テレワークを推進したい！ペーパーレスを実現したい！そういった意向が高まり、ワークフロー導入に向けて動かれる前にひと呼吸おいてください。システムの導入には社員の方の反発はつきものです。ワークフロー導入にあたっては、どういった障壁があるかをご紹介しますので、ぜひ対策を練っていきましょう。
ワークフロー導入の障壁
紙による稟議および申請書は、申請書の書き方や承認フローの回し方等が柔軟ではあります。そのため、紙の運用からデジタル化する際の一般的な懸案事項は以下のものが挙げられます。
- 慣れた申請フォームが変わることへの違和感
- デジタル化することへの漠然とした不安
- 紙ならではの柔軟さによるシステム化が難しい独自の業務フロー
長く紙の運用に慣れている方ほど、今までのやり方が変わることへの不安や不満が大きいかと思います。また、紙の手渡しであれば人の判断と裁量により柔軟に承認者や回覧者のメンバー選定やその順序を変更することが出来ますが、システム化するにあたっては稟議規定通りに順序立てて回す必要があります。内部統制上は正しくてもある種の融通のきかなさはデメリットと捉えられるかもしれません。もし、システムに落とし込もうとするのであれば、スクラッチ開発が必要になり莫大なコストを掛けて実現する事になります。そうすると、システムのメンテナンスコストがのしかかるだけでなく、ワークフローの拡張性が損なわれ業務改善のスピードが遅くなります。
そのため、コミュニケーションの手段が手紙からメールへ、そしてチャットへ置き換わっているように、旧来のやり方の良さよりも変化することのメリットを説明することが必要です。
デジタル化するメリット
デジタル化することのメリットを以下に列挙します。紙の運用であれば当たり前のように感じていた手間や発生していた問題もデジタル化することにより解消されることが多くあります。ぜひ1つでも貴社の障壁を解消する説得材料の参考にしてみてください。
一般的なデジタル化のメリット
書類を持ち回る時間の削減
書類の紛失リスクの削減
書類の検索時間の削減
承認プロセスの可視化で承認状況の進捗チェックが可能に
集計時間の削減
Google Workspace 連携ワークフローを採用するメリット
アカウント・認証統合
Google Workspace 認証による強固な本人確認
Google Drive 連携による添付ファイルの無制限ファイル添付
まとめ
障壁をクリアできれば、テレワークの推進やペーパーレスによるコスト削減、多様な働き方の促進等、デジタル化により解決できる経営課題があります。詳細な製品資料をご希望の際には、以下よりダウンロード頂けます。また、実際にサービスを見てみたい、導入の相談をしたい、といった場合には担当営業までお声がけください。
