社内ポータルは社内のさまざまな情報検索や、社内での情報共有を円滑にするための「入り口」となるサイトを指します。この記事では、社内ポータルの機能や役割、類似サービスとの違い、導入のメリットを解説。さらに社内ポータルの具体的な活用事例を紹介します。
社内ポータルとは
「ポータル」とは「門」や「入り口」を意味し、「社内ポータル」とは自社がもつ情報にアクセスするための「入り口」となるサイトを指します。名前の通り、社内でのみ利用するサイトで、社員がさまざまなソフトウェアやツールにアクセスできるようになっています。たとえば、社内で何かわからない、聞きたいことがあるときにサイトを使えば、知りたい情報がすぐに探し出せ、業務効率の向上が図れます。
社内ポータルの機能・役割
社内ポータルにはさまざまな機能・役割があります。
◎情報を1カ所にまとめる役割
多くの企業では勤怠管理や経費の申請、プロジェクト管理などで、さまざまなシステムを使っています。しかし、これらシステムがバラバラに管理されていると、管理やアクセスに時間がかかります。特に近年はテレワークの導入などで、これまで以上に利用するシステムやツールが増えているため、できるだけムダな時間は省きたいところ。そこで社内ポータルを導入することで、社内システムやツールを1カ所にまとめられ、情報の一元管理と簡便なアクセスが可能になります。
◎掲示板機能
掲示板機能を利用すれば、情報を素早く社内共有でき、会社の大切な「お知らせ」などを見逃すことが防げます。また、違う部署の社員同士でも気軽に情報をやり取りできるため、社内の情報共有がスムーズになり、業務の質向上に役立ちます。
◎Q&A機能
申請フォーマットや業務マニュアルなど、よく使うテキストや問い合わせ内容を社内ポータルでまとめておけば、担当部署に問い合わせする時間、問い合わせに回答する時間が減り、質問者、回答者ともに業務負担が軽減できます。
社内ポータルの必要性
現在、多くの企業で社内システムの多様化と情報量の過多によって、情報管理と情報把握が難しくなっています。
そこで注目されているのが社内ポータルです。社内ポータルを導入することにより、社内システムの入り口を一本化でき、必要なファイルやデータが探しやすくなるため、非効率な時間を削減でき、社員満足度向上も図れます。
社内ポータルと類似サービスの違い
社内ポータルと機能が似ているものに「グループウェア」「社内SNS」「イントラサイト」などがあります。ここではそれぞれの違いについて解説します。
グループウェア
グループウェアとは業務スケジュールやタスクの管理を社内で共有するサービスで、業務の効率化を目的に活用されることが多いです。一方の社内ポータルはスケジュール管理以外にも、SNS機能や掲示板機能があるものもあり、幅広い用途で活躍します。
ただし、近年はクラウド型の多機能なグループウェアもリリースされており、機能の差がなくなってきています。
社内SNS
社内SNSとはLINEやTwitter、Facebookなどに代表されるSNS機能が社内利用向けになったものです。社員同士の連絡がメールよりも気軽にでき、特にリモートワークや出張が多い部署、企業でよく活用されています。社内ポータルにも同様の機能がありますが、社内SNSが社員間のコミュニケーションツールであるのに対し、社内ポータルは一元管理や社員の情報共有を目的にしています。
イントラサイト
イントラサイトとは内部ネットワークに設けられたウェブサイトのことで、一般的に外部のインターネットからアクセスや閲覧ができないように閲覧制限されていることが多いです。会社内で共有したい情報管理に使用されるため、社内ポータルと大きな意味の違いはありません。
社内ポータルを導入するメリット
近年、企業が社内ポータルを導入するには大きなメリットがあるからです。ここではその代表的なメリットを3つ紹介します。
業務効率が上がる
社内ポータルに社内で使っているシステムやツールを集約することで、誰でも使いたいときにすぐにアクセスができるため、ムダな時間が省けて業務効率が上がります。
また、コミュニケーション機能を活用することにより、会議室の準備や日程調整ができるため、不要な会議を減らし、メール送受信の手間も省けます。このように非効率な時間が削減されることで、生産性の向上が図れます。
情報共有が円滑になる
社内ポータルサイトにある掲示板機能を使えば、「会社からのお知らせ」などが全社一斉に共有できるため、社員数が多くても周知徹底が可能です。また、メールのように過去の報告が埋もれることなく、検索も容易にできます。
さらに業務マニュアルやよくある質問などを社内ポータルにまとめておけば、担当部署に問い合わせる件数が少なくなり、対応の手間が減らせます。ほかにも業界の専門知識などの有益な情報を1カ所にまとめておくことで、社員が自ら解決できるため多くの時間が削減できます。
コストが削減できる
これまで紙の資料で配布していた情報を、社内ポータルで共有すれば、印刷やコピー代のコストを削減できます。ほかにも人的コストや支部間の郵送費、書類を保管するスペースも不要になるため、大幅なコスト削減が可能になります。
社内ポータルの活用事例
最後に社内ポータルの活用例を3つ紹介します。
問い合わせの時間と手間を削減
社内ポータルは利用者が少ないと意味がありません。たとえば、総務課や経理課など業務に関する問い合わせが多い部署では、どんなに有益な情報を社内ポータルに開示しても利用者が少なければ、問い合わせ件数を減らすことができず、業務の効率化が図れません。
しかし、見やすく、使いやすい社内ポータルに構築することで、全社員が利用するサイトになります。利用しやすいことで社員に「まず何かわからないことがあれば、ポータルを確認する」という意識が定着すれば、部署へ問い合わせが削減でき、時間と手間の削減につながります。
優先度の高い情報がすぐに見つけられるように
社内の連絡手段としてメールやFAXを多用している場合、店舗が本部からの通達事項を把握するのはひと苦労です。特に通達事項が多ければ多いほど、優先事項の選別がしにくく、作業効率の低下や作業ミスを招くおそれがあります。
しかし、社内ポータルの掲示板機能を使えば、内容や重要度ごとにカテゴリーを分けて表示ができます。その結果、重要な通達をすぐにキャッチして迅速に対応することが可能です。さらに店舗は顧客に対応する時間を増やせるため、サービスの向上にもつながります。
子会社との情報共有におけるロスを削減
国内外の子会社がバラバラのグループウェアを運用していると、情報共有がしづらいです。また、このような場合、スケジュール管理も子会社ごとのため、ほかの子会社の担当者とコンタクトを取る際に電話などで在籍確認が必要になります。
ですが、社内ポータルを構築すれば全社で人事異動情報や組織図、福利厚生情報など、グループ全体に知らせるべき情報が簡単に共有可能になります。さらに全社員のスケジュールが把握できるため、社員の動向が可視化され、子会社間の連携もスムーズになります。
まとめ
社内ポータルは情報の専門化、多様化、情報量の増加に従い、企業の活用ニーズが高まっています。そして社内ポータルを導入することで、業務効率の向上やスムーズな情報共有、ペーパーレス化によるコスト削減など、多くのメリットが期待できます。
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