、チーム毎に年間計画を立てて、業務をしていました。
なので、「今日は何やってるの？」とか「明日はこれやりなさい。進捗報告をしなさい。」などのやり取りはありません。（ルール上、報告はしています）
在宅勤務を取り入れてから、ライブ配信ウェビナーを二度開催しました。これは機材や回線などの理由で会社に行って実施しました。ここは今後も在宅での対応には切り替えない予定です。
あれもこれも在宅勤務で対応できなくても良いと思っています。出来ること、出来ないことがはっきりすれば業務がまわるように組み立てられるからです。
例えば、在宅勤務でのライブ配信ウェビナーが難しいのであれば、東京オリンピック・パラリンピックの期間は動画配信に切り替えれば良いと思っています。Q&A対応だけであれば、在宅勤務であってもリアルタイムで対応は可能です。
このように実際に在宅勤務を取り入れながら働くことによって、できることできないことははっきりしました。これも一つのメリットだと思います。
業務だけじゃない！在宅勤務のメリットとは？
どうしても「在宅勤務」や「テレワーク」と聞くと、「業務は問題ないのか？」であったり、「セキュリティは大丈夫なのか？」など、業務的なことに気持ちが行きがちです。
もちろん、そこは大切です。業務が問題なし、セキュリティも問題なしが大前提ですが、業務以外にも多くのメリットがあります。
先程お伝えしましたが、私は自宅から会社までの通勤に1時間30分かかります。在宅勤務であればこれが無くなります。
最高です！ストレスフリーです！
1時間30分という時間も辛いですが、混んでいる電車に乗ることが本当に嫌です。公共交通機関を利用するので仕方ないということは重々承知していますし、もちろん舌打ちとかはしていません。ただ、電車の中で押され、足を踏まれ、スマホを覗き込まれ、汗をかき、痴漢に間違えられないようにするということがどれだけストレスになっているか。。
通勤が無いだけで心のゆとりが全く違います。集中力が高まりますし、生産性はかなり上がっているのではないでしょうか。（個人的な感覚です）
これだけではありません。在宅勤務は家庭円満のきっかけにもなります。
私には妻がいますが、月曜日から金曜日まで働いています。平日は私の方が（通勤に時間がかかるので）どうしても遅く帰ります。2〜4時間くらい差があります。その為、平日の夕飯の支度は9割妻がしています。
妻も一日中働いているので、やはり毎日夕飯の支度をしているとヘトヘトになっています。でも、どうしようもないというのがこれまででした。（感謝の言葉は伝えてますよ）
最近、在宅勤務の日は朝、妻を職場まで車で送っています。片道20分くらいなので大した距離ではないです。洗濯物もちょっとした隙間時間とかに出来ますし、夕飯の準備も出来ます。
ものすごく感謝されます。電車だけでなく、家庭でもストレスフリーになりました。
皆さんも実際にやってみて、業務的なメリットも感じたと思いますが、業務以外のメリットも感じたのではないでしょうか。
メリットだけじゃない。在宅勤務のデメリットとは？
良いこと尽くしでお伝えしてきましたが、一方でデメリットもあると思いました。一つは微妙なコミュニケーションの変化に気付いたり、微妙なズレを修正することが難しいことです。
ITツールは発達し、チャットやテレビ会議でコミュニケーションはほぼ問題なく取れます。ただ、実際に目の前にいる人と話すこととは、全く同じではないと思いました。
微妙な表情の変化、微妙な認識のズレ、微妙な心の動き、こういった本当に小さいが重要なことは直接会ったり、会話をしないと気付いたりできません。（見逃すことが多い）
ただ、完全在宅勤務に切り替えている企業さまもいらっしゃるかと思いますので、直接会うことは難しいこともあるでしょう。是非、悩みを抱えている部下、一人では不安な新入社員、業務に慣れていない中途社員などに対してのフォローは普段以上に手厚くしてあげて頂ければと思います。時には、チャットやメールではなく電話の方が良いかもしれません。
また、世間話ができないこともデメリットと言えると思います。
当たり前ですが、業務をする上でも同僚や上司との信頼関係は重要ですよね。会社に行けば、「先週末は旅行に行ってきたんだけどね。」とか「この前飲んでたらやらかしちゃってさ。」など、他愛もない話が出来ます。ただ、離れていると気軽な会話はどうしても減ります。
他愛もない話をする仲だからこそ、離れた時のコミュニケーションがうまくいくとも思います。なので、完全な在宅勤務（毎日自宅）は個人的には反対です。
他には、当たり前ですがペーパーレス化されていない業務は無理です。印刷して、押印して、上司に提出する。このような業務は東京オリンピック・パラリンピックまでに改善することをオススメします。
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難しくてもまずは在宅勤務をしてみましょう
いかがでしたでしょうか。私の個人的な感想ですが、何か参考になる部分があれば幸いです。
今後、東京オリンピック・パラリンピックが控えておりますし、企業のテレワーク導入は一気に加速することが予想されます。
他社がテレワークをし始めたからそろそろうちも考えるかというスピード感ではなく、まずは試しに在宅勤務をしてみることを推奨します。
到底無理と思われるかもしれませんが、何が無理で何が出来るということを知ることが大切です。その無理だった業務の中で実現したいことをピックアップし、優先順位を付け、ITツールで解決できるものはITツールを導入して解決する。運用で解決できるものは運用で解決する。そうすれば、東京オリンピック・パラリンピックはもちろん、自然災害や今回の様な世界的な病気感染で出社が出来なくなった時に慌てることがなくなります。
私たちは Google Workspace（旧 G Suite）や、Chromebook を使ってリモートワーク、在宅勤務を実現しています。ツールの機能だけでなく、この経験も皆さまのお役に立てることが出来れば幸いです。
慣れないテレワークが続き、様々な課題が出てくるかとは思いますが是非お気軽にご相談下さい。サービスや機器の導入、工夫して使うことによって解決できることがきっとあります。
今後しばらくはオンラインでのウェビナーを開催しますので、ご興味のあるコンテンツがありましたら是非お申込み下さい。
