チームや個人の生産性を高める手段として、タスク管理ツールが欠かせなくなっています。各人が1つ1つのタスクをつぶさに管理することは、優先順位を付けながら業務を進めることに繋がり、それだけで生産性は高まります。さらに、チーム全体でタスクを整理し、進捗情報を把握できれば互いに助け合う文化が生まれやすくなり、プロジェクトをより効率よく進めることができるでしょう。
本稿では、いくつかのタスク管理ツールを紹介した上で、Asana がオススメする理由について解説していきます。
なぜ今タスク管理ツールが注目されているのか？
タスク管理ツールは、実のところメールやストレージのように「無いと仕事ができないツール」ではありません。それなのに、なぜ多くの企業が導入しているのでしょうか？
大きな理由としては2つ考えられます。
①自身の効率化のため
特にオフィスワーカーは、仕事を行う上で同時に複数の業務を処理しなくてはなりません。しかし自分の持っている仕事の全体像がわからなければ、時間の配分を間違えたり、直近で来た細かな仕事に集中し過ぎて大事な仕事を見逃してしまうこともあるでしょう。
業務をタスクにして可視化すれば、簡単に仕事の優先順位をつけることができます。「自分が今何に集中すればいいか」がわかるだけで、脳の処理速度も上がり、仕事のスピードは格段に速くなります。
②チームの効率化のため複数人で仕事を行う際、誰が何をするか決まっていたとしても、その進捗がわからなければ確認や共有の連絡が増えてしまうでしょう。
可視化されたタスクをチームで共有することで、今誰がボールを持っているのか、その状況はどうなっているのかがはっきりわかります。スケジュールも組み立てやすいですし、何より状況を把握するためのメールやチャット、報告会議が格段に減少します。
上記の通り、仕事をタスクに落とし込むことには様々なメリットがあります。ここからは、主なタスク管理ツールとその特徴をまとめていきます。
主要なタスク管理ツール
Trello（トレロ）
カンバン方式を採用しており、無料でも使えることで人気があります。カンバン方式はタスクの全体量と、完了したタスク、未完のタスクを確認しやすく、全体の達成率を直感的に把握できるメリットがあります。最近ではダッシュボード機能なども追加された他、Power-Upsと呼ばれる機能で、さまざまな拡張機能を組み込めます。
・「参考サイト」
Wrike（ライク）
個人でのタスク管理よりも、チームでのタスク管理に特化しています。料金は比較的高めですが、高機能を備えることでさまざまなニーズに対応します。タスク管理に加えて、プロジェクト管理を実施するためのガントチャートも利用可能です。タスクの優先順位を明確にすることで、プロジェクトの開始から完了まで管理できます。
・「参考サイト」
Backlog（バックログ）
プロジェクト管理に必要な機能が網羅されている他、バージョン管理システムのGitやSubversionを使ってソースコードを管理することもできます。添付できるファイル数や容量に制限はありますが、上位プランにすることでその量を増やすことができます。親しみやすいデザインも特徴です。
・「参考サイト」
Todoist（トゥードゥーイスト）
リスト型を採用したルーツであり、Google やAppleといった有名企業も導入しています。サブタスク機能で段階を追った管理もでき、優先度付けも細かく管理できます。タスク管理という点においてはとてもシンプルで使いやすいツールです。
・「参考サイト」
Gantter（ガンター）
従来のプロジェクト管理に寄ったツールで、スプレッドシートやExcelに慣れている人向けのツールです。名称通り、ガントチャートでタスクを管理することが基本であり、タスク同士の関係性を設定し、カラー変更などのカスタマイズによって見やすいガントチャートを簡単に作れます。Googleにインスパイアされたこともあり、 Google Workspace （旧 G Suite） との親和性が高く、ツール上で作業しながらGoogle Meetでコミュニケーションを取ると言った連携が可能です。
・「参考サイト」
Redmine（レッドマイン）
世界中で愛用されているオープンソース型のツールです。チームでのプロジェクト管理に適しておりタスクをチケットとして登録することで情報の一元化ができます。プログラムに関す知識があればプラグインを導入することでツールを自由にカスタマイズできます。
・「参考サイト」
Jooto（ジョートー）
カンバン方式に加えて、ガントチャート形式でもタスクを表示できます。分単位で細かい期日を設定できるので、綿密な計画が必要なプロジェクトなどのタスク割り振りも可能です。タスクごとにチェックリストを作成でき、タスクの達成率を細かく管理できます。
・「参考サイト」
JIRA
一般的なタスク管理とは少し異なり、カンバン方式に加えてリリースのバージョン管理やワークフローなど、ソフトウェア開発に特化し、コード管理やソフトウェアリリースに特化した機能が特長です。
・「参考サイト」
Asanaがチームのタスク管理に向いている理由
いかがでしょうか？クラウドサービスがソフトウェア市場を頭角を表すようになってから、タスク管理ツール市場は毎年堅調に業績を伸ばしています。ユーザーにとっては選択肢が豊富な分、「どのタスク管理ツールを使えばいいのか？」と迷ってしまうことが少なくありません。そこでおすすめしたいのが「 Asana （アサナ）」です。
前提として、Asana はチームでのタスク管理・プロジェクト管理に特化したツールですが、それらを含む仕事全体を調整する「ワークマネジメント」という分野に位置しています。ワークマネジメントとは何かについては、是非ともこちらの資料をご覧ください。
個人のタスクを可視化することはもちろん、チームとしてどれくらいの進捗達成率なのか、優先度の高いタスクは何か、メンバーが今取り組んでいるタスクは何かといった、組織的なタスク管理に欠かせない機能を多数備えています。
しかし、それだけでは他のツールよりも優れているとは言えません。機能差で言えば、Asanaと同等のことができるものは探せばたくさんあるでしょう。
Asanaをオススメする最たる理由は、「使いやすい」だけでなく「愛される」までにユーザー目線でつくられた設計にあります。シンプルな見た目や操作性はもちろん、ただ一つのタスクを作成し、完了するだけにとどまらない拡張性や「かゆいところに手が届く」仕様や機能があるのです。
例えば、仕事Aで生まれたタスクの情報を仕事Bでも使いたいとなった時、ただ複製したりダウンロード・アップロードをやり直したりするのでは、せっかくまとめた情報がまた散らばってしまいます。
そんな時Asanaでは、簡単にタスクとタスクを紐付けたり、複数の仕事にタスクを紐付けるといった操作がとても簡単に行えます。
.png)
他にも、複数の仕事の進捗を一覧で見ていて、「ここは進捗が遅れているな、一体何が原因となっているのだろう？」となった時、ワンクリックでその仕事へ飛んで、もうワンクリックで進行が遅れているタスクにまつわる会話やファイルなどの情報を確認することができます。
.png)
また、優れた機能を応用することでタスクを議事録代わりにしたり、プロジェクトをナレッジベースにしたりなど、活用によって仕事に関する様々な事柄をAsanaで完結させることができます。
その他にもつくったタスクをフル活用できる仕組みはたくさんあるのですが、使っていて驚くのがそのアクセスの速さ。欲しい情報を見に行くのに、クリックしてから待つ時間はまったくありません。「スピーディーに仕事を行いたい」という方にはうってつけのツールになっています。
信頼と人気を得ている Asana
多くのお客様にAsanaを導入したリセラーの立場から簡単に優位性をお伝えしましたが、書こうと思えばいくらでも他のツールよりも良いと書けてしまうでしょう。大事なのは第三者からの評価です。
.png)
上の図はG2.incという、シカゴに拠点を置くソフトウェアの大手レビューサイトから抜粋したグラフです。(参考リンク ※2021年のもの)
表示されているアイコンはすべてプロジェクト管理に関連するツールで、左から右に行くほど顧客満足度が高く、下から上に行くほどシェアを占めており、市場のリーダーとして位置していることを表しています。
青く丸を付けたのがAsanaのアイコンです。Asanaは2020年、2021年ともに右上＝トップを維持しており、絶大な人気を誇っている様子がわかります。今回の発表でも100満点中99点と評価され、146社ある競合製品の中で最も高い評価を得ていることがわかりました。
.png)
また、Asanaの人気の一つとして運営とユーザーの距離感も挙げられます。上の画像はAsanaのフォーラムサイトで、こちらはイベント情報のみを表示しているのですが、その他に「こんな機能が欲しい」というようなフィードバックや改善要望を直に送ることができる場所でもあります。他のユーザーにもその投稿が見えるので、同じ気持ちの人から指示を得られれば要望の実現につながる可能性が高まります。実際に、2020年はユーザーからのフィードバックによって様々な機能がリリースされました。
上記に関連してAsana公認のコミュニティというものもあり、フォーラム上やコミュニティイベントで事例や活用方法を共有し合うことができます。特定の条件を満たせば、アンバサダーや認定プロといった資格を取得して限定のグッズなども手に入れることができます。Asanaを利用し始めた際には是非とも申し込んでみてください。
タスク管理ツールにAsanaを検討しよう
いかがでしょうか？ Asana は数あるタスク管理ツールの中でも、チーム管理に特化した利点が多く、世界中で多くの企業やチームに愛用されています。
メンバーがバラバラの環境で働くことも少なくない今、単純に業務のToDoを管理するだけでは連携も不十分です。一つの仕事に様々な部署が入り混じるのであれば、メンバー同士、プロジェクト同士のつながりに柔軟さも求められます。
すでに利用しているタスク管理ツールをうまく活用できていない方や、これからツールの選定や導入を検討されている方は、ぜひAsanaをご検討ください。
Google Cloud Japan パートナーアワード10年連続受賞している電算システムでは、 Asana を初め、様々なクラウドサービスを提供しています。Google Workspace（旧 G Suite） との連携やネットワークストレージのセキュリティ対応など、豊富な製品ラインナップで、企業のプロジェクトを支援しています。
Asanaについてお気軽にご相談ください。
