新入社員や異動して来た方は、最初は部門の業務プロセスを把握していませんよね。先輩社員や上司に業務フローを聞きながら覚えていくかと思います。もちろん、決裁規定を毎度チェックしてもらって自己解決してもらう方法もあると思います。ただ、いずれにせよ対応時間がかかってしまい非効率ではないでしょうか。
ワークフローシステムを導入することにより、業務プロセスを定型化し、申請者が迷うことなく業務を進める事が出来るようになります。その効率化のポイントをご紹介します。
デジタル化による効率化
ワークフローシステムが対象とする書類は、社内の稟議書、申請書等です。一般的には稟議書をデジタル化することを目的とされる事が多いかもしれませんが、社内には紙やメールで承認を得ているものが他にもありませんでしょうか。総務部が管理している住所変更届や情報システム部門が管理しているメーリングリストの登録申請、営業部が利用している値引き申請等をイメージ頂ければわかりやすいかもしれません。こういったものがデジタル化することにより効率化される対象となります。デジタル化することによる効率化のポイントは3つあります。
- 承認ルートの定義により、自動的に適切な承認者へ申請が回る
- システムが適切な承認者に順次申請書を届けるために人の手を介さない
- PCだけでなく、モバイルでも承認ができるために承認者は出社しなくてもよくなる
3つのポイントについて掘り下げてご説明いたします。
1点目：承認ルートの定義により、自動的に適切な承認者へ申請が回る
ワークフローで承認者をする時には、申請者の上長をシステムが自動で識別してくれます。そのため、申請者が営業部であれば営業部長に、総務部であれば総務部長に申請書が届きます。また、稟議の金額や内容によって承認者が異なるケースもあるかと思います。そういった場合には、条件分岐を設定することにより申請書に記載の内容に応じて承認者を変更する事ができます。申請者は申請フォームに記載するだけで、業務フローの確認や稟議規定とにらめっこすることなく、システムが適切な承認者に届けてくれるようになるのです。
2点目：システムが適切な承認者に順次申請書を回すために人の手を介さない
承認者へはメールでお知らせが届きます。承認だけでなく、差し戻しが発生する場合には、該当する申請者や承認者へメールでお知らせが届きます。申請者等誰かがが書類を持ち回る必要がなくなります。
3点目：PCだけでなく、モバイルでも承認ができるために承認者は出社しなくてよくなる
主には承認者が享受するメリットかもしれません。紙に捺印する必要がなくなりますので、わざわざ出社をしなくても承認ができます。夕方に帰社したり、承認のためだけに出社する必要がなくなります。さらに、クラウド型ワークフローであればモバイルでも最適化された画面デザインで、使い勝手よく承認ができます。そのため、移動中の電車やタクシー内でPCを起動することなくモバイルで手間なく承認、却下、差し戻しのいずれのアクションも行えます。そうして判断のプロセスの時間が短縮され、会社全体のスピードアップが見込めるようになります。
業務プロセスをタイムラインで管理
ワークフローで稟議および申請の承認管理だけを目的とするのでなく、承認後に実行される定型化されたアクション(業務処理)もプロセスに乗せることをおすすめしております。プロセスに乗せることで、定型化されたアクションのToDoがワークフローを通して実行者に通知されるようになりますので、抜け漏れなくプロセスを完結する事ができるようになります。また、実行状況の可視化にも繋がりますので、申請者や承認者が実行状況を確認し、どこで、止まっているかをチェックすることが出来ます。
こういった業務プロセスをワークフローに乗せる際には、より直感的に業務プロセスを把握するためにもハンコを横並びにするような画面デザインではなく、直感的なタイムライン形式の画面デザインの方が視覚的に状況を捉えやすくおすすめです。
まとめ
テレワークの推進や業務プロセスの短縮に課題をお持ちでしたら、ぜひワークフローの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。詳細な製品資料をご希望の際には、以下よりダウンロード頂けます。また、実際にサービスを見てみたい、導入の相談をしたい、といった場合には担当営業までお声がけください。
