「bIツール」と聞いて、どのようなツールを想像しますか。BIツールは、分散している大量のデータを集約し、必要なデータを抽出することができます。さらに、分析結果をグラフやチャートで視覚的に捉えられるようになるため、経営指標となるデータを素早く目に見える形に表し、経営判断の強い味方となります。
本記事では、BIツールの意味や基本機能をわかりやすく解説しています。BIツール導入におけるメリット・デメリットについてもまとめています。社内に散在するデータの分析に課題を抱えている方、企業を成長させたいと考えている企業の経営者や担当者の方はぜひご参考にしてみてください。
BIツールとはデータを可視化するソフトウェア
BIツールとは、ビジネスインテリジェンス（Business Intelligence）ツールと呼ばれるもので、企業が持つデータを分析・可視化し、意思決定を支援するツールです。企業が持つさまざまなデータは、社内の複数のシステムに分散しているケースがあります。複数のシステムで保有しているデータを分析する場合、多くの時間がかかってしまったり、データアナリストのような専門職が必要となったりすることが多いです。
BIツールは、分散している大量のデータを集約し、必要なデータを抽出します。そして、必要なデータを高精度で分析します。分析結果をグラフ化し、情報を視覚的にわかりやすく伝えることが可能です。経営指標となるデータを素早く目に見える形に表し、経営判断の強い味方となります。
BIツールが必要とされる2つの理由
近年、BIツールへの注目が高まっています。BIツールが必要とされる理由は、大きく分けて2つです。BIツールが必要とされる2つの理由を解説します。
データ活用のニーズの高まり
企業のデータ活用のニーズが高まっていることが理由の一つです。情報技術の発展により、大量のデータの取得が可能となりました。そのため、蓄積されている大量のデータを正確かつスピーディーに分析することが求められているのです。
また、人々の価値観や行動様式が多様化し、従来の経験に基づく判断だけでは通用しなくなってきています。データの信頼性を担保するために、判断材料となるデータを高い精度で数値化・分析し、客観性的な視点から判断することが必要なのです。
働き方改革の影響
BIツールが必要とされるもう一つの理由として、働き方改革の影響が挙げられます。BIツールを導入すると、データの集計や分析、レポート作成にかかっていた工数を大幅に削減できます。そのため、データの処理作業や共有資料作成などの業務が減り、社員の負担を軽減することが可能です。
また、BIツールは企業の勤怠管理に有効だといわれています。BIツールで社員の勤怠情報を可視化することで、有給休暇取得率や残業の傾向を把握できたり、適正な業務量を算出したりできます。BIツールを活用した勤怠管理は、働き方改革の推進のために有効なアプローチ方法といえるでしょう。
BIツール5つの基本機能
BIツールは、主に5つの基本機能があり、それについて解説します。
レポーティング
レポーティングとは、データを集計して、視覚的にわかりやすく表示する機能です。レポーティングは、特定の時間・条件におけるデータをより詳細に表示します。リアルタイムには更新されず、1か月、2か月といった一定の期間の傾向を可視化するのに適しています。
レポーティングの主な機能として、データの分析結果をレポートに出力し、グラフやチャートを作成することが可能です。可視化したデータを会議資料や営業資料などに活用できます。
ダッシュボード
ダッシュボードとは、複数のデータを一つにまとめて管理・可視化する機能です。システムに蓄積されているデータを視覚的にわかりやすくまとめることを目的としています。ダッシュボードは、データをグラフやチャートに一覧表示することが可能です。
データはリアルタイムで更新され、常に最新の情報を表示します。そのため、データを常時確認するのに適しており、企業活動で起きていることを監視する役割を果たします。ダッシュボードの活用により、事業の課題やトラブルの発生といった企業の状況を素早く把握することが可能です。
OLAP分析
OLAP分析とは、蓄積されている大量のデータを多角的な視点で分析する機能です。分析結果からデータの知見を深めることを目的としています。商品、エリア、時期といったさまざまな軸でデータの推移や比較を見ることができます。大量のデータを素早く分析し、必要な情報を抽出することが可能です。
OLAP分析は、複数の視点から数値が示す結果を捉えることができ、データの関連性や見落としていた課題の発見に役立ちます。データ分析から分析結果のグラフ化までの一連の処理をスピーディーに行える点が特徴です。
データマイニング
データマイニングとは、データから法則性を見つける機能です。統計分析や機械学習の手法を使って、データに隠されているルールやパターンを導き出します。データマイニングの活用により、事象とデータの関係性を発見でき、課題解決のためのヒントを得られます。また、データの法則性から将来の数値を予測することも可能です。データマイニングは、顧客分析や需要予測などに役立てられています。活用事例として、特定の時期に売れ筋となった商品にどんな法則性があるかを分析し、商品の需要が高まる時期やエリアなどを予測するシステムが挙げられます。
シミュレーション
シミュレーションとは、蓄積されている過去のデータを分析し、経営計画や予算計画を立てる際に根拠となる数値を予測する機能です。精度の高い分析結果を得られるため、経営幹部や管理職の意思決定に役立ちます。
BIツールの活用シーン6選
BIツールは具体的にどのような業務に活用できるのでしょうか。BIツールの活用シーン6選を解説します。
経営分析・財務分析
経営部門の事例では、BIツールが経営分析・財務分析に活用されています。特定の期間における収益の傾向から法則性を探し出し、経営指標を知ることができます。部門ごとの収益性を分析して採算管理を行えば、社内リソースを適切化することが可能です。企業全体の利益だけでなく、各部門の採算の状況を正しく把握でき、自社の弱みを洗い出せます。用途に応じて指標となる数値を分析し、客観的に企業の経営状況を判断できるでしょう。
営業分析・売上分析
BIツールは、営業部門の営業分析・売上分析に活用されています。営業活動、営業成績、案件情報などのさまざまなデータを集約して分析します。社員の営業活動量・営業成績を分析して、タイムリーな営業状況の把握、適切な営業活動量の認識が可能です。データに基づき、顧客ニーズを把握できるため、説得力のある提案が行えます。また、一定期間内の売上を予測でき、具体的な営業戦略を立てるのにも役立ちます。
人事データ分析・残業分析
BIツールは、人事部門の人事データ分析・残業分析に取り入れられています。社員の基本情報、スキル、勤怠情報などのさまざまな人材データを集約して分析します。有給休暇取得率や残業時間などのデータから勤怠状況を把握し、業務の見直しに役立てることが可能です。ほかにも、社員のスキルを可視化したデータから公平な人事評価を行えば、社員のモチベーション向上につながります。
さらに、データの分析結果から活躍する人材の傾向を把握し、即戦力となる人材の採用につなげられるでしょう。BIツールの活用で、社員の定着率アップや生産性向上を実現します。
顧客分析・エリア分析
BIツールの活用事例として、マーケティング部門の顧客分析・エリア分析が挙げられます。顧客の購入金額、購入頻度、購買行動といった購入履歴から顧客の購入傾向を発見することが可能です。また、エリアごとの特性を調査し、販売戦略や出店戦略を立てる際のヒントを得られます。経験や勘に頼ることなく、根拠となる数値から適切なマーケティング戦略を立てられます。
在庫分析
BIツールは、商品管理部門・総務部門の在庫分析を行うことも可能です。在庫の流動状況をリアルタイムで把握できるので、過剰在庫の発生を防ぐことができます。在庫の保有状況を最適化することで、保管場所にかかる費用や人件費などのコスト削減や業務効率化につながります。
帳票自動作成
BIツールは、帳票作成業務にも活用されています。帳票作成業務は、バックオフィス全般で活用されるでしょう。手書きしていた帳簿が自動で作成され、業務にかかっていた工数を大幅に削減することが可能です。社員の負担軽減や人件費削減につながります。
BIツール導入における2つのメリット
BIツールを導入するとどのようなメリットを得られるのでしょうか。BIツール導入における2つのメリットを解説します。
必要な情報を簡単に把握できる
BIツールは、複数のシステムに存在するデータを集約するため、社内の情報共有が円滑化します。大量のデータから必要な情報だけを簡単に把握することが可能です。複雑な分析結果が可視化され、各部門の状況を迅速に確認できます。データがリアルタイムで更新されるツールもあります。BIツールを活用することで、課題を早期に発見する仕組みを構築でき、企業成長につながるでしょう。
資料作成の時間や手間を削減できる
BIツール導入は、業務効率化にも有効です。BIツールは、専門知識がない人でも扱うことができ、スピーディーにレポートを作成できます。簡単な操作でレポートを作成できるため、資料作成にかかる時間や手間を軽減できます。データの集計・分析から資料作成までの一連の作業を効率的に進め、人員不足の助けとなるでしょう。
BIツール導入における2つのデメリット
BIツール導入にはメリットがある一方で、デメリットも存在します。デメリットを知り、BIツールの全体像を理解しましょう。
コストがかかる
BIツール導入には、一定のコストがかかります。導入時の設備費や、維持管理の運用コストです。利用人数の規模や、搭載されている機能に応じて費用は変動します。そのため、導入前に利用人数や利用目的を明確にし、予算に合うか検討するとよいでしょう。自社の課題解決で得られるメリットと、発生するコストのバランスを考慮して検討する必要があります。
社内での浸透に時間や手間がかかる
BIツールが社内に浸透し、有効活用できるようになるまでに時間や手間がかかります。BIツール導入時は、各種システムとBIツールを連携させるために初期設定を行います。初期設定は、複雑な作業が伴うことがあります。また、導入後運用に慣れるまでに時間がかかる可能性にも留意しておきましょう。社員の教育に時間がかかったり、なかなか効果が出なかったりすることもあります。長期的な運用を見据えて取り組みましょう。
BIツールを選ぶときの4つの比較ポイント
BIツールを選ぶときの4つの比較ポイントを解説します。自社に最適な製品を選ぶためにポイントを整理しておきましょう。
自社の課題を解決できるか
自社の課題を解決するための機能があるかをポイントに判断しましょう。自社の課題を解決できるかを判断するには、まずはBIツールを導入する目的を明確にすることが大切です。そして、実際にBIツールを使うのは誰か、どのような業務に活用するのかを考えましょう。
例えば、予算計画と実績が乖離していることが課題ならば、データから根拠となる数値を予測し予算計画作成の際の意思決定に役立てたいという目的があります。BIツールを使うのは、経営幹部、各部門の管理職、各現場の担当者などです。予算会議の前に部門ごとに決定された予算を資料にまとめる業務に活用することを想定しています。
業種に特化した機能があるか
業種や業務内容に特化した機能があるのかも検討材料としましょう。業種によって、必要な機能は異なります。業種・業務に特化した機能を備えた製品は使いやすく、業務を大幅に効率化できます。金融業、流通・小売業、製造業、建設業など各業種・業務向けのテンプレートを備えた製品もあります。BIツール活用の定着を図るために、使いやすさはとても重要です。
自社のIT環境と連携できるか
自社のIT環境や利用しているデータベースと、BIツールが連携できるか必ず確認しましょう。各種システムに分散しているデータを一元管理するためには、各種システムとの連携が必要不可欠です。導入時の初期設定の手間を最小限に抑えるためにも、自社の既存システムと相性がよいBIツールを選びましょう。
また、各種システムから集約したデータを保管するDWHの機能を備えたBIツールも多いです。DWHの機能の有無や、データ連携のサポート体制も比較する際のポイントにしましょう。
操作性と機能性のバランスが合うか
BIツールの選定において、操作性と機能性のバランスは重要なポイントです。導入後に上手く活用できなければ、現場の混乱を招く可能性があります。高機能な製品を導入したが使いこなせない、業務に有効活用できないといった失敗を防ぐためにも、具体的な活用シーンを想定して検討しましょう。
BIツールを実際に現場で使用する人に適した操作性なのか、自社が求めるレベルの機能性があるかを選定軸に据え、総合的に判断するのをおすすめします。
BIツールの導入で効率的に課題解決しよう
BIツールを導入すると、分散しているデータを一つに集約し、必要なデータを素早く分析することが可能です。さらに、分析結果をグラフやチャートで視覚的に捉えられるようになります。そのため、データの処理工数を大幅に削減でき、業務効率化を図れます。企業の課題発見や状況把握を効率的に行うことができるでしょう。経営判断や意思決定の手助けとなる有用なBIツールの導入をぜひご検討ください。
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