KPIはビジネスシーンのみならず、様々な業界・業種で重要視されている指標です。経営理念やビジョンに沿った企業の最終目標を達成するためには、適切なKPIの設定とKPI管理が必要です。本記事ではKPI管理の重要性と管理を効率化するツールについて紹介します。
KPI管理とは
組織が事業やプロジェクトを成功させるためには、目的を達成するための目標設定が必要不可欠です。KPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）は、目的を達成するためのプロセスを定量的に評価する中間指標を指します。
KPIを設定する際は、事業において企業が達成したい最終目標であるKGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）を最初に設定する必要があります。このとき重要なのはKGIも定量的な目的であることです。中間目標であるKPIはKGIを達成するために具体的な指標を元に設定をします。
注意したいのは、ただ単にKPIを設定しただけでは効果がないという点です。KPI達成に向けた具体的な施策の進捗具合を数値で管理し、達成状況を把握することが大切です。プロセスの数値化・可視化をおこない、達成率の進捗を追いながら施策による効果の分析・評価・改善することをKPI管理と言います。
KPI管理の目的
目標達成に向けた施策がしっかりと機能しているかどうかを把握し、達成状況を管理することがKPI管理をおこなう目的です。事業目標や施策の進捗を数値化・可視化することで、組織全体で達成状況を共有できるため、効率的にプロジェクトを進められます。
業務や業績が将来的にどのように変化するのかを内部的・外部的要因を元に予測しやすくなるため、目標達成が現実的かどうかを見極めることにも役立ちます。これにより、達成不可能な目標に対してリソースを割くのではなく、現実的な目標に向けてコストをかける判断ができます。
KPIは「訪問数」や「遷移率」「成約率」「問い合わせ回数」など必ず定量的な数値で設定するため、目標達成までの過程が可視化され、有効な施策が打ちやすくなるメリットもあります。管理体制が構築されていれば、施策の過程において問題がないかを即座に発見でき、問題解決に早期に取り組めます。
KPI管理の流れ
KPI管理を適切に実行するためには、自社の経営戦略やビジョンに沿ったKGI・KPI設定が必要です。具体的な指標を定め、追跡をおこないながら施策の実証と改善を繰り返してKGI・KPIの達成へと向かっていきます。
ここでは、KPIを設定してから、施策を検証し、改善をおこなう具体的なフローを紹介します。
KGI・KPIの設定
まず経営戦略やプロジェクトにおける最終目標となるKGIを設定します。KGIも KPIと同じく定量的な指標を用い、計測できるものであることが重要です。
KGIは組織の目的に合致した指標で設定する必要があります。例えば営業職であれば売上高や成約数、問い合わせ数などが設定されます。
KGIを設定したら次は中間目標となるKPIを設定します。「売上増加」をKGIとした場合、KPIはそこから逆算して「新規顧客が自社商品を購入するまでの過程」を指標として落とし込みます。
また、KPIはKGIに対して四則演算の関係性を持つという特徴があります。KGIが「売上」であればKPIは「売上＝平均顧客単価×顧客数」となるように設定します。「問い合わせ件数」や「新規顧客のサイト訪問数」「成約率」など業種やビジネスモデルによって指標は異なりますが、構造は同じです。
また、営業やマーケティング、生産部門だけでなく、人事や労務・会計といった間接部門でも同じように設定できます。
指標の追跡
KPIを設定したら、次は指標を定期的にモニタリングして施策による変化を追跡しましょう。数値の変化によって実施した施策が効果的だったのかを評価・分析することで進捗を把握できます。
必要なデータを集計することで、効率的に分析できるようになり、チーム内でのKPI共有がスムーズになります。
「〇〇％向上」や「△△を増やす」といった抽象的な指標設定は避けましょう。「○○までに○○によって○○が○○を○○%向上」といったように、具体的な手法も含めて追跡をおこなうことで、非効率な作業を回避し、コストを削減しながら成果の出るアクションを従業員が選択できます。「誰が何をするのか」までKPIを項目ごとに細かく分けて進捗を追いましょう。
検証と改善
KPI管理で最も重要なポイントが施策の検証と改善です。KPI達成に向けて施策を実施したら必ず振り返りと評価をおこないましょう。そして、数値状況を元に分析して成果が出た部分と改善が必要な箇所を抽出し、問題点の把握をします。
より効果的で正確な検証をおこなうためには「データ集計」と「分析」が必要です。データを可視化し、現状とKPIとのギャップを確認することで目標達成状況を正しく把握できます。そのため、データを蓄積するデータベースの構築や分析ツール・人材の確保もKPI管理では重要なポイントです。
検証時に数値の向上や減少だけを確認して一喜一憂しないように気をつけましょう。数値の変動をではなく、KPIの全体像を俯瞰的に見ながら数値の変化によって起きた影響を追跡しましょう。そして、それぞれの関連性や推移を分析しながら、施策が与えた影響を正しく評価することが大切です。
KPI管理におけるポイント
KPI管理によって成果を達成するためにはチーム全体が一丸となることが重要です。そのためにはKPIを管理する意味を再確認し、プロジェクトの関係者全員が共通認識を持って取り組める環境を作ることが大切です。
また、効率的に管理できるようにBIツールを導入することも成果を出す運用のポイントです。
ここでは、KPI管理におけるポイントを具体的に紹介します。
おこなう意味の再確認
KPIはKGIを達成することを見据えた上で設定される指標です。KPIを達成することが目的ではないため、チーム全体で認識を統一しましょう。定期的に目的を再確認することで、方向性を見失わずに施策をおこなえます。
設定した目標を役員や幹部だけで共有して、現場レベルまで落とし込めていないのは問題です。進むべき方向性が分からず無駄なコストやモチベーションの低下などKGIから遠のいてしまうリスクがあるため注意が必要です。
関係者全体で取り組む
KPI管理は経営者や管理者など、一部だけでおこなうものではなく関係者全体で取り組むことが大切です。組織が同じベクトルを向いて、一丸となって目標達成に向けて取り組まなければ成果を上げることは難しく、非効率なアクションを起こしてしまう可能性が高まります。
運用時のルールも関係者全体に共有することを忘れてはいけません。情報開示や情報共有レベルのルール、目標値そのものを見直す際のプロセス、調整事項への対応方法などをあらかじめ決めてくことで臨機応変に対応できます。
KPI設定時にも一方的な押し付けにならないように気をつけましょう。経営層が現場レベルを考慮せずに定めた目標をトップダウンで落とし込んでも、現場を圧迫してしまい生産性の低下を引き起こしてしまいます。
ツールの活用
KPI管理には日々の数値管理や進捗確認だけでなく、問題点の把握、次の展開の予測など時間と手間が発生し、プロジェクトに支障をきたすことも珍しくありません。そのため、作業効率を落とさずに管理できる仕組みを構築することでスムーズに施策を進められます。
KPI管理を効率的におこなう際は「表計算ソフト」「SFA/CRM」「BIツール」のような管理ツールを活用することをおすすめします。
例えば、Excelに代表される表計算ソフトは現場レベルでも扱いやすく、指標を可視化しやすい特徴があります。カスタマイズの自由度も高いため、多くの業界で最適化されたシートの作成が可能です。
営業部門であればSFA（営業支援ツール）やCRM（顧客管理システム）でKPIを管理することで予算や業績、顧客情報、営業プロセス、利益率などを可視化可能です。収集した情報の分析によって目標達成状況の把握や課題点の抽出、次のアクションへの迅速な意思決定がおこなえます。
KPI管理へのBIツール活用について
KPI管理を効率的かつ効果的に進める方法としてBIツールの導入が挙げられます。BIツールは「ビジネスインテリジェンスツール」の略で、企業に蓄積された大量のデータからデータドリブンな意思決定をおこなうために使用される支援ツールの総称です。
BIツールを活用することで、データ分析の専門家でなくともビジネス意思決定に必要なデータを分析でき、高レベルなデータ活用が可能になるメリットがあります。データマイニングやデータの可視化、ビッグデータを活用したレポーティングが可能なダッシュボードはKPI管理を容易にし、効率的な運用環境の構築を実現します。
指標の追跡、実証・改善のPDCAサイクルを高速で回せるため、スピーディなアクションが取れるようになり、企業のマーケティング戦略が明確になります。
KPI管理に便利なBIツールの例
同じBIツールでも搭載されている機能やサポート体制、操作性、コストなどが異なります。自社にとって必要な機能を持つツールを選定することでKPI管理の効率も変わります。
ここではKPI管理に適したBIツールを紹介します。
Analytica
AnalyticaはFacebookやTikTokといったSNSからGoogleマイビジネスまでマーケティングに関する様々なデータソースに対応できる分析ツールです。複数拠点で展開するビジネスでもデータの一元管理が可能で、広告チャネルや店舗単位でのデータ分析が可能です。
ダッシュボードのデータテーブル表示やSlackへのチャートシェア機能によってデータ共有や分析が効率的に可能なため、KPI管理をより効率的にサポートします。誰にでも扱いやすい操作性を実現しているため、柔軟な運用が可能です。セキュリティ面でも4種類の権限設定や2段階認証機能を利用可能であるなど、優れた機能を有しています。
Tableau
Tableauはデータを可視化し、直感的にデータを分析できるデータ可視化ツールです。分析における専門スキルがなくとも簡単に扱える点が特徴で、他のBIツールと異なり、分析対象や分析視点を事前に固めておく必要がありません。
KPIで設定した指標を追跡・検証・分析するのに適しており、レポートから視覚的に進捗状況を把握できます。またプログラミングが必要ないためスピーディな分析ができることも特徴です。モバイル端末からでも確認できるため、迅速なデータ共有が可能で遠隔していても必要なデータを把握できます。
ただし、データ定義とデータマートの作成を分析・ダッシュボード単位でおこなう必要があるため、データの定義がレポートごとに異なる可能性があり、作る人によって違うグラフになる可能性がある点には注意が必要です。
Looker
Lookerは第3世代BIと呼ばれる次世代型の最新BIツールです。従来のBIツール導入後の課題として挙げられる「使いこなせる人材がいない」「パフォーマンスが上がらない」「データの定義がバラバラで分析ができない」といった課題を解決し、KPIを効率的に管理できるのが大きな特徴です。
「ツールを導入したけど逆にコストが増えてしまった」といったことが起こりにくく、データの専門家が社内にいなくともデータドリブンな意思決定ができます。
Lookerはデータの一貫性担保や定義のメンテナンスが容易なため、柔軟な対応が必要になるKPI管理がしやすく、進捗確認やデータ共有などに必要な機能も搭載されています。
データの可視化・分析やレポーティングはもちろんのこと、リアルタイムで数値を見える化できます。そのため、刻一刻と変化するビジネスシーンにおいても迅速な意思決定を実現できます。
https://www.dsk-cloud.com/solution/data-platform/looker
まとめ
KPIの達成には適切なKPI管理が必要不可欠です。日々進捗を確認し、施策の評価をおこないながら課題改善へ継続的に取り組むことで、KGI達成に近づきます。
KPI管理で発生するコストを削減し、効率的に施策を進めるためにBIツールの導入がおすすめです。
例えば、最新型のBIツールであるLookerを導入すると、データ管理の専門家が社内にいなくともデータ管理・分析を効率的におこなえるようになり、リアルタイムな数値の変化を追跡できます。それにより、よりスピード感のあるKPI達成に向けたデータドリブンな意思決定が実現します。
BIツールを導入する際はKPI達成のために必要な機能を棚卸しし、社内体制に適したツールを選定しましょう。
