Asana を効果的に定着・浸透させるにはどうすれば良いのでしょうか。
多くのご担当者様が関心を寄せるトピックだと思います。いかに労力を割くことなく、メンバーが気持ちよく使ってもらうかは、Asana に限らずあらゆるプロダクトに共通する事柄でしょう。
今回、私たちDSKのお客様の中で、Asana のオンボードを効果的に進めて、業務にうまくフィットさせた事例を紹介します。スターマーケティングジャパン株式会社様（以下、スターマーケティングジャパン様）のケースです。
スターマーケティングジャパン様は2018年からAsanaを利用しており、現在は社内のありとあらゆる業務で Asana が導入されています。その裏側には、導入を先導した飯沼様による ある3つの工夫があったと伺っています。
今回の記事では、スターマーケティングジャパン様の飯沼様のインタビューと併せて、同社が行った取り組み、そして Asana が生んだ成果に迫りましょう。
スターマーケティングジャパン様が Asana にたどり着くまで
スターマーケティングジャパン様は株式会社スター精密の特機事業部（=小型プリンター事業）の営業部門が分社化して、2018年8月に設立されました。その背景には、「日本国内で伸長している小型プリンターの需要を取り込む」という目的がありました。
ところが分社化は情報共有・コミュニケーション上の重大な課題を生みました。本社各部署と物理的に離れてしまったことで、意思疎通が難しくなったのです。
- 本社への連携に対するコストが増大
- 些細な業務上の連絡で《行き違い》や《重複》が発生
- 必要な情報にたどり着くことが困難
「業務を進める上で適切な情報が見つからず、その情報（人や部門）にアクセスする上でいくつもの課題を感じるようになった」と飯沼様はお話します。もはや本来の業務（営業活動）に支障をきたしてるしまうほど深刻化していたのです。
こうした課題を解決するソリューションとして Asana に期待が集まりました。
Asana 導入の経緯
「もともと同社の社員が自分のタスク管理を Asana で行っていたこともあり、まずは15名まで無料で利用できるBasicプランで試し始めました。」と飯沼様は語ります。
「Asana の基礎的な操作は直感的に行うことができます。社員の多くが自分で理解を進めたようで、簡単なレクチャーを行ったり、Asana の基礎セミナー受講で覚えてもらいました。」
具体的にどのような業務で適用されたのでしょうか。
「まずは当社が行っていたデモ機の貸出管理に Asana を使いました。タスクの管理には当時エクセルファイルを利用していたのですが、Asana 上で期限を設定すれば、貸出期限が近づくと担当者にリマインドが届くので便利でした。」
「この Asana を使えば、もともと大きな課題に感じていた本社との問い合わせタスク管理ツールとして十分使えそうだと思いました。また、もともと商談管理ツールの導入を検討していたところ、Asana は柔軟性があるため商談管理ツールとしても使えそうだと評価しました。」
Asana 導入のために行った3つの取り組み
Asana 導入にあたって順調なスタートを切ったスターマーケティングジャパン様ですが、その裏には旗振り役の飯沼様による3つの工夫がありました。
1つ目はご自身が Asana によく触れた点を挙げました。
「みんなが Asana を使ってくれるために、まずは私が積極的に活用して Asana を理解するよう努めました。そうして Asana の便利な使い方をメンバーに共有しました。」
2つ目のポイントは、Asana に好意的なメンバーの協力を得た点です。
「とはいえ私一人では限界がありますので、Asana に好意的でよく活用してくれるメンバーを3人ほどピックアップして協力を仰ぎました。定期的に打ち合わせの機会を持ち、Asana の活用方法やルール作りの打ち合わせを行っています。」
3つ目のポイントとして飯沼様は以下のように続けます。
「実業務を行う上で、Asana を使わないといけない状況を意図的に作り出しています。例えば、本社との毎月の定例会では市場で発生した障害や製品についてのフィードバックを行っているのですが、その内容は Asana のプロジェクトでタスク化して、議論するようにしました。他にも、自社内の営業会議においても、あえてAsana のプロジェクトを表示させて進捗を報告するようにしています。」
こうした取り組みが功を奏し、Asana は社員に浸透していきました。無料版のAsana Basic が実業務の重要な業務に組み込まれます。そして試用から2ヶ月が経ったところでPremiumへとアップグレードすることが決まりました。
「Asana によってスターマーケティングジャパン内のタスクは整理され、本社とのコミュニケーションはかなり効率化された」と飯沼様はお話します。
「Asana を使えば本社とのコミュニケーション上の課題を解決できますし、何より費用が安かったのです。また、一般的な商談管理ツールと比較してかなり安価に使えそうだと判断し、Asana の有料プラン（Premiumプラン）を申し込みました。」
現在では営業の商談管理ツールとしても Asana が活用されています。タスクや案件の管理のみならず、それらの情報の中から仕様改善や新規企画のヒントを得て、定期的に本社と情報共有を行えるようになったそうです。
Asana 導入後のメンバーの反応と成果
アップグレード後、メンバーの反応は上々だったと飯沼様は振り返ります。
「好評でした。もともと無料プランでも好感触だったのですが、Premiumにアップグレードすることで使える機能が増えたため、反応はさらに良かったです。」
Asana 導入で感じられている成果について以下のように語ります。
「成果に感じている部分はたくさんありますね。当初の目的であった本社とのタスク管理や商談管理は成し遂げられています。顧客サポートの充実だけでなく、成果の見える化にもつながっています。特に電話問い合わせサポートの工数削減が大きいと思っています。」
電話問い合わせの対応工数が増えた背景と、削減に至るまでの経緯はどのようなものだったのでしょうか。
「自社製品の商流がBtoBのみならずBtoCに広がったことで、専門知識のある企業だけでなく、一般ユーザーから問い合わせを受けるようになったのです。数年ほど前から徐々にその傾向は出ていたのですが、少ない人数で回している当社にとっては、一般ユーザーへの対応は非常に大きな負担になっていました。
そこで、問い合わせ内容は全て Asana で記録するようにしました。まずは過去多かった問い合わせ内容を分析しました。次にFAQサイトに『よくある質問』としてに記載し、ユーザー様に展開することでわかりやすい案内を行っています。具体的な削減時間はまだ測っていないのですが、確実に対応工数が減ったなと感じています。」
まとめ
ここまでがスターマーケティングジャパン様による Asana の導入プロセスでした。導入を先導した飯沼様を中心に、無償版から小さく使い始め、Asana に好意的なメンバーと密にコミュニケーションを取ることができました。さらに Asana を実際の業務に少しずつ溶け込ませていき、やがてなくてはならないものにしていきました。プランをPremiumに切り替えた時にはメンバーから歓迎の声が上がったのですから、実に順調に進んだケースだと言えます。
実はスターマーケティングジャパン様は、2021年2月にPremiumからBusinessにアップグレードしました。このアップグレードの裏側には、Asana のゴール機能活用により組織全体の目標や戦略を意味あるものとし根付かせ、実行に移させること、ルール機能活用により業務の生産性向上をさらに進めたい、との思いがありました。これらの取り組みもかなり参考になる内容となっていますので、また別記事でまとめたいと思います。
これから Asana を検討したいという場合であれば、まずは無償版から始めてみませんか？どのようなプランで、どのように広めていくかをお考えであれば、まずは電算システムにご相談ください。Asana の概要や、簡単な使い方などご紹介させていただいた上で、クレジットカード登録不要のトライアル環境をご用意いたします。ぜひご相談ください。
