ワークフローシステムを活用すれば社内の稟議や申請をデジタル化して業務の効率化を図れます。既にワークフローを導入している企業では、更に一歩踏み込んでシステム間の連携や自動化をしている事例があります。Google Workspace 連携のrakumo ワークフローでは、APIを提供しておりますので、APIを活用した3パターンの業務効率化をご紹介します。
外部プログラムから自動起票
rakumo ワークフローでは、申請書を起票するAPIを提供しております。そのため、お問い合わせページ、独自プログラム、スプレッドシート等の情報から申請書を自動起票することが出来ます。
事例1：独自システムと連携
API連携による実現内容：担当者がQRコードが発行すると同時に、そのQRコードシールを管理部門へ購買申請がスタート。QRコードシールが発注され、申請者に届くまでを自動化。
事例2：内部データベースと連携
API連携による実現内容：人事マスターに登録されている住所情報や給与口座情報などの値が申請画面に表示され既存登録内容の確認ができるようになった。そして、そのまま変更申請を提出できるようになった。
事例3：Webサイト連携
API連携による実現内容：Webサイトからのお問合せがそのまま自動でワークフローの申請として起票され、内容に応じて条件分岐が発動、承認・確認者が変わり承認業務が効率化。
さらに対応結果は独自データベースへ自動で追加・反映。
申請書のデータを取得
APIを利用することで、申請書に登録されている項目や経路情報、承認・回覧者情報等の基本的なデータをすべて取得する事が可能です。指定の申請書の決裁がおりたものだけを取得する等の取得条件の絞り込みもできます。
事例1：スプレッドシートに管理台帳を作成
API連携による実現内容：承認済みの稟議書をスプレッドシートに自動保存させ、台帳として管理。スプレッドシートにデータが連携されるために、スプレッドシート側でソートや絞り込み、集計・レポートが可能に。
事例2：カレンダーへの自動連携
API連携による実現内容：出張申請のデータだけを取得して、申請書に登録されている日付の項目をキーにスケジュールをカレンダーに自動連携。
事例3：同時申請
API連携による実現内容：承認がおりた入社申請のデータを取得し、その申請情報をベースに起票のAPIを利用してIDカードと名刺発注申請を自動化
マスタデータの更新
rakumo ワークフローにはスプレッドシートをマスタデータとして、申請書にデータを連携する項目があります。基幹システム等でマスタの情報を管理している場合に、スプレッドシートを介することで、その情報を rakumo ワークフローに連携させることができます。
連携例：基幹システムで管理している以下のような情報を rakumo ワークフローで申請時に選択
- プロジェクトコード
- 組織･部門コード
- 備品購入マスター
まとめ
APIを活用することで、ワークフロー前後の業務とワークフローの業務プロセスを自動化することが出来る可能性があります。まずは rakumo ワークフローについて知りたい場合には、以下より製品資料をダウンロード頂けます。また、実際にサービスを見てみたい、導入について相談をしたい、といった場合には担当営業までお声がけください。具体的に解決したい課題があるが、実現可否を相談したいといった場合もお気軽にご連絡ください。
