Asana の Gmail アドオンでメールを即タスク化

所属している会社や団体の中で、Google Workspace(旧G Suite ) を利用している企業様は多くいらっしゃると思います。弊社もその一つです。

Google Workspace の特徴の一つに、他アプリとの連携性があります。そしてそれは、業務の見える化や調整、管理ができるツール Asana も同様です。Asana についての概要は、資料や他のブログでもご紹介しておりますので是非ともご確認ください。

これら２つは連携に優れており、ちょっとした工夫で業務がとても楽になります。

本ブログから何回かに分けて、Google Workspace と Asana を使ったちょっとしたTipsをご紹介いたします。

メールをらくらくタスク化

Asana は Gmail のアドオンなっています。アドオンと言っても、Asana を登録していれば無償で付け加えることができるものです。

⇧Gmailのアドオンは画面右側にアイコンが追加されます。

メールで来たものについてその場にいない誰かに相談したい時、今はどのようにしておりますか？転送したり、チャットしたり、Gmail なら相手の宛先だけ外してスレッドで相談したりもできますね。

しかし、検索に強い Gmail とはいえ、それらは遡りたいと思った時など少々手間がかかります。特にチャットは、気軽な分いろんな話題で埋まってしまいますからね。

そこでオススメするのが、このアドオンを使ったタスク化です。

なぜわざわざタスクにするのか？

もちろん、全員がそれぞれの依頼に瞬時に対応できるということであれば、わざわざタスクにすることはありません。

しかし、誰がいつまでに何をするか、それらが明確になっていなければ…

依頼から1時間後
「すみません、こちらお願いしてるんですけど、確認できておりますか？」
「確認はできてます。回答までもう少しお待ち下さい」

更に3時間後
「すみません。先程の件ですが、大丈夫でしょうか？」
「まだ別の担当者が確認しておりますので、確認できたら連絡します」

翌日
「昨日の件ですが…」
「わかってますって！」

こんな形で、「タスクを消化するまでの無駄なやり取り」が多発してしまうかもしれません。

期日を定められるとプレッシャーが、と思うかもしれませんが、余程急ぎでなければ割り当てられた人が可能な日程に変えればいいのです。別の担当者が適任であれば、その方に担当者を変更すれば大丈夫。依頼した側が「あ、この人がこの期日までにやってくれるんだな」とわかるだけでも、それまでの間に余計なやり取りをしなくて済みます。

また、上のやり取りでは「自分の依頼したものが知らないところで話されていて、やり取りの内容がまったくわかっていない」という問題も発生しています。後からそれらを共有する方も、共有される方も手間ですよね。

Asana は、ひとつのタスクの中に共同でタスクを進める人や観測する人を追加できるので、自分の仕事に関するやり取りをすべてその中で完結させることができます。

Asana でタスクにすることによって、ただタスクに情報を集約できるだけでなく、あらゆる余計な手間を省くことができるのです。

使い方

まずは任意のメールを開きます。このメールについて誰かに相談したいとしましょう。
その状態で先程のアイコンをクリックすると、このような画面になります。

ここではタスクを作りたいので、「Create New Task」をクリックしましょう。

デフォルトで、タスクの名前＝メールの件名、担当者＝自分に設定されます。
自分の備忘のためであれば後は期日(Due Date)を設定するのみでもいいかもしれませんが、今回は「誰かに相談したい」というシチュエーションなので担当者を相談したい人に変更して、説明欄(Description)に相談したい内容を記載しましょう。