本ブログではGoogleカレンダーとMeetを使ったAsanaの活用法をお伝えいたします。今回は直接連携できる機能というよりも、「業務をやるぞ！」となった時にすぐにAsanaにアクセスできるようなTipsと、Web会議の際のポイントをお伝えいたします。
Asana のタスクは Google カレンダーに同期可能
マイタスク、もしくは特定のプロジェクトのタスクを Google カレンダーに同期すると、「終日予定」として設定され、Google のTodoと同じ感覚で使うことができます。
⇧終日予定はカレンダー上部に現れます。プロジェクト毎に色を変えることも可能です。
クリックをすると、そのタスクのURLと説明、どのプロジェクトのタスクかが表示されます。
やることの備忘としてはこの連携だけで十分かもしれませんが、定期的に見なければいけなかったり、予定に紐付いているプロジェクトやタスクは、URLをそのまま予定に貼り付けるのをオススメいたします。
予定に紐づくなら説明欄にURLを
例えば、定例会議などは Google カレンダーで「繰り返しのある予定」として設定している人も多いのではないでしょうか？
Asanaはプロジェクト毎、またタスク毎にURLが発行されます。そのURLをそのままカレンダーの説明欄に貼り付けておけば、毎回 Asanaから探さなくても即座にアクセスすることが可能です。
議事録用のプロジェクトなど、特にいいのではないでしょうか。(議事録× Asana はこちらの記事を参照)
⇧赤枠部分の説明欄に、Asana のプロジェクトへ飛べるURLを貼りました。
カレンダーの繰り返し予定に紐付いているため、毎回貼る必要はありません。
Google カレンダーはワンクリックで Meet も開けるので、これで予定にWeb会議へのリンクと議事録へのリンクがまとまりました。
Asana に関しても権限設定が容易なので、関係ない人にURLが見えていたとしても、その内容が漏れることはありません。
Meet 会議で共有しながら
Meetでは画面共有ができますので、全員で同じ画面を見ながらプロジェクト・タスクの中身を見ることができます。
ただ話をする、それを聞く、一人が議事録を書く。という従来のやり方よりも、話しながら入力、編集していく様子を全員がリアルタイムで見ることによってより会議に没入することができます。
そしてやることが生まれたらしっかりタスク化。会議で決まったことを有耶無耶にせず、しっかりと誰がいつやる仕事かを残しておくことで、仕事は確実に前へ進みます。
これらに加えて、Meet の録画機能なども使えば、会議に参加できなかった人への情報伝達の質も高まりますね。
(※Meetの録画機能は Google Workspace のBusiness Standardからご利用いただけます)
いつもの業務に＋１
自分のカレンダーに専用のWeb会議が、というのは Google Workspace 利用者であれば当たり前。その中に、チーム全体の業務が詰まったものが置いてあれば、更に会議は充実したものになるでしょう。ただ報告のためだけに行う会議などは、もうなくなるかもしれませんね。
