G Suite (旧Google Apps for Work)は、世界で最も「ブランド価値が高い」と称される Google が提供するグループウェアサービスです。個人でも利用できる Gmail や Googleカレンダー といったツールをビジネス向けの要件に合うように機能を追加し、組織全体のコラボレーション基盤として活用できます。
参考：MarkeZine「ブランド価値世界一はGoogle～ランキング上位をテクノロジー系企業が独占【WPP調査】」
企業や組織がグループウェアを導入したり更新するにあたって、有力な選択肢として検討されることの多い G Suite。今回は、その基本として機能やメリットについて一から解説していきたいと思います。
G suite の機能
G Suite はグループウェアとして必要な機能を包括したサービスです。Google ならではのシンプルかつデザイン性の高いインターフェースで、日々のコラボレーションを促進し、組織に大きな生産性向上効果をもたらします。まずは G Suite が提供する機能を見てみましょう。
≪G Suite の機能一覧≫
- Google Gmail
- Google カレンダー
- Google ハングアウト
- Google+
- Google ドキュメント
- Google スプレッドシート
- Google フォーム
- Google スライド
- Google サイト
- Google キープ
- Google ドライブ
- Google クラウドサーチ
- Google Vault
- Google モバイル
日ごろから Google サービスを利用している方なら、これらの機能を見て「おや？」と思うかもしれません。そうです、太字で示されている機能は、すべて無償の Google サービスとして提供されているものと同じです。
Gmail も Googleカレンダー も「Googleアカウント」を作成することで、無料で利用できるものばかりです。ではなぜ無償でも提供されている機能が有償としても提供されているのでしょうか？また、ユーザーはそれらをあえて有償で利用するメリットはあるのでしょうか？
その答えは G Suite の「管理者機能」にあります。
ニュースなどで「個人的な Googleドライブ に保存していた会社の個人情報を全体公開してしまい、情報漏えいが起きた」といった事件を聞いたことはないでしょうか？もしも企業が G Suite を利用して Google サービスを導入していれば、管理者機能を使うことでユーザーごとにアクセス権限や公開設定を行えるため、情報漏えいなどのセキュリティ事故が発生するリスクを低くすることができます。つまり、無償で利用できるサービスは、利便性の高いクラウドでのシンプルなメールやファイル共有を提供するだけで、企業レベルで要求される管理機能が提供されていないのです。そのため個人が利用する場合には十分な機能を提供しますが、企業や組織で利用する場合には G Suite が必要になるのです。
たとえば、G Suite での既定のファイルの公開範囲「社内のみ」になっているため、IT知識が低い社員が使用しても、誤ってファイルの共有リンクが外部に送信されてしまったとしても、社内のユーザーアカウントがないとアクセスすることはできないため、セキュリティのリスクを低くすることができるでしょう。
さらに、G Suite を利用するメリットは管理者機能だけではなく、ユーザーの観点からも多数ありますので、そちらもご紹介しましょう。
G Suite が提供する各種 Google サービス
ここでは、G Suite で利用する各種 Google サービスと、無償版では何が違うのかをご紹介します。
≪Gmail≫
無償版の場合、メールアドレスドメインは「@Gmail.com」が基本です。実は無償の Gmail でも独自ドメインの設定は可能ですが、ユーザー各人に設定が必要なため管理は複雑で、現実的とは言えません。それに対し G Suite の場合は、独自ドメインを設定することを前提としており、管理者コンソールにて一括管理ができます。使い慣れたGmailを、ビジネス用のメールシステムとして活用できます。
≪Google カレンダー≫
G Suite で使用する Google カレンダー の特徴は、その他の Google サービスとスムーズに連携することです。共有可能で作成も簡単であり、Google サイトで自分のスケジュールを公開すれば、部門内や組織全体に予定を見てもらえます。
≪Google ハングアウト≫
Google ハングアウト は無償の音声・ビデオ通話サービスです。G Suite ではカレンダーやメールから会議に参加できるなど、スムーズなリアルタイムコミュニケーションを支援しています。さらに重要なメリットは、Googleアカウント やプラグインの有無にかかわらず、外部ユーザーを会議に招待できることです。これで、社外の取引先などとも、互いの環境を意識せずにコミュニケーションが可能となり、双方にとって高い生産性向上が見込めます。
≪Google+≫
G Suite が提供する Google+（グーグルプラス）はいわば社内SNSです。安全で簡単に、様々なナレッジを組織で共有できます。ユーザー個人が公開設定を行えるので、企業内のコミュニティ活動を促進します。
≪Google ドキュメント、スプレッドシート、フォーム、スライド≫
無償の Googleサービスでもお馴染みの機能は、ビジネス向けに共同編集機能を強化し、組み込みのチャット機能で関係者間で即座にコメントなどのやり取りが行えます。変更履歴の記録は無制限であり、簡単に古いバージョンを検索・復元できる上に保存容量にはカウントされません。
≪Google ドライブ≫
G Suite の Business および Enterprise のプランでは、容量無制限のストレージを利用できます。（ユーザーが5人未満の場合、1ユーザーあたり1TB）企業や組織はもちろん、個人レベルで所有するデータ量も劇的に増加している中で、ストレージコストを気にせず業務を行うことができます。
以上のように、G Suite で提供される各種 Google サービス は、無償版にはない、企業や組織で利用するためには欠かすことのできない機能群が提供されます。そのために、有償版のサービスを利用して組織のコラボレーションを安全に効率化することができるのです。
クラウド型グループウェアとしての G Suite
G Suite はクラウド型のグループウェア、つまりインターネット経由でサービスとして提供されるコラボレーション基盤です。従って、G Suite には各機能のメリットだけでなく、以下のようなクラウド型グループウェアとしてのメリットもあります。
≪初期導入が安い、速い≫
G Suite に物理的なサーバー等のインフラは不要です。ユーザーは、G Suite を利用するためにインターネット接続環境とユーザーが利用するパソコンなどのクライアントデバイス、そして月額利用料の支払いだけ用意すればすぐにでも利用可能になります。サーバーのハードウェアなどを調達する必要はないので初期投資は安くなり、導入も速いため、短期間でカットオーバー(本格稼働)することが可能です。
≪運用負担が少ない≫
G Suite のシステム運用を行うのは Google です。サーバーの保守やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用などの運用業務はほぼなく、管理者の運用負担を大幅に軽減できます。これにより、トータルの運用コストは低下するでしょう。
≪セキュリティが向上する≫
もう一つの大きなメリットが「セキュリティ」です。クラウドにデータを置くことでセキュリティを懸念される方もいらっしゃるかもしれませんが、一般企業のデータセンターがクラウドベンダーと同じレベルのセキュリティを保つことは容易ではありません。データセンター自体の物理的セキュリティやデータセンター間の冗長性などを考慮すれば、クラウドサービスを利用することはセキュリティの観点からも十分に合理的といえるでしょう。
G Suite で生産性の向上と働き方改革を
日本は世界的に見ても「労働生産性」が低い国です。その根源には「適切なITソリューションを導入できている企業が少ない」という原因があります。事実、日本のIT活用度は米国の5分の1程度だと言われています。業務システムの導入には積極的でも、その費用対効果が測定しにくいコラボレーションツールなどは優先度が低い場合もあります。しかしながら、社会構造の変化や市場のグローバル化により、企業は常に新しい価値を提供してゆかねばならず、円滑なコラボレーションはその基礎として欠かせないものになります。また、クラウドベースの安全なコラボレーションにより、場所に依存しない効率的な仕事も可能になります。これは働き方改革を実現するための重要な基盤ともなります。G Suite の活用は、すべての企業や組織が直面する課題を解決するためのインフラとしてますます重要になるでしょう。
