連絡先が見つからない!G Suite 連携の共有アドレス帳で解決!

 2019.07.16  電算システムブログ編集部

誰からか分からない電話番号からの着信、連絡したいけど電話番号やメールアドレスがすぐに見つからない。こんなことってよくありませんか?プライベートであれば知らない電話番号からの着信は無視しても良いかもしれませんが、社用携帯であれば取引先や同僚からの着信の可能性もあります。そうはいっても、誰からの着信なのかわからないとちょっと不安になったりしますよね。

電話番号やメールアドレスが分からないことは社内の連絡においても課題になります。頻繁に連絡を取る同僚や上司であれば、電話番号やメールアドレスを連絡先として控えていたりしますが、他部署の人など、頻繁に連絡を取らない相手の場合、電話番号やメールアドレスが分からず、すぐに連絡をとることができません。

そんな時、「事業部もしくは会社全体でアドレス帳が共有して、着信やメール作成時にも反映されていたらいいのに」と思ったことはないでしょうか。電話番号を調べる、メールアドレスを調べるといった一回一回の時間は数分程度かもしれませんが、日常業務と異なる作業をすることは若干でもストレスを感じる作業なので、後回しにしがちです。さらには、こうしたことは誰にでも起こり得るシチュエーションで、その時間を積算していったら、ものすごい無駄になります。

本稿では、こうした課題を解決するために、G Suite と連携できる共有アドレス帳の「Gluegent Apps共有アドレス帳」をご紹介します。

「Gluegent Apps共有アドレス帳」とは?

株式会社グルージェントが提供する G Suite 拡張アプリケーションです。Gluegent Apps共有アドレス帳は、G Suite をより使いやすくするため、組織情報が一元管理でき、アドレス情報の検索が簡単に行えます。ユーザ側でアドレス帳をメンテナンスする必要がなく、G Suite の Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleサイトで利用可能です。PCだけではなく、iOS/Android端末からも専用アプリで共有アドレス帳をご利用いただけます。いくつかメリットを挙げてみたいと思います。

①管理者のメリット

  • 一括管理で組織変更ができ、一斉周知できる
  • データ項目が自由に足せる(趣味や入社年、出身地、好きなスポーツ選手など)

②ユーザのメリット

  • 組織階層表示ができる。上位組織から選択していけば簡単に連絡したい人に到達できる
  • サジェストではなく、人が選べるようになり、誤送信対策にもなる

③社内利用のメリット

  • スマホを内線化していれば、誰から内線でかかってきたかがわかる

④社外利用のメリット

  • スマホの中でアドレス帳としてメールも使えるし、電話も使える
  • 共有アドレス帳に登録されている電話番号であれば誰からの着信なのかわかる

面倒な作業は一切なし!簡単な起動方法で使いやすい

導入はしたけど、操作が複雑で活用されなかったなんていうことにはなりません。本当に簡単なので少しだけご紹介させて頂きます。

①キーボードアプリからの起動(Gmail起動中の左下の地球マークから起動)

キーボードアプリからの起動

キーボードエリアに組織ツリーを表示し様々なアプリでアドレスを挿入できます。

②専用アプリからの起動

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これならパッと見てすぐに使えそうですね。もちろんPCでもお使いいただけます。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション

操作性だけではない!便利な4つの機能をご紹介

操作性について、ご理解頂けたかと思いますがGluegent Apps共有アドレスは他にも便利な機能がたくさります。今回は代表的な機能を4つ紹介致します。

【電話】登録しなくても誰からの電話か、すぐに分かる!

冒頭でも触れましたが、携帯に電話がかかってきて誰だろう?ということってよくありますよね。Gluegent Apps共有アドレス帳があれば、携帯に登録がなくても、自動的に共有アドレス帳から番号を検索し、誰からの電話かがすぐに分かります(※Android版は今秋リリース予定)。もちろん、共有アドレス帳からの発信も可能なので、携帯への個別登録は必要ありません。

登録しなくても誰からの電話か、すぐに分かる!

【メール】キーボードアプリでメールを簡単に作成・転送

移動中にスマホでメールを見ている時、このメールをすぐにあの人に転送したい、見てもらいたいってことありますよね。でも外だと、その人のメールアドレスがわからない。だからあとでPCを開いて、作業したり、忘れたり、遅くなったりすることはないでしょうか。でも安心してください。入力文字の切り替えで簡単、組織からメールアドレスが選択できます。

キーボードアプリでメールを簡単に作成・転送

【共有・招待】Driveで資料の共有、カレンダーでの招待が簡単

スマホで資料を見ていて、すぐに部下や同僚、上司に共有したい時ってありませんか?また、外で社内の人にカレンダーを招待して会議に参加してもらいたい時ありませんか?こういう時も共有アドレス帳を使えば、ネイティブアプリでアドレス帳を起動させ、組織図から担当者を辿り、メールアドレスが選択できます。

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データ共有時の画像
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スケジュール作成時の画像

【メンテナンス】ユーザー側でのメンテナンスは不要

人事異動が頻繁にあっても、管理者が一元管理するため、ユーザーひとりひとりの手間がかかりません。異動があるたびに一人一人がアドレス帳のメンテナンスをして、膨大な無駄な時間がかかっているケースもあります。Gluegent Apps共有アドレス帳を使えば、管理者が一元的に変更するため、手間が減ります。

修正も自動的に反映されるので、組織変更、入社、異動、退職の際のメンテナンス漏れが防げます。もちろん、個人でアドレス帳を修正する必要もありません。内線番号、役職、社員番号などの情報も一緒に掲載できるので、似た名前の社員がいても迷わずに選択可能です。また、機種変更しても、一元管理しているため、個別に設定する必要はありません。

操作性だけではない!便利な4つの機能をご紹介-2

Gluegent Apps共有アドレス活用事例をご紹介!

最後に、実際にGluegent Apps共有アドレスを活用している企業様の実例を紹介します。

【某有名アパレル企業様(東証一部上場)】

<課題>

全国に約500店舗、約1,000名の社員、5,000人ほどのアルバイト従業員が在籍。
エリアマネージャーやスーパーバイザーと本部社員間のコミュニケーションツールを検討。今までは、グループメールで一斉にいろんな人が受け取っており、メーリングリストの利便性が悪く、無駄なメールが発生していた。

<結果>

Gluegent Apps共有アドレス帳で、スマホから、担当者の連絡先がすぐにわかるため、メーリングリスト全体に流す必要がなくなり無駄なメールの削減が実現。スマホで完結するため、店舗でも確認できたり、ワークスタイル変革が行えた。

【某不動産会社様【東証一部上場)】

<課題>

サーバなどハードウェアの更新、システムやサービスの更新や提供終了などを何度も経験するなかで、業務継続性やコスト面でオンプレミスに限界を感じていた。また、グループウェアへのアクセスは社内からのみに限定していたが「社外からもアクセスしたい」という要望が増えてきた。

<結果>

G suiteへには、アドレス帳機能がないため、補完ツールとしてGluegent Apps共有アドレス帳を導入。社外からもアクセスでき、「場所にとらわれない働き方」が実現できた。

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Gluegent Apps共有アドレスで業務を効率化させよう!

いかがでしたでしょうか。アドレス帳を共有することで様々な無駄を無くし、業務効率化であったり、社内外にとらわれないコミュニケーションをサポートしてくれることが伝わりましたでしょうか?

社外で働く従業員は、いつも社内の方に外からメールをする際に、困っています。社内の他の方のメールアドレスがすぐにわからず、それを調べるだけで3分、5分と、かかっているケースが多いです。従業員が1,000人いれば、それだけ無駄な作業が発生しています。アドレス帳の共有が業務改善をする上で最重要とまでは言いませんが、これによって従業員は日々の無駄な作業から開放され、コミュニケーションが豊かになることは間違いありません。

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