初めまして。LumApps（ルムアップス）のマーケティング担当の本名です。
早速ですが皆さんの企業では、すでに社内ポータルサイトを運用されていますでしょうか？
そもそもポータルサイトそのものがなかったり、ポータルサイトはあるけど社員になかなか活用されないというお悩みをお持ちの方、多いかもしれません。
本稿では、Google WorkspaceやMicrosoft 365 のサードパーティ製品であるLumApps（ルムアップス）というポータルサイト作成ツールを紹介しながら、ポータルサイトにおけるデザインの重要性や検討のポイントを一緒に確認していきたいと思います。
Google Workspace（旧 G Suite）と連携できるLumAppsとは？
LumApps（ルムアップス）とは、クラウド上に構築されたGoogle Workspace / Microsoft 365と連携できるポータルサイト作成ツールです。
Googleのグループウェアである Google Workspace には、ファイル共有機能のGoogle ドライブや、Google カレンダー、Web会議のGoogle Meet等、業務に必要で便利なツールが沢山あるかと思います。一つひとつのツールだけでも十分便利で効率的に業務が行うことができますが、これらのツールが一箇所にまとまっていたらさらに便利になると思いませんか？これはGoogle Workspace に限らずMicrosoft 365でも同様です。
LumAppsを使えば、Google Workspace や Microsoft 365の各機能をハブのように一つにまとめることができます。また、社内の情報も一つにまとめて連携することができますので、Google Workspace や Microsoft 365の生産性とコラボレーションをさらに高めることができます。
社員は社内のニュースや投稿はもちろんのこと、自身の業務に関連するGoogle Workspace / Microsoft 365の情報等、業務に必要な情報が一つのポータルサイトから簡単に確認できるようになります。
ポータルサイトにおけるデザインの重要性
ポータルサイトの「ポータル(Portal)」という言葉は「門」や「入口」を意味し、業務を行う上で必要な情報に辿りつく玄関口の役割を担います。皆さんの家庭の玄関を想像してみて下さい。そこには何があるでしょうか？外に出るための「靴」や「傘」や、外に出る前に身だしなみを整える「鏡」があったり、「鍵」置き場があったりするかと思います。整理整頓されていればすぐに自分の必要なものを見つけることができますが、モノが散らばっている場合は、必要なものを見つけるだけで時間がかかってしまい、遅刻してしまうということがあるかもしれません。
社内ポータルサイトについても同じことが言えます。特にトップページは全社員が一番最初に到達するページとなり、そこに必要以上の情報が載っていると、社員は本当に必要な情報になかなか辿りつけなくなります。そして社員は情報になかなかアクセスできないと、結果的に社内ポータルサイトを利用しなくなってしまいます。
社員が本当に必要な情報は何なのか、どのようなシーンで利用するのかを念頭に入れて、シンプルにデザインしていくことが大切です。
もし、ポータルサイトの社内利用率が低い場合は、この機会にポータルサイトの情報の棚卸しを検討し、シンプルに設計し直してみてはいかがでしょうか。
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ポータルサイトのデザインはガジェットの組み合わせだけ！
社内ポータルサイトを編集するのは特定のテクニカルスキルを持った人だけということはないでしょうか？ビジネス要求に答えようとするあまり、ポータルサイトを色々と作り込んでしまい、特定の人のみが背景を知っているという話は、比較的多く聞こえてくるかと思います。
LumAppsの場合は、複数のガジェットを組み合わせてドラッグ＆ドロップやクリックをするだけで簡単に誰にでも作成できます。
実は、LumAppsの場合はテンプレートを利用することでシンプルでお洒落なデザインにすることができます。下の画像は実際にLumAppsを利用して作成したサイトの例になります。テンプレートとガジェットを使いこなすことで、誰でも簡単にスッキリとしたデザインのポータルサイトを作成することができます。
ポータルサイトの役割も「情報の単なる提供」から「コラボレーションプラットフォーム」へと変化してきており、IT管理部門以外の様々な部署の方々が関わる必要性が出てきています。
特定のスキルを持った人だけではなく、誰もが簡単に使えることは今のポータルサイトにおける必須要件なのではないでしょうか？
おしゃれなだけではなく機能性も高いLumApps
LumAppsはGoogle Workspace（旧 G Suite）と組み合わせることで、様々な使い方ができます。ここでは代表的な例をご紹介したいと思います。
- Google Workspace のツールと連携する機能
Googleドライブ、Gmail、Googleカレンダー - Microsoft 365のツールと連携する機能
SharePoint、Outlook、Teams 等 - 外部のコンテンツを表示する機能
IFRAME、RSSフィード等 - 投稿に関する機能
コメント、投稿一覧、コンテンツ一覧、メディア、メタデータ等
LumAppsは約40程度の機能のガジェットが存在しており、今回紹介した機能以外にもまだまだ便利な機能を備えています。
次回以降のブログでまたお伝えさせて頂きますのでお楽しみにしていて下さい。
まとめ
いかがでしたでしょうか。社内ポータルサイトを検討するうえでは、社員の利用シーンを想定しながら、機能とデザインをバランスよく考える必要があります。電算システムでは社内ポータルサイトに関するセミナーやLumAppsのお客さま導入事例などを定期的にアップデートしておりますので、ぜひ参考にしてください。
