以前までは「働き方改革」をキーワードに業務改善のニーズが高まっておりました。コロナ禍においては外出や移動等の様々な制限がある中でも業務を継続するために、またウィズコロナ時代において働き方の多様性を実現するために、時間・場所に囚われずに業務を継続するための基盤作りが必須になってきています。
業務を継続するにあたり、社内のコミュニケーションを達成する手段としてはチャットツールやWeb会議、メールにより解決することが出来ます。一方で、業務プロセス上で「承認」を求めるケースに関してはそうはいきません。承認の記録を管理する必要があります。従来であれば、紙の申請書でも社員がオフィスに出社する前提であったので問題なく社内の運営が回っていたのですが、ウィズコロナ時代においては人によっては在宅勤務であったり、オフィスに出社したりと、その時の勤務形態に左右されずに承認を滞りなく進められるように基盤を整備する必要があります。
そこで、ワークフローシステムを導入することによりどういったコストメリットがあるのかを整理していきたいと思います。社内に紙の申請書が残っている場合にはコストメリットを踏まえてデジタル化をご検討されてみてはいかがでしょうか？
コスト削減
慣れ親しんだ運用を変更する事はストレスかもしれません。ただ、何気なく運用していた紙の運用には紙や印刷によるコストだけでなく、面倒な手間が起因した人的なコストも発生しています。紙の運用により発生するコストの例は以下のものです。
- 紙、印刷費用
- 決裁が拠点を跨ぐ場合には、Faxや郵送費用
- 書類を承認者へ持ち回る時間と手間
- 決裁がおりた書類のファイルを管理するための場所
- 過去の書類を探す時間
「1」と「2」は目に見えるコストですが、「3」、「4」および「5」については電子化することにより1クリックで次の承認者に申請書を回すことが出来たり、検索ウィンドウで瞬時に探せるようになる等の時間削減に繋がります。そうすることで、人の手間が発生していた作業をなくし、生産的な業務に割く時間を増やすことが可能になります。
Google Workspace 連携ならさらにコスト削減
上記は一般的なワークフローシステム全般に言えることではあります。Google Workspace 連携のワークフローを選択することで更に以下のコスト削減が見込めます。
- 導入コストの削減
- アカウント管理コストの削減
- 社内展開に割く時間の削減
Google Workspace 連携のワークフローでは、ワークフローアプリケーションのアカウントやログイン認証が Google Workspaceに一元化されます。そのため、既に Google Workspaceで登録済みの情報を流用することになりますので、初回のアカウント登録作業は不要ということになります。運用で面倒な、人の入退社に伴うアカウント管理についても Google Workspace 側でアカウントを登録するだけのために管理が簡易化されます。この点は、一般的なワークフローシステムを導入してしまうと Google Workspace との二重管理は避けられませんので、管理工数の削減につながります。
また、社内に展開する際にはGoogle Workspaceの認証でワークフローにログインが出来ますので、パスワード配布作業は不要です。そのため、社内展開時には例えばポータルサイトにワークフローへのリンクを設置頂くだけで社内展開作業が完了します。些細なことですが、パスワードをリセットしてください、といったような依頼も Google Workspace 連携により来なくなります。
まとめ
今回はコストに絞ってご紹介させて頂きました。詳細な製品資料をご希望の際には、以下よりダウンロード頂けます。また、実際にサービスを見てみたい、導入の相談をしたい、といった場合には担当営業までお声がけください。
