ファイル共有をクラウドで行うメリット

 2018.12.13  ラクまるブログ編集部

“クラウドコンピューティング(以下クラウド)”というサービス概念が浸透し始めてから、すでに十余年が経過しています。クラウド技術の発展によって、今ではITインフラにクラウドを取り入れることが当たり前になってきました。

総務省が発表した「平成29年版 情報通信白書」によりますと、一部でもクラウドを利用している企業は46.9%となり、前年よりも2.3ポイント増加しています。皆さんの会社でも何らかの形でクラウドを利用しているのではないでしょうか。

ちなみに最も導入率が高いクラウドは電子メールであり、次いでファイル保管・データ共有(以下ファイル共有)となっております。クラウドを導入している半数以上の企業が電子メールとファイル共有を利用しているという結果が出ています。

本稿ではこの2つのクラウドのうちファイル共有にフォーカスして話を進めていきます。なぜファイル共有をクラウドで行うことにメリットが多いのか?デメリットも併せてご紹介します。

ファイル共有をクラウドで行うことのメリット

ファイル共有とは通常、社内ネットワーク(LAN)にファイルサーバーを構築して同じネットワーク上のパソコンから使用できる共有スペースを構築します。これをクラウドで行うということは、ファイルサーバーを設置せずインターネット経由でファイル共有サービスにアクセスし、これを組織的に利用することになります。ちなみにそうしたサービスのことを“クラウドストレージ”または“オンラインストレージ”と呼びます。

ファイル共有をクラウドで利用するために必要なものは、インターネット接続環境、使用端末、IDとパスワード、そして継続的な利用料金です。そうしたクラウドストレージのメリットをまずは確認していきましょう。

ファイル共有がもっと簡単に

組織外の人間と何らかのファイルを共有したい時、ディスクやUSBに当該ファイルをコピーしたり、あるいはメールで送信して共有するというのが一般的な方法です。しかし、これらの方法には非効率な作業が多く、共有までに手間と時間がかかってしまいます。

多くのクラウドストレージは、組織外の人間ともファイル共有ができる機能を備えています。ゲストユーザーとして迎えて共有専用のフォルダを作成することで、組織のセキュリティを維持しつつ組織外の人間ともファイル共有が可能になります。

ファイル共有のためには共有フォルダにアクセスするためのURLを通知したりと、共有方法もごくシンプルなものになります。

場所を選ばずアクセスできる

ファイル共有としてクラウドを採用することで、従来のファイル共有に比べてシステムへのアクセシビリティ(アクセスの容易性)が大幅に向上します。なぜならクラウドはインターネット経由で提供されるサービスであり、インターネット接続環境があればどこからでもアクセスできるからです。

たとえばセールスマンが外出先から組織のファイル共有システムにアクセスしたいという場合、フリーWi-Fiに接続したりやモバイルWi-Fi等のツールからインターネットに接続すれば、日常的に利用しているファイル共有システムへアクセスができます。

情報へアクセシビリティが向上することでビジネスの幅はさらに広がり、他のクラウドと組み合わせることで快適なリモートワークを実現することも可能です。

システム運用管理負担の軽減

ファイル共有システムは導入して終わりではなく、継続的な運用管理によって常に利用環境の最適化を図らなければいけません。そのため、情報システムの管理担当者にとっては負担も大きく、コア業務に集中できない要因にもなります。

一方、クラウドストレージには「システム運用管理を行う」という概念がそもそもありません。すべてのクラウドはプロバイダ(提供事業者)がシステム運用管理を行っているため、ユーザーとしてシステム運用管理に関わることがないからです。

従ってファイルサーバーのパフォーマンスを確認したり調整したり、あるいはアップデートに対応したりといった等の業務はもはやありません。さらに、多くのクラウドストレージでは自動的にバックアップを取っており、万が一障害が発生してもデータを損失する可能性が少ないでしょう。

初期投資が安い

社内ネットワークにファイル共有システムを構築するためにはまずファイルサーバーを購入し、ソフトウェアをインストールし、細かいネットワークパラメータの設定等を行います。そのため経済的にも時間的にも初期投資額が大きくなりがちです。

それに対してクラウドサービスでは、契約にあたって初期費用はほとんどのサービスで発生しません。利用料金についても契約するプランやユーザー数、あるいは使用するストレージ容量に応じて確定します。その料金も安価なので、社内ネットワークに構築した場合と比べ、初期投資を抑えつつランニングコストも抑えられるケースが多いでしょう。

自由にストレージ容量の増減ができる

社内ネットワークに構築したファイル共有システムの場合、ストレージ容量に限界が来たらスケールアウトやスケールアップといった方法で容量を拡張します。しかしそこには新しいサーバーを購入するためのコストがかかったり、設置までの手間があります。もしストレージ容量が少なくなるようなことがあれば、リソースを余らせることになるでしょう。

クラウドストレージならばこれらの問題をもはや考える必要はありません。ファイル共有がサービスとして提供されているため、ストレージ容量の柔軟な増減が可能であり好きな時に拡張・縮小したりできます。つまり、ファイル共有システムにかけるコストを常に適正化できるということです。

以上がファイル共有をクラウドで行うことのメリットです。クラウドを導入している企業の半数以上がクラウドストレージを利用している理由が分かったのではないかと思います。

クラウドストレージにデメリットはある?

クラウドストレージにはメリットだけではなく、以下のようなデメリットもあります。ただし、何事もメリットがあればデメリットもあります。すでに“デメリット”ではなく“課題”という視点に切り替えて考えると、何らかの対策を取ることで解消できるものばかりです。

  • インターネット経由で提供されるサービスなのでオフラインでは使用できない(ただし、サービスによってはオフライン時でも使用できるものもある)
  • 社内ネットワークで運用するファイル共有システムに比べてセキュリティリスクが大きく(ただし、サービスによっては、頑固なセキュリティ対策によって逆にセキュリティの向上につながるケースもある)
  • 機能固定のサービスが多くカスタマイズができない(ただし、サービスによっては柔軟な構成をとることができ企業ごとの要件に合わせられるものもある)

クラウドストレージを利用するにあたっては、こうしたデメリットも踏まえて “適切なサービス選び” が重要になってきます。クラウドストレージを提供しているプロバイダは非常に多く、Google等の大手から小さなベンチャー企業まで様々です。そのためクラウドストレージを検討する際は、各サービスの機能やセキュリティ、カスタマイズ性やサポートなど総合的な視点から自社にとって適切なサービスを選ぶことが大切です。

例えば Google が提供する G Suite では、エンタープライズ級のセキュリティ体制を持っていたり、オフライン時でも使用できる高度な機能を提供しています。

数あるクラウドストレージの中でも G Suite は、ファイル共有の他に、電子メール( G mail )やWeb会議(ハングアウト)など組織のコミュニケーションを活発化するためのサービスも揃っているのが特徴です。単純なファイル共有だけでなく、様々なコラボレーションツールを使用して社内外のコミュニケーションを円滑にしてビジネスの成功を支援します。

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