テレワーク(リモートワーク)も当たり前になった今の時代、離れていてもチームや部署の状況を把握するため、タスク管理やプロジェクト管理ができるツールを導入している企業も多くあります。
その中でも注目されているのが Asana。正確には Asana はタスク管理ツールでもプロジェクト管理ツールでもない、ワークマネジメントプラットフォームという一つ上のレイヤーに位置するツールです。一つの仕事を回すだけでなく、社内の業務全体、ひいては組織の在り方全体を見える化して、最適な形へ調整しやすくするためのものなのです。
充実した機能、様々な外部サービスとの連携性など、 Asana を駆使すれば組織内のあらゆる仕事を柔軟に動かすことができます。Asana はその使いやすさ、効果から急速に利用ユーザー数を伸ばしており、日本法人が設立されたのは2019年であるにも関わらず、国内でも既に1,000以上の企業で導入されております。
では Asana はどのようなコンセプトで作られ、どのようなシーンで使え、どのような企業で使われているのでしょうか。本記事にてお伝えいたします。
Asana のルーツは Facebookにあり
AsanaのルーツはFacebookにあります。
Facebookでエンジニアを統括していたダスティン・モスコヴィッツ氏は、急拡大・急成長するFacebook社内で「どのエンジニアがいつまでに何をするのか全然わからなくなっている」という課題感を持っていました。そこでFacebookの「いいね機能」の開発にも携わったジャスティン・ローゼンスタイン氏とともに、自分たちで仕事を管理し合えるようなツールを作りました。それが Asana のはじまりです。
このツールは、拡大とともに日々膨らんでいく社内のオペレーションを助ける重要な存在になりました。二人はこの素晴らしいツールをより多くの人々に提供すべく独立を決意。そして2012年に、製品としての Asana はリリースされたのです。
現在では世界190ヶ国以上、70,000社を超える企業に利用されており、そのユーザー数は何百万人にも及びます。前述の通り日本でも既に1,000の企業が有償利用するなど、世界的に急拡大する有力SaaSの一角となっています。
社員ひとりひとりの生産性を高める
多くのコミュニケーションツール・コラボレーションツールが業務の中に組み込まれる時代、それらが増えれば増えるほど、部分的に便利になるものの仕事の全体像は見えにくくなっていきます。
Asanaを活用することで社内の連携はよりスピーディーになり、自ずと仕事の質も向上していきます。
Asana の特徴
ワークマネジメントツールの中でも、Asanaは利用者を選ばす、どのような方でも簡単に使えるように作られたツールです。
元々タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールといえば、ソフトウェアのエンジニアやプロジェクトマネジメントを専門に学んできた人が利用するものでした。最近はもっと広い範囲でも使われておりますが、それでもやはり「チームの管理者」「マネージャー」といった立場の人のためのツールという印象が強くあります。
一方でAsanaは、様々な部署、様々な業務でお使いいただける操作性と親しみやすさに特徴があります。もちろんそれは、エンジニアでもマネージャーでもない、一メンバーの人にとっても同様です。
また、他のクラウドツールとの親和性が高い点も見逃せません。Google Workspace（旧 G Suite）で言えば、Gmail や Googleカレンダー、Googleドライブといった各種機能と連携できます。
共有権限の考え方や操作感も Google Workspace（旧 G Suite）と近いものを感じさせます。すでに Google Workspace（旧 G Suite）をお使いの方であれば、比較的スムーズにお使いいだけるのではないでしょうか。是非ともブログ一覧から、各連携についての記事もご確認ください。
Asana が解決しようとする課題とは
では、各社が Asana を導入する理由は何なのか？Asana は何を解決しようとしているのでしょうか？以下のグラフにそのヒントがあります。
これは「マッキンゼーのレポート」から参照したグラフです。一般的なホワイトワーカーの勤務時間における、付加価値の高い仕事と、そうではない仕事の割合を表しています。このグラフでは、我々の業務のうち、作業の調整、いわゆる「仕事のための仕事」に6割もの時間を費やしていることを表しています。この「仕事のための仕事」に使っている6割の時間をどんどん小さくしていくこと、これが Asana が解決しようとする課題の1つです。
この6割の「仕事のための仕事」を減らしていくために、Google Workspace（旧 G Suite） や Microsoft365 のようなグループウェアや、SalesforceなどのSFA・CRMツール、Zendeskなどのカスタマーサポートシステム、ZoomなどのWeb会議ツールなど、世の中には効率化のための便利なツールが山程あります。それなのになぜ6割もの時間を奪われてしまうのでしょうか？
その答えは、まさにそれらのツールにありました。それぞれどのツールもとても素晴らしく、仕事を助けてくれるでしょう。しかしそれらが増えれば増えるほど、仕事に関する会話やファイルなどの情報が分散してしまい、仕事の全体像は見えにくくなります。結果として、それらを解消するために先のグラフにあるような「メールのやり取り」「必要な情報収集」「社内での確認・共有」といった「仕事のための仕事」の時間が増えていくのです。
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では、一体どうすればいいのでしょうか？
今まで使ってきたツールから一つに絞るというのも無理があります。要は、仕事をする上でこれらを上手く「調整」すればいいのです。
では、その「仕事の調整」はどのように行えばいいのでしょうか？
まず、大きく分けて仕事をする上では何かしらのファイル＝コンテンツと社内外でのやり取り＝メッセージングが発生します。基本的に、これらはバラバラで管理されていることが多く、上の図にないツールを使っている人も多いでしょう。
例えば、従来のプロジェクト管理ではExcelや スプレッドシート の利用が多く見られます。課題管理表のようなリストを作ったり、あるいはガントチャートを作って進捗をわかりやすくしています。
しかし、Excelや スプレッドシート ではプロジェクトの規模や個数が大きくなっていくにつれて管理・更新に手間がかかるようになります。リストの変更と共にガントチャートも修正…という二重管理も発生しがちです。
一方、よくあるプロジェクト管理ツールにも活躍の余地はありますが、専門的な知識が必要であったり、管理者の目線でつくられたためユーザーにとって使い勝手が悪いと感じるものもあります。
また、あくまで「その仕事のためだけのタスク」「その仕事のためだけのプロジェクト」しかつくれないものも多く、つくられたタスクは完了したらそれ以降触られることが無いということもしばしば。これでは、タスクをつくることそれ自体が手間に思われかねないでしょう。
Asana の対象ユーザーと利用シーン
そこで登場するのが Asana です。
Asana は前述の通り、「ユーザーが使うためにつくられた」ツール。仕事の管理・調整を、誰でも簡単にスムーズに行えるUIでつくられています。そこに業界や業種、業務の垣根はありません。
こういったツールを使うとなった時に、まず思い浮かぶのは納期が決まっているプロジェクト。誰がいつまでに何をやるのか、タスクを管理していく必要があるものを指します。例えばクラウドサービスの導入プロジェクト、あるいは四半期ごとのマーケティング活動だったりと、様々なプロジェクトでも Asana は使えます。
しかし、Asanaがカバーできるのはそれだけではありません。
1日〜1週間程度の短いスパン発生する業務の管理であったり、チームでの問い合わせ対応、ナレッジベースや新人研修のチェックリスト、さらには会議の議事録としてなど。利用シーンに合わせて様々な使い方ができます。
さらに、1つのタスクを複数の仕事に紐付けたり、仕事同士の連携もとても簡単です。
弊社を通してのトライアルであれば、業務に沿った使い方などご提案が可能ですので、ご希望がございましたらいつでもお問い合わせください。
Asana 導入企業のご紹介
これまで説明してきた通り、Asana は幅広い業界、業務で利用ができる為、様々な企業様で導入が進んでいます。世界的な事例としては民泊のAirbnb、そしてタクシー配車アプリのUberといった企業が挙げられます。
日本でも導入する企業様が増えています。Asana が公開している事例として、例えばサイバーエージェント様やSmartNews様。いわゆるスタートアップやIT系の面々ですね。もちろん、スタートアップ系ではない会社でも急速に Asana の採用が進んでいます。
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弊社経由でご導入された企業様も、どんどん増えております。
注目していただきたいのは、業界・業種問わず様々なお客様がご利用されているということ。あらゆる仕事に合わせられる、柔軟性の高いツールなのです。
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まとめ
ワークマネジメントは、これからビジネスを発展させていきたいという企業にとっては必須の要素となるでしょう。
この機会に是非、Asana を検討してみてはいかがでしょうか？電算システムでは、Asana 導入の検証支援やサポートなど提供しております。ご興味がございましたらお気軽にお問い合わせ下さいませ。
今後も Asana の具体的な使い方や、活用シーンについて記事をお届けしていきますので、お楽しみにしていて下さい。
マヴィ株式会社様 導入事例
マヴィ株式会社の取り組みを下支えしたのは、ワークマネジメントツール Asana です。社員数が 20 名と少数精鋭の分、一人の業務範囲が広く属人化しがちでしたが、Asana の導入により、業務整理ができ組織を横断した業務の情報共有が容易にできるようになりました。
同社のAsana導入事例を詳しくご紹介いたします。
