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世界的に利用ユーザー数が伸びている Asana とは

 2019.12.13  ラクまるブログ編集部

Asana は誰でも簡単に使えるワークマネジメントツールです。チームにおけるタスク・プロジェクト管理に必要な機能を提供するだけでなく、様々な外部サービスと連携することで、組織内のあらゆる仕事を Asana 上で行えます。Asana は世界的に急速に利用ユーザー数を伸ばしており、国内でも1,000以上の企業で利用されています。では Asana はどのようなコンセプトで作られ、どのようなシーンで使え、どのような企業で使われているのでしょうか。本稿でお伝え致します。

Asana とは

まず Asana の概要について紹介します。Asana は利用者を選ばす、どのような方でも簡単に使えるように作られたワークマネジメントツールです。ツールのカテゴリーとしてはプロジェクト管理やタスク管理に近いのですが、この手のツールはかつてはソフトウェアのエンジニアや、プロジェクトマネジメントを専門に学んできた人を対象にしたものが多いです。一方 Asana は、様々な部署、様々な業務でお使いいただける操作性と親しみやすさに特徴があります。弊社のお客様でもすぐに使い馴染められると評判です。

また、G Suiteとの親和性が高い点も見逃せません。メールカレンダー、ドライブといった G Suite の機能と連携できますし、共有権限の考え方や操作感は G Suite と近いものを感じさせます。すでに G Suite をお使いの方であれば、比較的スムースにお使いいだけるのではないでしょうか。今後の記事では G Suite と Asana の連携についても紹介していく予定です。

Asana のルーツは Facebookにあり

図1AsanaのルーツはFacebookにあります。Facebookを立ち上げたなかで1番有名なのはマークザッカーバーグですが、中核メンバーは5人います。そのなかでエンジニアを統括していたダスティン・モスコヴィッツ氏は、急拡大・急成長するFacebook社内で「どのエンジニアがいつまでに何をするのか全然わからなくなっている」という課題感を持っていました。そこでFacebookの社内ツールとして開発したものの、Facebook社内で大流行しました。モスコヴィッツ氏は Asana をより多くの人々に提供すべく独立を決意。現在ではグローバルで70,000社のユーザーに利用されており、日本でも1,000の企業が有償利用するなど、世界的に急拡大する有力SaaSの一角となっています。

Asana が解決しようとする課題とは

では、各社が Asana を導入する理由は何なのか?Asana は何を解決しようとしているのでしょうか?以下のグラフにそのヒントがあります。
2
これは「マッキンゼーのレポート」から参照したグラフです。一般的なホワイトワーカーの勤務時間における、付加価値の高い仕事と、そうではない仕事の割合を表しています。このグラフでは、我々の業務のうち、作業の調整、いわゆる「仕事のための仕事」に6割もの時間を費やしていることを表しています。この「仕事のための仕事」に使っている6割の時間をどんどん小さくしていくこと、これが Asana が解決しようとする課題の1つです。

この6割の「仕事のための仕事」を減らしていくために、G Suite や Office365 のような「オフィススイート」があるわけですが不十分な点はどうしても存在しています。では、この課題を解決するためには何が必要なのでしょうか?我々は、特に必要なソリューションは3種類あると考えていますので、以下で整理してみましょう。

3まず1つ目がファイル共有のソリューションです。例えば Googleドライブ などのクラウドストレージを使うことで、必要な資料に迅速に、安全にアクセスできるので「探し物のための時間」を短縮できます。

2つ目は右下のメッセージングの領域です。業務では Gmail や Slack、ハングアウト といったチャットツールを利用されるシーンが多いのではないでしょうか。いつでも簡単にやりとりができる環境は、現代のホワイトワーカーに不可欠でしょう。

3つ目のレイヤーに「調整」の項目があります。ファイルは安全で便利に共有され、モバイルでもチャットで素早くやりとりができ仕事のスピードが加速しました。しかし、ツールを整えたところで結局誰がいつまでに何をやっているのかは把握しきれないので「計画」「調整」のレイヤーが必要になります。今までこれをどう対応してきたのでしょうか?

LumApps 導入事例
Asana ご紹介資料

4例えばExcelや スプレッドシート の利用が考えられますね。いわゆる課題管理表のようなリストを作る、あるいはガントチャートを引いてみたりします。ところがExcelや スプレッドシート は、本来は会計用のソフトウェアなのでプロジェクト管理ツールとしての利用は不向きです。プロジェクトの規模や個数が大きくなっていくにつれて管理・更新に手間がかかるようになります。

一方、よくあるプロジェクト管理ツールにも活躍の余地はありますが、どこかとっつきにくく、手軽に使えるものではありません。どちらかと言うとプロジェクト管理を専門的に学び、ツールの使い方も学んで初めて使えるものではないでしょうか。

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Asana の対象ユーザーと利用シーン

そこで登場するのが Asana です。Asana は民主的で簡単に扱えるワークマネジメントツールです。仕事の管理・調整を、誰でも簡単にスムーズに行えるよう、あらゆるユーザーをサポートします。

5Asana はいろいろな部署、業務で活用できます。例えばIT部門、ソフトウェアの開発チームには打ってつけです。他にも、今までExcelで仕事の管理をしてきた部署、例えばマーケティング部門や、オペレーション業務を担う部署でも Asana を活用できます。

6Asana で管理できる仕事は大きく分けて2種類あります。まずは納期が決まっているプロジェクト。誰がいつまでに何をやるのか、タスクを管理していく必要があるものを指します。例えばクラウドサービスの導入プロジェクト、あるいは四半期ごとのマーケティング活動だったりと、様々なプロジェクトでも Asana は使えます。

72つ目がプロセスです。業務に明確な終わりはなくて、プロジェクトと違って半永久的に続いくものを指します。例えばITヘルプデスクの問い合わせ対応であれば、メールやチャット、電話などいろんな方法でお問い合わせが来てそれに対して一つ一つ回答していくと言う業務フローになりますね。このプロセスをいかに透明に、効率的に管理していくのか。そんなシーンでも Asana は活躍します。詳細はまた別の記事で紹介します。

Asana 導入企業のご紹介

これまで説明してきた通り、Asana は幅広い業界、業務で利用ができる為、様々な企業様で導入が進んでいます。世界的な事例としては民泊のAirbnb、そしてタクシー配車アプリのUberといった企業が挙げられます。

8-1日本でも導入する企業様が増えています。Asana が公開している事例として、例えばサイバーエージェント様やSmartNews様。いわゆるスタートアップやIT系の面々ですね。もちろん、スタートアップ系ではない会社でも急速に Asana の採用が進んでいます。例えば日経新聞様や日本航空様といったITスタートアップとはまた違ったジャンルのお客様でも利用実績があります。現在は1000社以上の組織が Asana を有料プランをお使いです。どんどんユーザー数が増えています。

まとめ

Facebookにルーツを持つワークマネジメントツールの Asana は、日本でも1,000以上の企業で利用されています。Asana は誰でも簡単に使えるように設計されており、現代のホワイトワーカーの業務を支えることができます。この機会に是非、Asana を検討してみてはいかがでしょうか?電算システムでは、Asana 導入の検証支援やサポートなど提供しております。ご興味がございましたらお気軽にお問い合わせ下さいませ。
今後も Asana の具体的な使い方や、活用シーンについて記事をお届けしていきますので、お楽しみにしていて下さい。

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