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タスクで会議進行?議事録を Asana にしてみた結果

 2020.09.23  ラクまるブログ編集部

弊社ではテレワークを実施している社員がほとんどとなり、同じチームでも全員で顔を合わせる機会がまったくなくなりました。その分、定期的な Meet でのチーム会議は重要なコミュニケーションの場となっています。

そして最近、弊社インサイドセールスチームではこれまで Googleドキュメント 上に残していた会議の議事録を一新し、Asana で管理するようになりました。

本記事では、その背景や効果についてお話していきます。

これまでの議事録

G Suite を利用している弊社では、ほとんどの議事録は Googleドキュメント で作成しています。インサイドセールスチームも例に漏れずそうしてきました。

Googleドキュメント もご存知便利なツールです。任意の箇所にコメントを入れることで個人に対して指示もできますし、リアルタイムでの同時編集ができるので数人での作業もラクラクできます。同じURLでずっと管理できるので、ファイルが嵩まないのも魅力ですね。

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議事録を見直した理由

そんな便利な Googleドライブ から Asana へ移行した理由は、主に以下の2つです。

  • 課題①:「これやっといて」の後のアクションがない(自分含め)
  • 課題②:インサイドセールス内で設定した目標を可視化したい

過去の議事録、会議が終わった後にどれくらい見返してますか?きっとだいたいの方は次回の会議まで見ない、もしくは全く見ていないのではないでしょうか…。

私も恥ずかしながら忘れっぽい人間なので、せっかく議事録にやっといてほしいことを書いても次回の会議ではそれをスルーして進めてしまうことがほとんどでした。もちろん、こちらから発言しなければメンバーからその話題が上がることもありません。

なのでまずは「前回挙げた課題とその進捗がわかりやすいようにする」というのが改善ポイントでした。

もう1つ、目標についてですが、今までインサイドセールスチームでは明確な目標というものを持たないまま業務を行っていました。しかしモチベーションアップのためにもある程度の目標はあった方がいいと思い設定。

Asana には今年の夏に実装されたばかりの目標管理機能「ゴール」があるため、これを使って目標とその進捗を可視化したかったのです。

実際どうやってる?

Asana について少し知っている、という方は「あれってタスクとかを管理するためのものじゃないの?」と思うかもしれません。

そこで、私達が行っているやり方を実際の画面をもとに紹介いたします。

会議の時間になったら Googleカレンダー から Meet に入ります。

会議中は常に Asana の画面を共有しながら話を進めていきます。

IMG_0024上記が実際の画面です。

タスクひとつひとつをその日の議事録とし、説明欄に議事録を書き込んでいきます。ちなみにこの説明欄、Googleドキュメント のように同時編集も可能です!

このやり方だと前回までの議事録はチェックボタンを押してタスクを完了するだけで見えなくなるんですね。もちろん完了済タスクとして後から見返すことも可能。画面がスッキリして見やすくなりました。

「先週の商談化・リード確認」というタスクには、毎回確認する Salesforce のレポートURLを貼っています。

課題①の解消

それでは肝心の「これやっといて」はどうなったの?というところです。

本来ベストな使い方として「この議事録タスクにサブタスクをつくり、任意の担当者を付ける」というやり方があるのですが、使ってみた結果サブタスクはメール通知に反映されないようだったので…。(2020/09/11現在)

まだ Asana に慣れていないメンバーが多かったため、Gmail 上で自分の行うべき業務を把握できるように、「やること」というセクションにそのままタスクを入れる形にしました。

(メールの通知設定は会議内で案内して統一済)

会議中に「○○さん、これよろしく!」というものがあったらその場でここにタスクを追加していく、という感じです。

担当者になった人にはアサインされたタイミング、そして毎朝日次レポートとして Gmail 上で「タスクありますよ!」と通知が届きます。あとは作業が完了次第、チェックを押してもらうだけ。
次回の会議でここの「やること」を見れば、作業が終わってるか終わってないかひと目でわかる訳です。

ちなみにここの担当者欄、少しばかり工夫をしています。

通常、Asana で担当者を設定する時は上記のように名前かアドレスを打ち込む形で入力します。

しかし私はそれすらも面倒くさがる人間。本来の担当者欄とは別に、新たにドロップダウンで選択できる担当者欄αをつくりました。(本来の担当者欄は非表示にしてます)

ただしカスタムフィールドでつくられるのはあくまでも目視のためのものなので、これだけでは本来の担当者欄は空欄。つまり相手に通知がいきません!それでは意味がない。あとできれば期限も設定したい。

そこで「ルール」という一部作業を自動化できる機能を使って以下のように設定しました。

  • 「ドロップダウンで選択したメンバーを自動的に担当者として設定する」
  • 「このセクションにタスクをつくると同時に期限を7日後に設定する」

すると「やること」の中にタスクをつくって任意の人をドロップダウンで選ぶだけで、相手に通知も飛ぶし期限に近づいたらアラートも出してくれる!いやぁ便利です。

「作業のための作業を減らす」ためのツールである Asana ならではのちょっとした活用術でした。

課題②の解消

お次は目標の可視化について。ゴール機能についての詳しい内容は「別の記事」で詳しく紹介しているので、是非そちらをご覧ください。

 

 

まずは試しに「2020年商談化数180件」という目標を立てました。こんな形で進捗状況を確認できます。

会議中にSalesforce のレポートで先週の商談化数を見ながら、「先週これだけ商談化できました!」と報告、からのリアルタイムでステータス更新。
どれだけ目標に近づいたかを目視できるので、モチベーションアップにも繋がっているのではないでしょうか。

ちなみにチームの定例で更新するのはこの部分のみですが、下位目標である「○月商談化数20件」の中身は個人目標になっており、各メンバー1on1の時間に更新しています。

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まとめ

まだ Asana に切り替えてからそこまで経っていませんが、個人的には以前よりもかなり生産性が上がっていると実感しています。

タスク管理、プロジェクト管理という枠にとらわれず様々な使い方ができる Asana 。今後もどんどん活用していきます!

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