グループウェアの導入や更新をするにあたって、優先的に検討されることが多いのが「クラウド」型のサービスです。クラウドとはインターネット上で提供されるITサービスの総称であり、インフラからアプリケーションまで様々なレベルでサービスが提供され、今や社会を支える大切な基盤です。
以前はオンプレミスでメールサーバーやファイル共有のサーバーを構築することが多かったのですが、最近はクラウド型のサービスが主流になってきています。クラウド型のグループウェアを導入することは、企業にとって「場所や時間を選ばないコミュニケーション基盤」の構築を意味します。また、従来の運用管理の面でも無いメリットを多数備えているので、効率良く、適正コストを維持したまま組織のコラボレーションを促進できます。
本稿では、そんなクラウド型グループウェアのメリットについてご紹介します。
メリット1. 意外と知られていない「セキュリティ」のメリット
クラウド型グループウェアを導入するにあたって「外出先からでも利用できる」「サーバー等の運用管理コストが不要」といったメリットが先行しがちです。しかし、現在の社会的要請を考慮したときに高いメリットを発揮するのが「セキュリティ」に関してです。
インターネットが普及してからの数十年間は、常にセキュリティの脅威との戦いといってもよいでしょう。攻撃者の目的は愉快犯的なものから経済的な利益が中心に変わり、その手法も日に日に高度化しています。グループウェアの世界では、特に情報漏えいという観点でセキュリティを考えなければいけません。グループウェアはそもそも多数のメンバー間での情報共有が一つの目的になっていますが、適切な共有範囲を超えた瞬間に情報漏えいとなってしまうからです。
グループウェアのセキュリティ対策には、おもに2つの要素があります。一つはサーバー側のサービスであり、もう一つはユーザーが利用するクライアントデバイスです。
クライアントデバイス側の対策は、サーバーがオンプレミスでもクラウドでも基本的には変わりません。そのため、デスクトップ仮想化などの方法でクライアントにデータを持たないなどの方法が普及しています。
一方でサーバー側はどうでしょうか。サーバーも常に最新のセキュリティパッチを適用するとともに、データセンターとしての物理的なセキュリティや冗長構成などが必要になってきます。これを一般企業のデータセンターで、クラウドベンダーと同等のレベルで実装するとどうなるでしょうか。当然一般企業では、データセンターの運用が本業ではないので、ノウハウやリソースがなく、またそのために巨額の投資をすることは難しいでしょう。そこで、クラウド事業者に運用とセキュリティ管理を任せるほうが、はるかにセキュリティレベルは高くなるのです。
インターネットから自由にアクセス可能なクラウド上に大事なデータを置くことに抵抗を感じる方もまだいらっしゃるかもしれませんが、どちらが本当にセキュアなのか冷静に考えてみる必要があります。
メリット2. 「場所と時間を選ばない」小回りの利くコラボレーション
1990年代後半、グループウェア黎明期とも言えるこの時代に、多くの大企業が「Lotus Notes(ロータスノーツ)」というオンプレミス型のグループウェアを導入しました。ちなみに同グループウェアを提供していたLotus社は1995年にIBM社に買収されています。
当時、海外先進企業のコミュニケーション基盤を導入できると話題になったこの製品も、今ではコミュニケーションの足かせになっているケースも少なくありません。長年更新がされず、コミュニケーション基盤が古いままだと時代のニーズに合った業務の遂行自体が望めません。
特に最近では「外出先や自宅からアクセスできない」というニーズが顕在化しています。働き方改革の柱の一つがテレワークです。ワークスタイルが多様化する中、「外出先や自宅から安全にグループウェアを使用したい」「モバイルデバイスからもアクセスしたい」というニーズはすでに当たり前です。
企業や組織は社員や従業員のこうしたニーズを満たすのが当然になってきています。それを実現する選択肢の一つがクラウド型グループウェアです。接続する場所(ネットワーク)を選ばず、デバイスも自由に選択でき、時間も問いません。ユーザーはいつでも場所や時間を問わずに、好きなデバイスから利用可能です。
移動中のちょっとした空き時間にメールを見て対応するといったことは、顧客対応や意思決定のスピードを迅速にし、企業の競争力にもつながる大事なインフラです。場所を問わないコラボレーションはこれからの組織にとって欠かすことのできない要件でしょう。
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メリット3. 初期投資を小さく、早く導入できる
オンプレミスでグループウェアを導入する場合、カットオーバー(本格稼働)まで多くの労力と時間を要してきました。要件定義、設計、調達、実装などの工程をひとつづつこなしながらプロジェクトを進めますが、稼働したときにはそのソフトウェアは次のバージョンがリリースされているなどということも多かったのではないでしょうか。また、同時にハードウェアを含めた多額の初期投資が必要となり、数年に一度の大プロジェクトになることも珍しくありませんでした。
しかしながら、グループウェアはコラボレーションの基盤となるものであり、基幹業務システムとは違い、とにかく最新の便利なツールを使ってゆくというのが一つの合理的なスタンスです。可能な限り「素早く」導入し、できるだけ早くそのメリットを享受してこそ投資に対する効果を最大化できるわけです。
そのようなアプローチを実現するのがクラウド型グループウェアです。
クラウドサービスによって、利用者は提供されるアプリケーションだけを利用すればいいのです。提供事業者がシステム運用を行い、それをインターネット上でサービスとして提供するため、ユーザー側に必要なものはユーザーが使用するパソコンなどのデバイスとインターネット接続環境、それとサービスを利用するための費用です。最低限これだけあれば、ユーザーはすぐにグループウェアの利用を始められます。ここには、大掛かりな設計もハードウェアの調達も必要ありません。
もちろん、導入のためには社員一人ひとりのユーザーアカウント設定や、ポリシーの設定などの作業は必要ですが、あくまで管理ツール上での設定作業にすぎません。グループウェアはその特性上、クラウドサービスとしての利用に特に向いており、そのメリットを享受できるのです。
メリット4. 運用コストの低減と、管理者負担の軽減
クラウド型グループウェアは提供事業者がシステム運用を行っているため、これまで行っていたような運用管理の多くの部分が不要になります。この特徴はグループウェアの運用コストを低減し、管理者負担を軽減します。
オンプレミス型のグループウェアは「初期投資のみ多くかかる」と思われがちですが、実際はそうではありません。導入後も必要になってくる運用管理コストは決して少なくありません。サービスの監視やトラブル対応、セキュリティパッチの適用やバージョンアップ作業など、日々発生する運用管理工数は非常に大きいものがあります。また物理的なサーバーの設置スペースや電源、空調など、ハードウェアの維持自体にかかるコストも大きくなります。
それに対しクラウド型グループウェアにかかる運用管理コストは、サービスの利用料金が中心です。純粋にオンプレミス型のソフトウェアライセンスと比較すると、数年で計算するとクラウドのほうが高く感じるかもしれません。しかし、これまでのソフトウェアライセンスに含まれていないコストもサービスの利用料金に含まれるため、トータルで比較することが必要です。
さらに、運用管理者の負担が軽減すると、IT部門の生産性が向上し、より戦略的なIT投資にリソースを割り当ててゆくことができます。コアとは言えないグループウェアの運用管理負担を軽減することで、IT部門はよりその価値を高めることができるでしょう。
メリット5. ユーザーを自由に増減して、費用対効果を高める
クラウド型グループウェアの利用体系は、ユーザーごとに料金が発生するのが基本です。従って、100人いれば100人分のコスト、1,000人ならば1,000人分のコストしか発生しません。つまり「適正コストを図れる」ということなので、費用対効果を高めるメリットがあります。
従来のオンプレミス型の利用では、たとえば年間でユーザー数の季節変動があると、最大時のユーザー数に合わせてライセンスやハードウェアを準備する必要がありました。しかし、クラウド型のサービスでは、利用に応じた課金となるので、利用者が減る場合においても無駄が生じません。各ベンダーの規約を確認する必要はあるものの、利用に対する課金という考え方はクラウドサービスを利用する大きなメリットです。
メリットだけでなくデメリットを考慮した検討を
以上のように、クラウド型グループウェアには多数のメリットが存在し、その結果現在グループウェアの導入ではクラウド型が主流となっています。しかし、同時に注意しなければいけない点が存在することも忘れてはいけません。
たとえば、サービスの機能追加や仕様変更が提供事業者側のスケジュールで実行されてしまうことや、トラブルが発生しても事業者側での復旧を待つしかないなど、オンプレミスではなかったような問題も発生します。そのためクラウド型グループウェア導入を検討する際は、メリットだけでなく、こうしたクラウドならではの特性も理解したうえで検討することが必要です。
特にオンプレミスからクラウド型に切り替える際には、このようなポイントを熟知したパートナーの支援サービスを検討すると安心して導入が可能です。電算システムでは、オンプレミス環境から Google Workspace（旧 G Suite）の導入を支援した豊富な実績があります。ぜひご相談ください。
